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Tipos de usuario y permisos de usuario en QuickBooks Online

Conoce los diferentes tipos de usuarios y los niveles de acceso en QuickBooks Online.

QuickBooks le permite agregar un usuario en pocos pasos, brinda a los empleados acceso específico a funciones y más.

Puedes cambiar o eliminar el acceso de un usuario en cualquier momento.

Administrar usuarios en QuickBooks Online:

  1. Seleccionar Configuración ⚙.
  2. Seleccionar Cuenta y configuración o Configuración de la empresa.
  3. Seleccionar Administrar usuarios.

Tipos de usuarios según el plan de QuickBooks


La cantidad de usuarios que tengas depende del plan de QuickBooks Online.

Los tipos de usuario y la cantidad de usuarios que puede tener dependen de su plan de QuickBooks Online.

QuickBooks Simple Start

1 usuario facturable + 2 estudios contables. Solo administrador principal.

QuickBooks Essentials

3 usuarios facturables + 2 estudios contables. Tipos de usuarios disponibles: administrador principal, administrador de la empresa, estándar, solo seguimiento de horas trabajadas y solo tomar pagos.

QuickBooks Plus

5 usuarios facturables + 2 estudios contables. Tipos de usuarios disponibles: administrador principal, administrador de la empresa, estándar, solo seguimiento de horas trabajadas, solo tomar pagos y solo reportes.

Simple Start 1 usuario facturable + 1 usuario contador
Essentials 3 usuarios facturables + 1 usuario contador
Plus 5 usuarios facturables + 1 usuario contador

Tipos de usuarios facturables

Los usuarios facturables cuentan para el límite de usuarios del plan de QuickBooks.

Administrador principal

El administrador principal tiene acceso a todas las funciones de QuickBooks Online. Intuit solo envía recordatorios de facturación al correo electrónico de este usuario.

Solo hay un administrador principal por empresa. De forma predeterminada, es la persona que configura la cuenta de QuickBooks Online.

Si necesitas asignar un nuevo administrador principal, puedes transferir el rol.

Administrador de la empresa

El administrador de una empresa puede ver y hacer todo, salvo editar o eliminar el acceso del administrador principal.

Usuario estándar


Puedes establecer diferentes niveles de acceso para este usuario. Puede trabajar con clientes, ventas, proveedores y gastos. Este tipo de usuario puede introducir hojas de horas, agregar usuarios, actualizar información de la empresa o administrar suscripciones.

Aprende qué es lo que un usuario estándar puede hacer y qué no. Esta es una mirada detallada sobre los diferentes niveles de acceso.

Haz clic a continuación para leer el resto de este artículo.

Este usuario puede ver y hacer todo con lo siguiente:

  • Clientes y ventas
  • Proveedores y compras

También puede hacer lo siguiente:

  • Agregar, editar y eliminar empleados
  • Cambiar preferencias
  • Ver registro de actividad
  • Crear, editar y eliminar presupuestos
  • Agregar, editar y eliminar cuentas
  • Hacer depósitos y transferir fondos
  • Conciliar cuentas y crear asientos del diario
  • Ver todos los reportes
  • Activar impuestos para la empresa, realizar ajustes, enviar declaraciones sobre la renta o cambiar la configuración de la información fiscal existente
  • Configurar multidivisa
  • Realizar ajustes de la divisa local

Este usuario puede hacer lo siguiente:

  • Introducir cotizaciones, facturas, recibos de ventas, notas de crédito y reembolsos
  • Introducir cobros y créditos
  • Crear y eliminar extractos
  • Recibir pagos de clientes
  • Agregar, editar y eliminar clientes, productos y servicios
  • Ver registros de clientes y reportes de C / C
  • Ver tasas impositivas y configuraciones de agencias
  • Usar y ajustar los impuestos en transacciones de ventas y asientos del diario general (es decir, invalidación manual de los montos de impuestos calculados)
  • Agregar, editar y eliminar divisas
  • Editar tipos de cambio

Este usuario no puede hacer lo siguiente:

  • Agregar, editar y eliminar cuentas y existencias
  • Ver historiales de cuenta bancarios.
  • Ver montos de ingresos y gastos totales en las páginas Página principal, Proveedor y Cliente
  • Ejecutar reportes de impuestos o ver historial de impuestos
  • Preparar una declaración sobre la renta, registrar un pago o reembolso de impuestos, o presentar impuestos
  • Configurar agencias tributarias nuevas o cambiar la configuración existente
  • Configurar multidivisa
  • Realizar ajustes de la divisa local

Este usuario puede hacer lo siguiente:

  • Introducir facturas de proveedores
  • Introducir compras con tarjeta de crédito y en efectivo
  • Pagar facturas de proveedores, emitir cheques y ver reportes de detalles de cheques
  • Agregar, editar y eliminar proveedores, productos y servicios
  • Ver reportes de C/P y proveedores
  • Ver tasas impositivas y configuraciones de agencias
  • Usar y ajustar los impuestos en compras, tarjetas de crédito y transacciones bancarias (es decir, invalidar manualmente los montos de impuestos calculados)
  • Ejecutar reportes de impuestos o ver historial de impuestos
  • Preparar una declaración sobre la renta, registrar un pago o reembolso, o presentar impuestos
  • Agregar, editar y eliminar divisas
  • Editar tipos de cambio

No puede hacer lo siguiente:

  • Agregar, editar y eliminar cuentas y existencias
  • Ver historiales de cuenta
  • Configurar tasas impositivas, métodos impositivos o agencias nuevos o cambiar las existentes
  • Configurar multidivisa
  • Realizar ajustes de la divisa local
  • Ver montos de ingresos y gastos totales en las páginas Página principal, Proveedor y Cliente

Este usuario puede:

  • Introducir presupuestos, facturas a clientes, recibos de ventas, notas de crédito, reembolsos, cobros y créditos
  • Crear y eliminar extractos
  • Recibir pagos de clientes
  • Llenar hojas de horas para cualquier persona
  • Agregar, editar y eliminar clientes, proveedores, productos y servicios
  • Ver registros de clientes
  • Ver reportes de C/C y clientes
  • Ver reportes de C/P y proveedores
  • Introducir facturas de proveedores
  • Pagar facturas de proveedores, escribir e imprimir cheques y ver reportes de cheques
  • Hacer que las facturas de proveedores y las compras sean facturables a los clientes.
  • Introducir compras con tarjeta de crédito y en efectivo

No puede hacer lo siguiente:

  • Agregar, editar y eliminar cuentas y existencias
  • Ver historiales de cuenta bancarios.
  • Ver montos de ingresos y gastos totales en las páginas Página principal, Proveedor y Cliente
Este usuario no puede usar ninguna de las funciones de contabilidad de QuickBooks Online. Pueden enviar hojas de horas.

Tipos de usuarios no facturables

Usuario de solo reportes (solo disponible en QuickBooks Online Plus)

Pueden ver todos los reportes, excepto el registro de auditoría (reportes que muestran información de nómina o contacto). Pueden crear reportes personalizados y agregar grupos de reportes, pero no pueden ver las transacciones reales. No puede ver los reportes que muestran información de contacto.

Usuario para solo seguimiento de horas trabajadas

Puedes invitar empleados o proveedores como usuarios para solo seguimiento de horas trabajadas. Solo pueden introducir sus propias hojas de horas. Su único acceso es para ver hojas de horas y reportes de horas trabajadas.

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