Solucionar problemas de inventario negativo en QuickBooks Online

Obtén información sobre cómo comprobar el inventario para tener siempre un recuento preciso.

Mantienes una determinada cantidad de productos en el inventario para venderlos a los clientes. La cantidad actualmente en existencias se denomina cantidad disponible. Cuando vendes un producto, la cantidad disponible es cero. Y si la cantidad disponible es inferior a cero, tienes un inventario negativo.

En QuickBooks Online, puedes vender productos en exceso por accidente. Antes de pedir más productos, revisa la cantidad disponible en tu inventario. Una vez que sepas que el recuento es exacto, puedes pedir más.

Paso 1: revisa las existencias

Realizar un recuento de todo el inventario

1. Ir a Informes (Llévame allí).
2. Busca y abre un informe de detalles de valoración del inventario .
3. En el menú desplegable Período del informe , selecciona Todas las fechas.
4. Selecciona Ejecutar informe.

Si tienes inventario negativo para un producto, verás un importe negativo en la columna CANT . Toma nota de cuánto has sobrevendido potencialmente.

Ver solo lo que está agotado

Si solo quieres ver los productos que te estás quedando sin, haz lo siguiente:

1. Ir a Ventas y selecciona Productos y servicios (Llévame allí).
2. Selecciona Agotado en la parte superior de la lista. Selecciona Existencias bajas para ver las existencias bajas.

Paso 2: Convierte las órdenes de compra pendientes en facturas de proveedores

Si tienes órdenes de compra abiertas, conviértelas en facturas de proveedores. Esto indica a QuickBooks que los artículos están en camino. QuickBooks solo cuenta los artículos como inventario después de encubrir la orden de compra.

1. Si aún no lo has hecho, selecciona + Nuevoy, a continuación, Orden de compra. Rellena y guarda la orden de compra.
2. Ir a Gastos.
3. Busca las órdenes de compra abiertas. Si ves Enviar en la columna Acción , selecciónala para enviar órdenes de compra a tu proveedor.

Cuando sepas que los productos que pediste están en camino:

1. Ir a Gastos.
2. Busca la orden de compra pendiente. En la columna Acción , selecciona Copiar en la factura de proveedores para convertir una orden de compra en una factura de proveedores.
3. Revisa la factura de proveedores. Cuando hayas terminado, selecciona Guardar y cerrar. No es necesario que pagues la factura de proveedores todavía.
4. Después de convertir todas las órdenes de compra, ejecuta otro informe de detalles de valoración del inventario .

Esto te proporciona un recuento de inventario actualizado en QuickBooks.

Paso 3: Haz un inventario

Antes de pedir más productos, comprueba los que tienes realmente en existencias. Esta revisión se denomina inventario.

1. Ir a Informes (Llévame allí).
2. Buscar e imprimir una hoja de trabajo de inventario.
3. Ve a tu almacén. Cuenta los productos que tienes en existencias. Registra los importes en la hoja de trabajo de inventario.
4. Compara la hoja de trabajo de inventario con el informe de detalles de valoración del inventario que ejecutaste en el paso 2.

Si las cantidades son diferentes, ajusta la cantidad en QuickBooks para que sea precisa. Hazlo solo después de convertir las órdenes de compra pendientes en facturas de proveedores.

Si perdiste o alguien extravió inventario, ponte en contacto con tu contable. Existen formas especiales de gestionar este tipo de pérdidas. Si no tienes un contable, podemos ayudarte a encontrar uno.

Paso 4: Pide más productos

Si el inventario sigue siendo negativo, es el momento de pedir más productos. Crea y envía órdenes de compra para lo que necesites.

Tu pedido no llegará al instante. Mientras tanto, si un cliente pide algo que está agotado, crea una cotización para iniciar la transacción.