Configurar y realizar el seguimiento de los inventarios en QuickBooks Online

Aprende cómo realizar seguimiento del inventario en QuickBooks Online Plus y Advanced.

QuickBooks Online tiene todo lo que necesitas para administrar tus inventarios. Realiza el seguimiento de las existencias, recibe alertas cuando sea el momento de reabastecerte y consulta información sobre lo que compras y lo que vendes. También puedes introducir productos y servicios que no están en el inventario para poder agregarlos rápidamente a tus formularios de ventas.

Nosotros te ayudaremos a configurar todo y a ponerte en marcha.

Las características de inventario están disponibles para QuickBooks Online Plus y Advanced. Si no tienes Plus o Advanced ,actualizar tu plan de QuickBooks para comenzar a realizar seguimiento del inventario.

Paso 1: activa el seguimiento de inventario

Si aún no lo has hecho, activa esta configuración para que puedas agregar el inventario.

1. Ve a Configuración y selecciona Cuenta y configuración
2. Selecciona la pestaña Ventas
3. Seleccionar Editar✎​ en el Productos y servicios sección.
4. Activa Mostrar columna Producto/servicio en los formularios de ventas
5. Activa Realizar el seguimiento de la cantidad y el precio/tarifay Realizar el seguimiento de las existencias del inventario
6. Selecciona Guardary, a continuación, elige Aceptar

Paso 2: agrega los productos de inventario

Ahora puedes agregar tus artículos de inventario, así como cualquier otro producto y servicio que vendas en QuickBooks. Esto te permite agregarlos rápidamente como artículos de línea en tus formularios de ventas. Los pasos para agregar artículos de inventario, artículos que no están en el inventario y artículos de servicio son ligeramente diferentes:

Agregar productos a aquellos de los que quieras realizar el seguimiento como parte del inventario

Sigue los pasos para agregar artículos de inventario Estos son productos que vendes y que te permiten establecer cantidades de productos y realizar su seguimiento.

Agregar productos y servicios que compras o vendes, pero de los que no realizas el seguimiento como parte de tu inventario

QuickBooks no realizará el seguimiento de las cantidades de estos artículos.

• Sigue los pasos para agregar artículos de servicio Se trata de los servicios que vendes a los clientes. Por ejemplo: servicios de paisajismo o contabilidad.
• Sigue los pasos para agregar artículos que no están en el inventario Se trata de los artículos que compras o vendes, pero de los que no realizas (o no puedes realizar) el seguimiento como inventario. Por ejemplo, las tuercas y los tornillos que se usan en una instalación.
• Crea paquetes: los paquetes te permiten agrupar varios productos o servicios. Por ejemplo: una canasta de regalo con frutas, queso o vino. Cuando agregas productos en un paquete, te ahorras el tener que seleccionarlos uno por uno en las facturas a clientes o recibos.

Paso 3: realiza el seguimiento de lo que se vende

Una vez que configures todos los productos del inventario, puedes realizar el seguimiento cuando se vendan. Hay dos maneras de realizar el seguimiento de lo que vendes:

• Crear una factura a clientessi recibirás el pago más adelante.
• Agregar un recibo de ventassi el cliente te paga en el momento.

QuickBooks luego disminuye las existencias según la cantidad que figura en la factura o el recibo de ventas.

Consultar las existencias y los pedidos mientras trabajas

Consulta las existencias y los pedidos pendientes mientras trabajas en una factura a clientes, un recibo de ventas u otro tipo de transacción. Consulta más información con tan solo pasar el puntero sobre la cantidad que introdujiste para un artículo.

Si decidiste programar un punto de reabastecimientoQuickBooks también te avisará cuando disminuyan las existencias de algún artículo. Además, si programaste una alerta de inventario bajo, QuickBooks también te avisará cuando algo se esté agotando.

Paso 4: reabastece tu inventario

QuickBooks te indica cuándo es momento de reabastecerse. Puedes hacer un pedido para abastecer el inventario directamente en QuickBooks. Después, puedes realizar el seguimiento de lo que recibes de los proveedores y de los pedidos que aún están pendientes. Cuando haces esto, la cantidad disponible aumenta automáticamente de acuerdo con la cantidad de artículos que recibes.

Aprende cómo reabastecer lo que se está acabando o lo que ya se agotó

Paso 5: usa informes para consultar el estado de tus inventarios

Utiliza los informes para ver al instante los artículos que mejor se venden, los artículos disponibles, el costo de los productos y más.

Aprende cómo usar informes para ver el rendimiento y el estado del inventario