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Agregar artículos de productos o servicios a QuickBooks Online

Aprende cómo configurar los artículos de productos y servicios que compras y vendes, pero de los que no realizas un seguimiento como parte del inventario.

En QuickBooks Online, es fácil dar seguimiento a cuánto gana y cuánto gasta en cada producto o servicio. También puedes introducir estos productos y servicios que vendes como artículos para poder agregarlos rápidamente a los formularios de ventas. Esto te proporciona reportes financieros más detallados y te ayuda a completar las transacciones más rápidamente.

Esto es lo que debes hacer para agregar servicios y productos de los que no planeas dar seguimiento al inventario (también denominados artículos que no están en el inventario).

Nota

: Si deseas dar seguimiento a las cantidades de productos ,

agregarlos como artículos de inventario

 en su lugar.



  • Inventario: productos que vendes y a cuyas cantidades das seguimiento. Las funciones de inventario están disponibles en QuickBooks Online Plus y Advanced. Esto es lo que debes hacer para activar y usar las funciones de inventario.
  • Fuera del inventario: productos o artículos que compras o vendes, pero cuyas cantidades no necesitan seguimiento. Por ejemplo, tuercas y tornillos que usas para trabajos de instalación, pero que no vendes directamente.
  • Servicios: los servicios que les proporcionas a los clientes.
  • Paquete: varios productos o servicios que vendes en conjunto como un solo artículo. Por ejemplo, una canasta de regalos.

Paso 1: agregar un nuevo artículo de producto o servicio

Solo tienes que crear un producto o servicio una vez. Después de crearlos, puede agregarlos a los formularios de ventas tantas veces como sea necesario.

Consejo: ¿Ya realizas el seguimiento de tus productos y servicios en una hoja de cálculo? Ahorra tiempo e impórtalos todos de una sola vez.

  1. Ve al menú Ventas y selecciona la pestaña Productos y servicios.
  2. Selecciona Nuevo.
  3. Selecciona No incluido en el inventario o Servicio.
  4. Agrega un nombre. Si das seguimiento a las SKU, introduce una SKU para el producto.
  5. Desde el Categoría ▼ menú desplegable, selecciona la categoría que mejor describa tu producto o servicio. Aprende más acerca de las categorías de artículos.
  6. Selecciona Vendo este producto/servicio a mis clientes casilla de verificación Si no vendes el artículo, puedes dejarlo sin marcar.
  7. En el Sección de información de ventas, introduce una descripción. Esto es lo que verán tus clientes en su formulario de ventas.
  8. Ingresa un monto Precio/tasa de venta campoNota: Si cobras una tasa variable por los servicios, puedes dejar el campo Datos de tasa/precio de venta en blanco. Agrega el precio cuando llenes la factura o el recibo de ventas.
  9. Selecciona Cuenta de ingresos ▼ menú desplegable y la cuenta que deseas usar para dar seguimiento a la venta.
    Consejo: puedes usar una cuenta de ingresos que QuickBooks ya haya configurado para ti. Si necesitas una cuenta diferente, desplázate hasta la parte superior del menú desplegable y selecciona + Agregar nuevo.

  10. Si necesitas dar seguimiento al impuesto sobre las ventas, selecciona Sujeto a impuestos - tasa estándar del Categoría de impuesto a las ventas ▼ menú desplegable. Si el artículo tiene una tasa impositiva especial, selecciona Elige una categoría especial y encuentra la mejor opción.Nota: Si no ves este menú desplegable, sigue los pasos para configurar el impuesto sobre las ventas en QuickBooks.
  11. Cuando hayas terminado, selecciona Guardar y cerrar.

Ahora puedes agregar el producto y el servicio a tus facturas, recibos de ventas, gastos y otros formularios de ventas. También puedes dale seguimiento en tus reportes financieros.

Paso 2: agregar la información de compra de un producto o servicio

Si deseas dar seguimiento a cuánto gastas en un producto o servicio:

  1. Ve al menú Ventas y selecciona la pestaña Productos y servicios.
  2. Busca el producto o servicio en la lista y selecciona Editar en el Acción columna
  3. Selecciona Compro este producto/servicio a un proveedor.
  4. Agrega una descripción. Esto se muestra en las facturas de proveedores, las órdenes de compra y otros formularios que envías a los proveedores.
  5. Agrega el costo. No te preocupes si el precio cambia. Puedes introducir el monto actualizado cuando llegue el momento de comprar insumos.
  6. Selecciona Cuenta de gastos ▼ menú desplegable y, luego, la cuenta que usas para dar seguimiento al costo de los artículos que vendes.
  7. Selecciona tu proveedor preferido.
  8. Cuando termines, selecciona Guardar y cerrar.

Paso 3: da seguimiento y administra los artículos de productos y servicios que vendes

Una vez que has configurado todo, puedes realizar el seguimiento de aquello que compras o vendes con facilidad. Así es como puedes comenzar:

Editar un artículo de producto o servicio

Puede revisar y realizar cambios en cualquiera de los artículos de sus productos o servicios desde el menú Productos y servicios.

  1. Selecciona Configuración ⚙ y, después, elige Productos y servicios.
  2. Busca el producto o servicio que deseas cambiar.
  3. En la columna Acción, selecciona Editar.
  4. Haz tus cambios.
  5. Cuando termines, selecciona Guardar y cerrar.

Cambiar el tipo de artículo de un producto o servicio

Si agregas un artículo de inventario como un artículo no incluido en el inventario, o un artículo de servicio como un artículo de inventario por error, no te preocupes. Aquí tienes cómo cambiar el tipo de artículo. Eliminar un artículo de producto o servicio

Eliminar un artículo

Puedes inhabilitar artículos para que ya no aparezcan en formularios de ventas, listas o reportes financieros. Esto no elimina el elemento, solo lo oculta:

  1. Selecciona Configuración ⚙ y, después, elige Productos y servicios.
  2. Busca el producto o servicio que deseas cambiar.
  3. Desde el Acción ▼ menú desplegable, selecciona Inhabilitar. Selecciona para confirmar.

Para volver a activar un artículo más adelante:

  1. Selecciona Configuración ⚙ y, después, elige Productos y servicios.
  2. Selecciona el icono del filtro.
  3. Desde el Estado ▼ menú desplegable, selecciona Todo y selecciona Aplicar. Esto te muestra todos los elementos activos e inactivos.
  4. Busca el producto o servicio que deseas volver a activar.
  5. Desde el Acción ▼ menú desplegable, selecciona Activar.

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