¿Por qué usar cuentas de compensación en tu sistema de contabilidad para PayPal, tarjetas de crédito y otros canales de pago?

Descubre por qué necesitas usar cuentas de compensación en tus sistemas de contabilidad.

En nuestro mundo altamente conectado, interconectado y con información en tiempo real, pensarías que cuando realizas un pago con tarjeta de crédito, el importe se transfiere inmediatamente al comerciante.  Este no es el caso, y se necesitará un cambio importante en la tecnología para cambiar eso. Los bancos y otras instituciones financieras te dirán que su tecnología es de vanguardia. La verdad es que no lo son, salvo algunas excepciones.

El problema de fondo es que los fondos tardan entre 2 y 3 días en liquidarse en los distintos sistemas bancarios del mundo. Cuantas más fiestas haya en el medio, más tiempo llevará. Tecnologías como la cadena de bloques y los contratos inteligentes acabarán solucionando este problema, pero esa es otra historia.

Por ahora, si eres un comerciante de comercio electrónico y utilizas una pasarela de pago para recaudar dinero de los clientes, ya sea mediante tarjeta de crédito, Amex u otras formas de pago, los fondos que lleguen tardarán entre 1 y 3 días. tu cuenta bancaria. 

Puede parecer que tus flujos de trabajo no tienen una cuenta de compensación.

1. Un cliente finaliza la compra en tu carrito de la compra.
2. Creas una factura o un recibo de ventas que aumenta tus ingresos y las cuentas por cobrar en tu sistema de contabilidad.
3. Pagas la factura en tu sistema de contabilidad con tu cuenta bancaria. Aquí es donde comienza el desafío (a menos que estés utilizando PayPal; consulta la información a continuación).

Para Paypal, así es como se hace:

1. Un cliente finaliza la compra en tu carrito de la compra.
2. Creas una factura o un recibo de ventas que aumenta tus ingresos y las cuentas por cobrar en tu sistema de contabilidad.
3. La factura a clientes se paga en tu sistema de contabilidad con la cuenta bancaria de PayPal que hayas configurado. Esto debería cotejarse automáticamente con las fuentes bancarias procedentes de tu cuenta de PayPal. Trabaja con tu contable para que tus flujos de trabajo te lo faciliten.

Los recibos de los clientes en tu sistema de contabilidad no coincidirán con las fuentes bancarias. Si recaudas dinero el 30 de noviembre, es posible que no esté en tu cuenta bancaria hasta el 2 de diciembre. También has cruzado el mes, lo que agrava el problema. Los contables y tenedores de libros se enfadan mucho con un sistema de contabilidad en el que el valor en efectivo del balance general no coincide con el del extracto bancario. La tecnología de fuentes bancarias de la mayoría de los sistemas de contabilidad en la nube estaba pensada para solucionar este problema. Sin embargo, el problema de la compensación de tarjetas de crédito sigue siendo un problema.

Por lo tanto, hay un paso intermedio que implica el uso de las cuentas de compensación.

1. Un cliente finaliza la compra en tu carrito de la compra.
2. Creas una factura o un recibo de ventas que aumenta tus ingresos y las cuentas por cobrar en tu sistema de contabilidad.
3. Pagas la factura en tu sistema de contabilidad con la cuenta de compensación de tu tarjeta de crédito.
4. Marcas los recibos que proceden de tu fuente bancaria con esa cuenta de compensación: dinero que entra, dinero que sale.

El saldo de la cuenta de compensación al final del mes estaría formado por dos importes. Ejecuta un balance general para verlo.

Los importes que aún no se han recibido en tu cuenta bancaria se muestran como pagados en el carrito de la compra. Como cheque, normalmente se trata de 2 o 3 días de negociación. La mayoría de los comerciantes cobran la comisión comercial por separado, en lugar de deducirla de tus recibos. Si observas diferencias, es posible que tus instalaciones comerciales aún estén realizando una compensación. Los contracargos de los clientes pueden estar muy ocultos. Los importes pueden aumentar sigilosamente si no estás al día. La conciliación de la cuenta de compensación garantiza que los conoces.

Sin embargo, esto no es lo ideal. La conciliación de los importes que obtienes como recibos en el extracto bancario con las ventas del carrito de la compra supone un trabajo manual considerable. Y las diferentes fechas también complican el problema de emparejarlas.

Usa una cuenta de compensación. Al final del mes, echa un vistazo al saldo. Si es sustancialmente diferente de las ventas de 2 o 3 días, vale la pena analizarlo para comprobar si hay fugas en tu negocio.