Integra Shopify con tu sistema de contabilidad mediante la tienda de aplicaciones de Shopify y OneSaas

1. Inicia sesión en tu tienda de Shopify y accede a la tienda de aplicaciones.
   
   
   
2. Busca QuickBooks Connector para encontrar la aplicación relevante que deseas instalar.
   
   
   
3. Después de instalar la aplicación QuickBooks Connector, se te pedirá que conectes el sistema de contabilidad que deseas integrar. Para este ejemplo, conectaremos Shopify con QuickBooks Online.
   
   
   
4. Introduzca las credenciales de inicio de sesión de su sistema de contabilidad para autorizar la conexión. Sus credenciales de inicio de sesión no se almacenan en la aplicación de integración ni en ningún otro sistema durante este proceso.
   
5. Una vez autorizada la conexión, puede continuar con los valores de configuración.
   

Obtén información sobre cómo configurar la integración entre Shopify y QuickBooks Online.

El proceso de configuración te presentará varias opciones sobre cómo puedes hacer que la integración de Shopify y contabilidad funcione para ti. 

Nota: esperamos que tengas conocimientos básicos de contabilidad para asegurarte de que la configuración de la integración se adapte a tus prácticas comerciales y contables.

1. Verás una lista de opciones. Lea cada uno de ellos detenidamente. Por lo general, nuestra sincronización permitirá lo siguiente:
   • Las ventas de Shopify se enviarán a tu sistema de contabilidad.
   • Productos de Shopify para enviarlos a tu sistema de contabilidad.
   • Si tienes activado el inventario en tu sistema de contabilidad, QuickBooks Connector leerá esta información y actualizará Shopify.
     
     
     
2. Para comenzar el proceso de configuración, sincroniza los pedidos de Shopify con tu sistema de contabilidad. Selecciona el primer flujo de trabajo.
   
   
   
   Estos valores de configuración ayudarán a determinar algunos comportamientos de integración básicos:
   • Selecciona los estados de los pedidos de Shopify de los que la aplicación recuperará las ventas para sincronizarlas con tu sistema de contabilidad. Según la naturaleza de su negocio, puede que desee sincronizar también las ventas con los estados Pendiente o Pagado parcialmente.
   • Selecciona cómo se mostrarán los pedidos de Shopify en tu sistema de contabilidad. En el caso de QuickBooks Online, elige si deseas que los pedidos de Shopify se envíen a QuickBooks Online como facturas de venta o recibos de venta. Selecciona la opción adecuada para tu negocio.
     
3. Seleccionar Producto predeterminado y opciones avanzadas. Estas opciones le brindan un mayor control sobre cómo se muestran las ventas en el sistema de contabilidad. Si no estás seguro, puedes dejar esta sección en blanco por ahora y volver más adelante para volver a configurarlos.
   • Prefijo de número de pedido- El sistema de Shopify solo proporcionará un número de pedido de 4 dígitos. Se usará como el número de factura cuando se envíe al sistema de contabilidad. Sin embargo, un simple número de factura de 4 dígitos podría superponerse con facturas antiguas preexistentes en tu sistema de contabilidad.
     Como resultado, la integración te brinda la opción de especificar un prefijo para garantizar que los números de pedido de Shopify sean únicos cuando se envíen a tu sistema de contabilidad.
   • Usar artículo de envío- Es posible que estés cobrando a tus clientes cargos de envío adicionales sobre tus ventas. Si esto ocurre, la integración puede permitirle especificar un artículo dedicado al que asignar estos gastos de envío. Esto te permitirá realizar un seguimiento de los ingresos generados a partir de los gastos de envío.
   • Producto con descuento- Al igual que con la opción Usar artículo de envío, puede especificar un artículo de descuento exclusivo para poder realizar el seguimiento de los descuentos sobre las ventas.
   • Cliente original/Organización del cliente/Cliente de venta en línea genérica -La mayoría de los sistemas de contabilidad requieren que se especifique un registro de cliente cuando se crea una factura de venta. Esta opción le permite elegir la naturaleza del registro de cliente que se crea. La opción predeterminada es Cliente original. Sin embargo, si tus clientes de Shopify especifican un nombre de empresa y prefieres que aparezca en tu sistema de contabilidad, puedes optar por el Organización del cliente opción.
     Como alternativa, si no desea que se cree ningún registro de cliente en el sistema de contabilidad, puede seleccionar la opción Cliente de venta en línea genérica opción. Esto significa que todas las ventas se sincronizarán en tu sistema de contabilidad con un registro de cliente genérico de Shopify.
   • Numeración automática de facturas- Esta opción te permite ignorar por completo el número de pedido de Shopify y usar la convención de numeración secuencial dentro de tu sistema de contabilidad.
   • Asignar ventas a clase/Asignar ventas a ubicación- Estas dos opciones le permiten elegir una clase o ubicación predeterminada en el sistema de QuickBooks Online. Esta es una opción exclusiva de QuickBooks Online y solo si ha configurado clases o ubicaciones en el archivo de su empresa de QuickBooks.
     
4. A continuación, se le redirigirá a la página de configuración de impuestos. Aquí, para cada impuesto creado o definido en Shopify, debes seleccionar el impuesto sobre las ventas correspondiente en tu sistema de contabilidad.
   
   
   
5. Para que las ventas se integren correctamente con tu sistema de contabilidad, configura todos tus artículos de Shopify con SKU únicos. Con el sistema de QuickBooks Online, tienes la opción de emparejar tus SKU de Shopify con el campo de nombre de artículo de QuickBooks o el campo de SKU.
   Otros sistemas de contabilidad tendrán un solo campo de número de artículo/código de artículo para emparejar con tus SKU de Shopify.
   
6. Si aún no tienes artículos configurados en tu sistema de contabilidad, o si deseas que QuickBooks Connector lea los artículos de Shopify y los cree en tu sistema de contabilidad, activa la siguiente opción.
   
   
   
   Nota: si quieres que diferentes productos tengan diferentes cuentas de ingresos/gastos, tendrás que configurarlo en el sistema de contabilidad después de que la aplicación cree los artículos.
   
   Esta es una breve explicación de cada una de estas opciones:
   • Artículos no incluidos en el inventario/Artículos incluidos en el inventario -Si no tiene pensado realizar el seguimiento del inventario en el sistema de contabilidad, puede especificar la aplicación para crear artículos como Artículos no incluidos en el inventario en el sistema de contabilidad. Si desea realizar un seguimiento de los niveles de existencias en el sistema de contabilidad, seleccione Artículos en inventario.
     Nota: Si elige crear productos como artículos de inventario, tendrá que ir al sistema de contabilidad y configurar manualmente los niveles de existencias iniciales para cada artículo.
   • Cuenta de ingresos/Cuenta de gastos/Cuenta de COGS/Cuenta de activos de inventario- Estas son todas las cuentas básicas que requiere el sistema de contabilidad al crear un nuevo artículo. Si no estás seguro de qué cuentas usar, pregúntale a tu contador.
   • Fecha de inicio del inventario - Si desea realizar el seguimiento del inventario en el sistema de contabilidad, también deberá especificar una fecha de inicio del inventario. Especifique una fecha histórica para que las ventas históricas se puedan generar en relación con los artículos creados por la integración.
     Por ejemplo, si deseas integrar las ventas a partir del 1 de febrero, debes establecer una fecha de inicio del inventario que sea el 31 de enero o anterior.
     
7. Los ajustes de configuración de pagos te permitirán seleccionar si deseas que los datos de pago de Shopify se registren para las ventas en tu sistema de contabilidad.
   
   
   
   Si desea asignar diferentes métodos de pago a diferentes cuentas de compensación, puede hacerlo mediante el Opciones avanzadas. Luego, selecciona Guardar para guardar los cambios. Si no estás seguro de qué cuentas de compensación usar, pregúntale a tu contador.
   
8. El siguiente flujo de trabajo permitirá que QuickBooks Connector lea todos tus artículos de Shopify y los cree en tu sistema de contabilidad. Algunos usuarios prefieren crear únicamente los artículos que se usan en las ventas reales, lo cual se trata más arriba. Otros usuarios prefieren tomar todos los artículos de Shopify y enviarlos en su lugar. Luego, selecciona Guardar para guardar los cambios.
   
   
   
   Nota: si quieres que diferentes productos tengan diferentes cuentas de ingresos/gastos, tendrás que configurarlo en el sistema de contabilidad después de que la aplicación cree los artículos.
   
9. Si deseas enviar datos de nivel de existencias desde tu sistema de contabilidad a tus productos de Shopify, selecciona el flujo de trabajo final. Luego, selecciona Guardar para guardar los cambios.
   
   Nota :Esta opción solo debe activarse si tiene niveles de existencias configurados antes de la integración. De lo contrario, correrás el riesgo de acabar con tus niveles de existencias de Shopify.
   
   

Una vez que haya terminado de configurar los ajustes del flujo de trabajo de integración, puede continuar con la configuración de la sincronización. Estos se pueden encontrar en la Sincronizar pestaña.

El Fecha de inicio de la integración especifica un filtro para la fecha de tu pedido de Shopify. Esto significa que los pedidos con fecha anterior a la fecha especificada no se sincronizarán.

Una vez que haya aceptado el usuario de QuickBooks Connector términos y condiciones, puedes activar la sincronización horaria automatizada.