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Importa tus facturas de proveedores en QuickBooks Online

Aprende cómo importar facturas de compras en lotes a QuickBooks Online

¿Necesitas importar con rapidez un lote de facturas de compras a QuickBooks Online? Si eres usuario de QuickBooks Online Plus, puedes hacerlo fácilmente.

¿Qué puedo importar a QuickBooks Online?​
  • Las facturas de proveedores se pueden importar con varios artículos de línea o como un valor total para cada factura.
  • Los códigos de impuestos se asignan de modo que no tengas que cambiarlos a los formatos de códigos de impuestos de QuickBooks Online antes de la importación.

Nota: recomendamos que no se importen más de cien facturas de proveedores a la vez.

Paso 1: prepara tu archivo CSV

Antes de importar los datos, debes preparar tu archivo CSV (o Excel) con precisión. Las siguientes columnas son obligatorias:

  • No. de la factura de proveedor.
  • Proveedor
  • Fecha de facturación
  • Fecha de pago
  • Cuenta
  • Monto de la línea
  • Código de impuesto de la línea

Podrás asignar cada uno de los encabezados de columna a los campos de facturas de QuickBooks durante el flujo de importación. También hay un ejemplo de un archivo de datos que puedes descargar.

Paso 2: Carga tu archivo CSV

  1. Ve a Configuración.⚙️
  2. Selecciona Importar datos.
  3. Selecciona Facturas de proveedores.
  4. Selecciona Examinar y después elige el archivo .csv.
  5. Selecciona Abrir.
  6. Si deseas crear proveedores automáticamente, selecciona la casilla de verificación junto a Agregar proveedores nuevos que aún no existen en QuickBooks.
  7. Haz clic en Siguiente.

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ImportBills_uploadfile_vendors_es_MX_07282020.jpg

Paso 3: asignar los encabezados de columna

Nota: Los campos obligatorios se marcan como *.

  1. Selecciona el formato de fecha que usaste, por ejemplo, D / M / AAAA. ImportBills_map_column_headings_es_MX_07282020.jpg
  2. Asignar todos los campos obligatorios y luego seleccionar Siguiente.
  3. En la página de asignación final, asigna tus códigos tributarios a los de QuickBooks Online y, luego, selecciona Siguiente.Cualquier problema de asignación se resaltará para que pueda volver y resolverlo. Import_Bills-map_tax_codes_es_MX_072820.jpg

Paso 4: iniciar la importación y revisar los resultados

  1. Verás un resumen de tu importación. Seleccionar Iniciar importación y comenzará el proceso de importación.
  2. Una vez que se haya completado la importación, se mostrará un resumen de importaciones: Anota las facturas de proveedores que no se importaron y el motivo, luego selecciona Listo y verás un resumen final completo.
  3. Selecciona Aceptar para finalizar.

Capacidades y limitaciones

¿Qué necesito saber?​

  • Si tienes un gran volumen de nuevos proveedores, debes considerar los siguientes métodos de importación: Importar contactos de clientes o proveedores desde Outlook, Excel o Gmail.
  • No se admiten descuentos, notas de crédito ni importes negativos.
  • Cuando se importan nuevos proveedores, si no se especifica ninguna divisa, QuickBooks Online asume la divisa local.
  • Las facturas de proveedores requieren al menos un artículo de línea.
  • Cuando las facturas de proveedores tengan varias líneas de pedido, asegúrese de que cada entrada de línea especifique el número de factura de proveedor, el proveedor y la fecha de facturación, tal como se muestra en el archivo de ejemplo .csv.
  • La sección Detalles del artículo no se importa; por lo tanto, no es posible importar la sección Producto / Servicio. Por este motivo, no es posible importar artículos que aumentarían automáticamente el inventario.

Para conservar la numeración de facturas de proveedores en tu archivo CSV, asegúrate de que la opción Números de transacciones personalizadas esté activada.

  1. Ir a Configuraciones ⚙️, luego selecciona Cuenta y configuración.
  2. Selecciona Ventas.
  3. En la sección Contenido del formulario de ventas, selecciona la Editar ✎ y cambie los números de transacciones personalizados de Desactivado a El.
  4. Seleccionar Guardar, luego selecciona Listo.

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