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Soluciona problemas de cuentas que conciliaste en el pasado en QuickBooks Online

by Intuit• Actualizado 2 semanas hace

Descubre cómo encontrar y solucionar problemas de saldo inicial en una cuenta que ya has conciliado.

Cada vez que concilias una cuenta, compruebas primero el saldo inicial. Debe coincidir con el saldo final de la última conciliación. Si no es así, QuickBooks no te permitirá continuar hasta que justifiques la diferencia. La mayor parte del trabajo se realiza en el Informe de discrepancias de conciliación , que enumera los cambios, cómo afectó al saldo y cómo corregir cada elemento.

Nota : Si nunca antes has conciliado esta cuenta, la causa suele ser el saldo inicial y no una transacción modificada. Compara la entrada del saldo inicial con el extracto bancario del día anterior a la fecha de inicio del seguimiento de la cuenta en QuickBooks. Para solucionarlo, consulta Introducir y gestionar saldos de apertura en QuickBooks Online . Si tienes dudas, consulta a tu contable para corregirlo.

Causas habituales de problemas de saldo iniciales

Una discrepancia en el saldo inicial significa que algo ha cambiado en una transacción desde una conciliación anterior. Las causas más comunes son las siguientes:

Se introdujo un saldo inicial incorrecto al crear la cuenta en QuickBooks.
Una transacción conciliada que se ha editado, eliminado, anulado, movido o cuya conciliación ha quedado anulada. Esta acción cambia el saldo final de la última conciliación, que establece el saldo inicial de la siguiente.
Transacción de fuente bancaria clasificada que se ha deshecho y se ha enviado de nuevo a pendiente.
Una transacción anterior a la fecha de finalización de tu última conciliación que se concilió manualmente y se agregó a tu saldo inicial fuera de una conciliación.

Paso 1: Prepárate para la conciliación

Recopila los extractos bancarios de la cuenta y el intervalo de fechas que quieres conciliar. Necesitas acceso de administrador para ver y editar las conciliaciones.
Ve a Todas las aplicaciones , Contabilidad y Transacciones bancarias .
Asegúrate de que todas las transacciones del periodo estén emparejadas, categorizadas, contabilizadas o excluidas. En el caso de las cuentas conectadas a la banca en línea, asocia y clasifica todas las transacciones descargadas.

Consejo : ten en cuenta el importe exacto de descuento de tu saldo inicial antes de empezar. Los cambios que encuentres sumarán esa cantidad.

Paso 2: Abrir el informe de discrepancias de conciliación

Ve a Todas las aplicaciones , Contabilidad y Conciliación .
Selecciona la cuenta de ¿ Qué cuenta deseas conciliar? menú desplegable.
Si tienes varias cuentas en el mismo banco o más de una cuenta del mismo tipo, asegúrate de seleccionar la correcta.
Buscar la alerta Tu cuenta aún no está lista para la conciliación. Tu saldo inicial presenta diferencias en el… y selecciona Podemos ayudarte a solucionarlo .

Paso 3: Revisa y corrige todos los cambios

Trabaja en el informe de transacción en transacción.

Consulta la columna ¿Qué ocurrió? para ver qué cambió, cuándo y quién lo hizo.
Selecciona Revisar en bandeja para ver los detalles. Para ver el historial completo de una transacción, selecciona el menú desplegable junto a bandeja de revisiones en y , a continuación, Ver historial .
Aplica la corrección sugerida en la bandeja o realiza la tuya propia basándote en tus registros.

Antes de realizar correcciones : corrige solo los cambios realizados por error. Algunos cambios son intencionados y la corrección sugerida supone que se trata de un error. Si una corrección afecta a un período conciliado o a tu saldo inicial y no estás seguro, consulta a tu contable. Si una corrección te indica que concilies una transacción concreta, puedes marcarla como R (conciliada) en el registro de la cuenta, o vuelve a conciliar la cuenta con la misma fecha de finalización y el mismo saldo final que en la última conciliación. Ambas corrigen el saldo inicial, pero solo la nueva conciliación registra el cambio en el informe de conciliación.

Paso 4: Comprueba si hay otros cambios

Si el informe no está claro pero el saldo sigue siendo incorrecto, no aparecerán dos tipos de cambios.

Transacciones eliminadas y anuladas

Ve a Configuración y, a continuación, a Registro de auditoría. Filtra por la cuenta y el período transcurrido desde la última conciliación completada. Revisa el registro de auditoría para ver si hay transacciones eliminadas o anuladas.

Transacciones conciliadas fuera de una conciliación típica

Selecciona Todas las aplicaciones, Contabilidad y Plan contable.
Selecciona Ver registro de la cuenta que deseas revisar.
Filtra la cuenta por Estado de conciliación . Busca cualquier transacción marcada con una R con fecha posterior a la última conciliación completada. Para volver a cambiar una a sin compensar, consulta Deshacer o eliminar transacciones de las conciliaciones en QuickBooks Online .

Confirma que tu saldo se ha corregido

Cuando lo hayas resuelto todo, la diferencia de Discrepancia total mostrará 0,00 $. Los cambios que encontraste también deberían sumarse a la cantidad que anotaste en el paso 1. Tu saldo inicial ahora coincide con el extracto bancario y puedes comenzar la conciliación.

Si surgen problemas durante el proceso, consulta Solucionar problemas la primera vez que concilias una cuenta en QuickBooks Online . Si el saldo sigue sin coincidir después de realizar estos pasos, tu contable puede ayudarte a volver a la normalidad.