Configura alertas de existencias bajas en QuickBooks Online

Aprende a configurar alertas para productos que se están agotando o se están agotando en QuickBooks Online Plus y Advanced.

Configura puntos de reposición para controlar tu inventario. Un punto de reposición es el umbral en el que deberías volver a pedir más artículos del inventario. QuickBooks utiliza los puntos de reposición para informarte de lo que se está agotando y lo que se está agotando. Te ayudaremos a configurarlas para que siempre tengas lo que tus clientes quieren. Cuando tus existencias estén bajas, también te ayudaremos a volver a pedir inventario a los proveedores.

Configura los puntos de reposición de tus productos

Hay dos formas de configurar los puntos de reposición de tus productos.

• Si tienes nuevos productos, puedes introducir puntos de reposición cuando añadas lo que vendes en QuickBooks.
• Si has guardado productos que no tienen puntos de reposición, puedes editarlos para agregarlos. Aquí le mostramos cómo hacerlo.

Editar un producto para agregar un punto de reposición

1. Ve a Configuración ⚙ y selecciona Productos y servicios (Llévame allí).
2. Busca el producto para el que deseas tener un punto de reposición.
3. Selecciona Editar ✎ en la columna Acción .
4. En el campo Punto de reposición , agrega el umbral en el que debes volver a pedir más existencias.
5. Selecciona Guardar y cerrar.

Comprueba lo que se está agotando o se está agotando

Puedes ordenar por orden de prioridad los productos que más necesites. Una vez que hayas configurado los puntos de reposición, aquí te explicamos cómo comprobar si tienes artículos de inventario que se están agotando o están agotados.

1. Ve a Configuración ⚙ y selecciona Productos y servicios (Llévame allí).
2. En la parte superior, verás rápidamente si tienes artículos en existencias que se están agotando o que están agotados. Selecciona Pocas existencias o Agotado para ver esos artículos.

Si tienes alertas de existencias bajas o agotadas, continúa con la siguiente sección para crear y enviar una orden de compra.

Crear y enviar una orden de compra

Una orden de compra es un documento que envías a los proveedores para informarles de los artículos que necesitas.

Para crear rápidamente una orden de compra, haz lo siguiente:

1. Ve a Configuración ⚙ y selecciona Productos y servicios (Llévame allí).
2. Selecciona Pocas existencias o Agotado. Si necesitas volver a pedir productos con pocas existencias y agotados del mismo proveedor, no uses ninguno de los filtros de la parte superior.
3. Selecciona los productos que necesites. Encima de la lista de productos, verás un menú desplegable.
4. Selecciona las casillas de verificación de los productos del inventario según sea necesario. 
5. En Acciones en lote, selecciona Reordenar. Esto crea una orden de compra para un único proveedor.
6. Completa todos los detalles de la orden de compra o agrega otros artículos que necesites volver a pedir al proveedor.
7. Selecciona Guardar y enviar.

Comprobar qué queda pendiente

Mantente al corriente de los artículos pedidos. Ir a Informes (Guía)y, a continuación, busca y ejecuta el informe Detalles de órdenes de compra pendientes.

Aquí puedes ver cuántos artículos quedan pendientes y cuántos has recibido hasta ahora.

Haz el seguimiento de lo que recibes de tu proveedor

Hay dos formas de realizar el seguimiento de lo que recibes de un proveedor:

• Crea una factura de proveedores a partir de la orden de compra si vas a pagar al proveedor más adelante.
• Crea un cheque o un gasto a partir de la orden de compra si pagaste al proveedor en el acto.

Esto permite a QuickBooks saber que has reabastecido. A continuación, QuickBooks aumenta la cantidad disponible según el número de artículos recibidos.

Paga a tu proveedor

Si registraste una factura de proveedores, registra el pago en QuickBooks una vez que hayas pagado al proveedor.