Integrar Amazon Marketplace en QuickBooks Online

Aprende a configurar Amazon Marketplace en QuickBooks Online.

Configura la integración de QuickBooks Connector entre Amazon Marketplace y QuickBooks Online en cuestión de minutos mediante nuestro sencillo proceso de configuración. A continuación se incluye una guía paso a paso en la que se destacan algunos puntos clave útiles durante todo el proceso.

Conecta tus aplicaciones

Para empezar, conecta tus aplicaciones a QuickBooks Connector. Si aún no has conectado tus aplicaciones, puedes seguir nuestras guías para conectar Amazon Marketplace y QuickBooks Online.

Comenzar con la configuración 

El siguiente proceso de configuración te presentará varias opciones con respecto a cómo quieres que funcione exactamente la integración de Amazon Marketplace y QuickBooks Online. 

Nota: Debes tener conocimientos básicos de contabilidad para asegurarte de que la configuración de la integración se adapte a tu negocio y a tus prácticas contables.

1. Se te pedirá que configures las opciones de sincronización para poder empezar a configurar los flujos de trabajo. Deberás configurar lo siguiente:
   • Zona horaria de la cuenta
   • Fecha de inicio de las integraciones
   • Opciones de informe de sincronización de correo electrónico
2. Se te presentarán flujos de trabajo que son opcionales. En esta guía, estos flujos de trabajo se seleccionarán para demostrar todas las capacidades del proceso de configuración.
   • Las ventas de Amazon Marketplace se enviarán a QuickBooks Online como factura.
   • Las actualizaciones del nivel de existencias de QuickBooks Online se enviarán a Amazon Marketplace.

Crear flujo de trabajo de facturas

Al seleccionar la casilla Al crear un pedido en Amazon Marketplace, crear una venta en QuickBooks Online , se te pedirá que hagas lo siguiente:

1. Configura los filtros para determinar qué pedidos se recuperarán de Amazon Marketplace. Deberás configurar los filtros según el estado del pedido.
2. Determina el prefijo del número de pedido que se utilizará en tus pedidos. El prefijo que introduzcas aquí se añadirá a todos los pedidos recuperados de tu cuenta de Amazon Marketplace.
3. También tienes la opción de seleccionar si deseas que la venta se cree como una factura de ventas o un recibo de ventas para QuickBooks Online.
4. Selecciona las Opciones avanzadas y configura lo siguiente:
   • Asignar ventas a clase/Asignar ventas a ubicación : estas dos opciones te permiten elegir una clase o ubicación predeterminada en tu sistema de QuickBooks Online. Esta es una opción exclusiva de QuickBooks Online y solo si configuraste clases o ubicaciones en tu archivo de empresa de QuickBooks.
   • Asignar venta a : la mayoría de los sistemas de contabilidad requieren que se especifique un registro de cliente cuando se crea una factura de ventas. Esta opción en particular te permite elegir la naturaleza del registro de cliente que se está creando.
     
     La opción predeterminada es Cliente original. Sin embargo, si tus clientes de Amazon Marketplace especifican un nombre de empresa y prefieres que aparezca en tu sistema de contabilidad, puedes optar por la opción Organización del cliente.
     
     Como alternativa, si no deseas que se cree ningún registro de cliente en tu sistema de contabilidad, puedes seleccionar la opción Cliente de venta en línea genérico . Esto significa que todas las ventas se sincronizarán en tu sistema de contabilidad con un registro de cliente genérico de Amazon.
   • Números de factura automáticos : esta opción te permite ignorar por completo el número de pedido de Amazon Marketplace y usar la convención de numeración secuencial en tu sistema de contabilidad.
   • Producto con descuento : al igual que con la opción de artículo de envío anterior, puedes especificar un artículo con descuento específico para realizar el seguimiento de los descuentos en las ventas.
   • Producto de redondeo : selecciona el producto preferido que se usará al enviar las discrepancias de redondeo como un artículo de línea.
   • Compensación de fecha de vencimiento : se asignará un tipo de fecha de vencimiento si las transacciones no tienen una fecha de vencimiento. Se calcula mediante la fecha de la transacción, la compensación de fecha de vencimiento y el tipo especificado. Si no se establece, se utilizará la fecha de la transacción como fecha de vencimiento.
   • Permitir pagos con tarjeta de crédito : selecciona esta opción si deseas permitir los pagos con tarjeta de crédito para las transacciones.
     
5. También puedes seleccionar cómo deseas asociar tus productos de Amazon Marketplace con tus productos de QuickBooks Online. Puedes asociar por nombre o SKU. Para que las ventas se integren correctamente con tu sistema de contabilidad, debes tener todos los artículos de Amazon Marketplace configurados con SKU únicos. 
   
   Nota: Con las integraciones de QuickBooks Online, tenemos dos opciones de asociación de productos:
   • Nombre: asociamos el campo SKU del producto de Amazon Marketplace con el campo Nombre del producto en QuickBooks Online.
   • SKU: asociamos el campo SKU del producto de Amazon Marketplace con el campo SKU del producto en QuickBooks Online
     
6. Además, si quieres que los artículos de Amazon Marketplace se creen en QuickBooks Online, selecciona la casilla de verificación Crear nuevos artículos en QuickBooks Online .
   
   En esta sección, tendrás que seleccionar las cuentas de ingresos y gastos que se usarán para los artículos en inventario y los que no están en inventario. Obtén más información sobre la integración de artículos.
   
7. La configuración de Enviar pagos de Amazon Marketplace a QuickBooks Online te permitirá seleccionar si deseas que los datos de pago de Amazon Marketplace se registren para tus ventas en QuickBooks Online.
   
8. Si deseas asignar diferentes métodos de pago a diferentes cuentas de compensación, puedes hacerlo seleccionando el enlace Asignar métodos de pago individuales .
   
9. Selecciona Guardar.

Activar evento financiero

Si seleccionas el flujo de trabajo Evento financiero, permitirás que QuickBooks Connector cree automáticamente depósitos en QuickBooks Online para los pagos enviados a tu cuenta por Amazon Marketplace.
Nota: Si deseas activar Eventos financieros para sincronizar con QuickBooks Online, te recomendamos que deshabilites el flujo de trabajo Pedidos anterior, que podría duplicar los ingresos informados si no se configura correctamente.

1. Se te pedirá que rellenes el campo Amazon Payments . Aquí es donde registraremos tus pagos de Amazon Payout como una transacción bancaria. La cuenta que se va a utilizar debe ser Otros activos circulantes o una cuenta bancaria.
2. En la sección Crear un depósito, se te pedirá que asignes un Método de pago predeterminado si lo deseas, para que los métodos de pago no asignados se desvíen a la cuenta seleccionada aquí.
   • Usa la sección Cuentas de ingresos. Las cuentas de ingresos que se seleccionarán aquí son donde podrás asignar los diferentes métodos de pago a cuentas de compensación específicas.
   • Usa la sección Cuentas de gastos. Las cuentas de gastos que se seleccionarán aquí son donde se asignarán las comisiones, los cargos y los impuestos que forman parte del pago.
3. Selecciona Guardar.

Configurar actualización de existencias

Al seleccionar la casilla Actualizar los niveles de existencias en Amazon Marketplace cuando se actualicen los niveles de existencias en QuickBooks Online , se te pedirá que selecciones cómo deseas asociar los artículos con los de QuickBooks Online, ya sea por nombre o SKU y, a continuación, selecciona Guardar.

Esta opción solo debe activarse si tienes niveles de existencias configurados en QuickBooks Online antes de la integración. De lo contrario, correrás el riesgo de acabar con tus niveles de existencias de Amazon Marketplace. Obtén más información sobre nuestro proceso de control de existencias.

Sincroniza tu cuenta

Tu cuenta ya está lista para sincronizar tus datos en todas tus aplicaciones. Cuando la sincronización automática está activada, tu cuenta debería sincronizarse cada hora, pero puedes activar una sincronización manual en cualquier momento. Selecciona Sincronizar ahora en las opciones de sincronización en la parte superior de la pestaña Administrar .

Si tienes alguna pregunta, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte en cualquier momento.