Configura y haz el seguimiento de tu inventario en QuickBooks Online

QuickBooks Online incluye funciones que te ayudan a hacer un seguimiento de los artículos disponibles, recibir alertas cuando sea el momento de reponer existencias y ver información sobre lo que compras y vendes. También puedes introducir productos y servicios que no estén en el inventario para poder agregarlos rápidamente a tus formularios de ventas.

Las funciones de inventario están disponibles para QuickBooks Online Plus y Advanced. Si no tienes Plus o Advanced, actualiza tu plan de QuickBooks para empezar a realizar el seguimiento de tu inventario.

Requisitos previos

• Las funciones de inventario solo están disponibles para QuickBooks Online Plus y Advanced.
• Si no tienes Plus o Advanced, actualiza tu plan de QuickBooks para empezar a realizar el seguimiento de tu inventario.

Paso 1: Activa el seguimiento del inventario

Si aún no lo has hecho, activa esta configuración para poder añadir tu inventario.

1. Ir a Configuración y seleccionaCuenta y configuración.
2. Selecciona la pestaña Ventas .
3. Selecciona Editar✎​ en la sección Productos y servicios .
4. Activa la columna Mostrar producto/servicio en los formularios de ventas.
5. Activa Realizar el seguimiento de la cantidad y el precio/tasa y Realizar el seguimiento de la cantidad disponible en el inventario.
6. Selecciona Guardar y, a continuación, Listo.

Paso 2: Añade tus productos de inventario

Ahora puedes añadir tus artículos de inventario, así como otros productos y servicios que vendes a QuickBooks. Esto te permite agregarlos rápidamente como artículos de línea a tus formularios de ventas. Los pasos para agregar artículos de inventario, artículos que no están en el inventario y servicios son ligeramente diferentes:

Añade los productos de los que deseas realizar un seguimiento como parte de tu inventario

Sigue los pasos para añadir artículos de inventario. Estos son los productos que vendes y te permiten establecer y realizar el seguimiento de las cantidades de productos.

Añade los productos y servicios que compras o vendes, pero de los que no realizas seguimiento como parte de tu inventario

QuickBooks no realizará el seguimiento de las cantidades de estos artículos.

• Sigue los pasos para agregar artículos de servicio. Estos son los servicios que vendes a los clientes. Por ejemplo, servicios de jardinería o teneduría de libros.
• Sigue los pasos para agregar artículos que no están en el inventario. Estos son los artículos que compras o vendes, pero no (o no puedes) realizar el seguimiento como inventario. Por ejemplo, las tuercas y los tornillos utilizados en una instalación.
• Crear paquetes: los paquetes te permiten agrupar varios productos o servicios. Por ejemplo, una cesta de regalo con fruta, queso o vino. Añadir productos a un lote evita tener que seleccionarlos uno a uno en facturas o recibos.

Paso 3: Realiza el seguimiento de las ventas

Una vez que hayas configurado todos los productos de tu inventario, podrás hacer un seguimiento de ellos cuando se vendan. Hay dos formas de realizar el seguimiento de lo que vendes:

• Crea una factura si te pagan más tarde.
• Agrega un recibo de ventas si tu cliente pagó en el acto.

QuickBooks y, a continuación, reduce el importe de las existencias en mano según el importe de la factura a clientes o del recibo de ventas.

Comprueba lo que tienes disponible y lo que has pedido mientras trabajas

• Comprueba lo que tienes disponible y lo que queda pendiente mientras trabajas en una factura, un recibo de venta u otro tipo de transacción. Para ver más información, coloca el puntero sobre la cantidad que has introducido para un artículo.
• Si estableces puntos de reposición, QuickBooks también te avisará cuando se esté agotando algo. Si configuras una alerta de existencias bajas, QuickBooks también te avisará cuando se esté agotando algo.

Paso 4: Reabastece tu inventario

QuickBooks te avisa cuando llega el momento de reabastecerse. Puedes pedir inventario directamente en QuickBooks. A continuación, haz un seguimiento de lo que recibes de los proveedores y de lo que sigue pendiente. Cuando lo hagas, la cantidad disponible aumentará automáticamente según el número de artículos que recibas.

Obtén información sobre cómo volver a pedir cualquier artículo que se esté agotando o se esté agotando.

Paso 5: Utiliza los informes para comprobar el estado del inventario

Accede a informes para ver al instante tus artículos más vendidos, los artículos disponibles, el coste de los bienes y mucho más.

Aprende a usar los informes para ver el estado y el rendimiento del inventario.