Integra Squarespace y QuickBooks Online usando OneSaas

Conecta los sistemas que deseas integrar. Aquíencontrarás guías sobre cómo conectar todos los sistemas .

En este ejemplo, conectaremos Squarespace a QuickBooks Online. Selecciona Administrar para continuar.

El siguiente proceso de configuración te presentará varias opciones sobre cómo quieres que funcione la integración de Squarespace y QuickBooks Online . Esperamos que tengas conocimientos básicos de contabilidad para asegurarte de que la configuración de la integración se adapte a tu negocio y a tus prácticas contables.

Si tienes alguna pregunta, puedes contactar con nuestro equipo de soporte en cualquier momento.

1. Configura las opciones de sincronización antes de empezar a configurar los flujos de trabajo. Deberás configurar lo siguiente:
   • Zona horaria de la cuenta
   • Fecha de inicio de las integraciones
   • Opciones de informe de sincronización de correo electrónico
     Verás una lista de los principales flujos de trabajo. Todos estos son opcionales, así que asegúrate de leer cada opción detenidamente. Por lo general, nuestra sincronización permitirá lo siguiente:
     • Las ventas de Squarespace se enviarán a QuickBooks Online.
     • Los productos de Squarespace se enviarán a QuickBooks Online.
     • Si tienes activado el inventario en QuickBooks, QuickBooks Connector puede leer esta información y actualizar Squarespace.
2. Inicia el proceso de configuración seleccionando el primer flujo de trabajo para sincronizar los pedidos de Squarespace con QuickBooks Online.
   Estos parámetros de configuración ayudarán a determinar algunos comportamientos básicos de integración:
   1. Selecciona los estados de los pedidos de Squarespace desde los que la aplicación recuperará las ventas para sincronizarlas QuickBooks Online. En función de la naturaleza de tu negocio, te recomendamos que también sincronices las ventas con los estados Pendiente o Realizado .
   2. Selecciona cómo aparecerán los pedidos de Squarespace en QuickBooks Online. En el caso de QuickBooks Online, elige si quieres que tus pedidos de Squarespace se envíen a QuickBooks Online como facturas de venta o recibos de venta. Selecciona la opción adecuada para tu negocio.
      
3. Hay configuraciones avanzadas denominadas Producto predeterminado y Opciones avanzadas.
   • Prefijo de número de pedido: el prefijo que introduces aquí se añade a todos los pedidos recuperados de tu cuenta de Squarespace. Por ejemplo, si tienes el pedido "1234" en Squarespace y agregas el prefijo "SQ-" en la configuración, el pedido se recuperará en QuickBooks Connector con el número de pedido "SQ-1234" y se enviará a QuickBooks en consecuencia.
   • Usar artículo de envío : es posible que estés cobrando a tus clientes gastos de envío adicionales en tus ventas. Si esto ocurre, la integración puede permitirte especificar un artículo específico al que asignar estos gastos de envío. Esto te permitirá realizar fácilmente un seguimiento de los ingresos generados por los gastos de envío. Puedes obtener más información sobre cómo funciona aquí.
   • Producto con descuento : al igual que con la opción de artículo de envío anterior, puedes especificar un artículo con descuento específico para realizar el seguimiento de los descuentos en las ventas.
   • Producto de tarjeta de regalo : al igual que con las opciones de envío y artículos con descuento anteriores, puedes especificar un artículo de tarjeta de regalo específico para realizar el seguimiento de las ventas con la tarjeta de regalo.
   • Cliente original/Organización del cliente/Cliente de venta en línea genérico: la mayoría de los sistemas de contabilidad requieren que se especifique un registro de cliente cuando se crea una factura de ventas. Esta opción en particular te permite elegir la naturaleza del registro de cliente que se está creando. La opción predeterminada es Cliente original. Sin embargo, si tus clientes de Squarespace especifican un nombre de empresa y prefieres que aparezca en tu sistema de contabilidad, puedes optar por la opción Organización del cliente .
     
     Como alternativa, si no quieres que se cree ningún registro de cliente en tu sistema de contabilidad, puedes seleccionar la opción Cliente de ventas en línea genérico , lo que significa que todas las ventas se sincronizarán con tu sistema de contabilidad en un registro de cliente genérico de Squarespace.
     Obtén más información sobre cómo funciona.
   • Números de factura automáticos : esta opción te permite ignorar el número de pedido de Squarespace por completo y usar la convención de numeración secuencial en tu sistema de contabilidad.
   • Asignar ventas a clase/Asignar ventas a ubicación : estas dos opciones te permiten elegir una clase o ubicación predeterminada en tu QuickBooks Online sistema. Esta es una opción exclusiva de QuickBooks Onliney solo si configuraste Clases o Ubicaciones en tu QuickBooks archivo de la empresa.
   • Compensación de fecha de vencimiento : se asignará una fecha de vencimiento si las transacciones no tienen fecha de vencimiento. Se calcula mediante la fecha de la transacción y la compensación de la fecha de vencimiento. Si no se establece, se utilizará la fecha de la transacción como fecha de vencimiento.
     
4. Habilita la opción para crear notas de abono en QuickBooks si tienes previsto sincronizar los pedidos reembolsados de Squarespace.
   
   • La cuenta desde la que se reembolsa el dinero del pago : selecciona la cuenta de la que deseas que QuickBooks Connector extraiga el pago reembolsado. QuickBooks.
   • Prefijo de número de reembolso : te permite añadir el prefijo de número de nota de abono que prefieras. QuickBooks Connector añadirá las nuevas notas de abono creadas en QuickBooks.
   • Producto de reembolso parcial : producto utilizado para representar reembolsos de importes parciales.
     
5. Asocia los productos de Squarespace con QuickBooks Online. Para que las ventas se integren correctamente con tu sistema de contabilidad, esperamos que tengas todos tus artículos de Squarespace configurados con SKU únicos.
   
   Nota: Con QuickBooks Online integraciones, tenemos dos opciones de emparejamiento de productos:
   • Nombre: asociamos el campo SKU del producto de Squarespace al campo NOMBRE del producto en QuickBooks Online.
   • SKU: asociamos el campo SKU del producto de Squarespace al campo SKU del producto en QuickBooks Online.
     
6. Accederás a la página de configuración de impuestos. Aquí, para cada impuesto creado o definido en Squarespace, debes seleccionar el impuesto sobre las ventas correspondiente en tu sistema de contabilidad. Obtén más información sobre la configuración de impuestos.
   
   Nota: Si la configuración del impuesto sobre las ventas está desactivada en tu QuickBooks Online o el impuesto sobre las ventas automatizado está activado, puedes omitir este paso.
   
7. Habilita esta opción si deseas que QuickBooks Connector cree nuevos artículos en QuickBooks Online:
   
   Deberás seleccionar las cuentas de ingresos y gastos que se usarán para los artículos que no están en el inventario.
   
   Nota: Para la configuración de artículos del inventario, QuickBooks Connector solo puede asignar la cuenta de COGS para los productos en el momento de la creación, pero no sincronizará el precio de COGS de los productos.
   
   Obtén más información sobre la integración de artículos.
   
8. Los ajustes de configuración de pagos te permitirán seleccionar si deseas que los datos de pago de Squarespace se registren para las ventas de QuickBooks Online.
   Si deseas asignar diferentes métodos de pago a diferentes cuentas de compensación, selecciona Asignar métodos de pago individuales.

Nota: Si no estás seguro de qué cuentas de compensación usar, pregunta a tu contable. Asegúrate de seleccionar Guardar para guardar los cambios.

9. Al activar esta opción, también tienes la opción de enviar tarifas de pago de pedidos que se procesaron a través de Squarespace.
   
   Nota: Si deseas enviar las tasas a QuickBooks Online, asegúrate de configurarlo con la ayuda de tu contable.
10. La siguiente opción de flujo de trabajo permitirá a QuickBooks Connector leer todos tus elementos de Squarespace y crearlos en QuickBooks Online.
    
    Algunos usuarios prefieren crear solo los artículos que se usan en las ventas reales, mientras que otros prefieren tomar todos los artículos de Squarespace y enviarlos.
    
    Nota: Si deseas que diferentes productos tengan diferentes cuentas de ingresos/gastos, tendrás que configurarlo en tu sistema de contabilidad después de que la aplicación haya creado los artículos.
    
    Asegúrate de seleccionar Guardar para guardar los cambios.
    
    Obtén más información sobre cómo gestionar la integración de tu producto.
    
11. Si deseas recibir actualizaciones del nivel de existencias de QuickBooks para volver a sincronizar con Squarespace, solo tienes que seleccionar esta opción. Se te preguntará si deseas asociar los artículos con QuickBooks Online ya sea por nombre o SKU.

Nota: Esta opción solo debe activarse si tienes niveles de existencias configurados en QuickBooks Online antes de la integración. De lo contrario, correrás el riesgo de acabar con tus niveles de existencias de SquareSpace. Obtén más información sobre nuestro proceso de control de existencias.

Nota: Esta opción solo debe activarse si tienes niveles de existencias configurados en QuickBooks Online antes de la integración. De lo contrario, correrás el riesgo de acabar con tus niveles de existencias de SquareSpace.

Asegúrate de seleccionar Guardar para guardar los cambios.

Tu cuenta ya está lista para sincronizar tus datos en todas tus aplicaciones. Cuando la sincronización automática está activada, tu cuenta debería sincronizarse cada hora, pero puedes activar una sincronización manual en cualquier momento. Simplemente selecciona el botón Sincronizar ahora en las Opciones de sincronización en la parte superior de la pestaña Administrar .