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Cambiar tipos de productos y servicios

Aprende cómo cambiar los tipos de productos y servicios en QuickBooks Online.

Los artículos de productos y servicios te ayudan a identificar y clasificar los artículos y servicios que vendes y te permiten realizar el seguimiento del inventario.

Nota: El seguimiento de inventario solo está disponible en QuickBooks Online Plus.

Las siguientes secciones proporcionan información y orientación sobre los tipos de productos y servicios.

Cuatro tipos de productos y servicios

Puedes crear cuatro tipos diferentes de artículos en la lista Productos y servicios:

  • Artículos de inventario: artículos que compras o vendes, de los cuales realizas el seguimiento de su cantidad. Debes activar la opción Control de existencias para realizar el seguimiento de los artículos de inventario.
  • Artículos no incluidos en el inventario: artículos que compras o vendes, pero de los cuales no necesitas o no puedes realizar el seguimiento de su cantidad (por ejemplo, las tuercas y los tornillos utilizados en una instalación).
  • Servicios: los servicios que proporcionas a tus clientes (por ejemplo, servicios de paisajismo y tutoría).
  • Lote: un grupo de productos o servicios que vendes en conjunto (por ejemplo, una cesta de regalo con frutas, queso y vino). Cuando configuras los artículos de lote, puedes especificar si deseas ocultar o mostrar los componentes al imprimir o enviar las transacciones.
Nota: Los artículos de lote solo se pueden crear y usar en la versión de navegador de QuickBooks Online. Por el momento, no se admiten en las aplicaciones móviles para Android o iOS.

Puedes cambiar el tipo de algunos artículos si es necesario.

¿Cuáles tipos de productos y servicios puedo cambiar?

Puedes cambiar el tipo de artículo de los productos y servicios que aparecen en Servicios y Artículos no incluidos en el inventario. Sin embargo, no puedes cambiar los artículos de lote e inventario, debido a la forma en que se realiza el seguimiento de estos tipos.

Los artículos de inventario no se pueden convertir en ningún otro tipo. Si necesitas cambiar un artículo de inventario a un tipo diferente, tendrás que crear un nuevo artículo.

Se admiten los siguientes cambios de tipo de artículo:

  • Puedes cambiar Artículos no incluidos en el inventario y Artículos de servicio a Artículos de inventario, pero debes hacerlo de a uno por vez, no en lote.
  • Puedes cambiar los Artículos no incluidos en el inventario a Artículos de servicio tanto de manera individual como en lote.
  • Puedes cambiar Artículos de servicio a Artículos no incluidos en el inventario tanto de manera individual como en lote.

Cambiar tipos de artículo individualmente

Puedes editar individualmente un artículo de servicio o artículo no incluido en el inventario para cambiar su tipo.

Es la única forma de cambiar un artículo no incluido en el inventario o artículo de servicio a un artículo de inventario.

Para editar tipos de artículo individualmente:

  1. Ve a Configuración ⚙ y selecciona Productos y servicios.
  2. Ubica el artículo que deseas editar. El artículo tiene que ser de servicio o un artículo no incluido en el inventario.
  3. En el menú desplegable de la columna Acción, selecciona Editar.
  4. En el panel Información de producto/servicio, selecciona el enlace Cambiar tipo y selecciona Inventario.
  5. Introduce la cantidad inicial en existencia y la fecha de inicio del artículo en los campos correspondientes.La fecha de inicio debe ser previa a la fecha de cualquier transacción que use este artículo.
  6. Selecciona Activos de inventario en la lista desplegable Cuenta de activos de inventario.
  7. En la sección Información de ventas, introduce el precio/tasa de ventas del artículo y selecciona la cuenta de ingresos correspondiente en la lista desplegable.
  8. En la sección Información de compra, introduce el costo del artículo y selecciona la cuenta de gastos correspondiente en la lista desplegable.
  9. Selecciona Guardar y cerrar.

El artículo seleccionado cambiará a un artículo de inventario y se realizará el seguimiento de la cantidad del artículo.

Cambiar varios artículos a la vez

Puedes usar la función Lote para cambiar varios artículos de servicio a artículos no incluidos en el inventario o viceversa.

No puedes usar la función Lote para cambiar un artículo a artículo de inventario, ya que debes introducir la cantidad, el precio, el costo y la información de cuenta específicos de cada artículo de inventario.

Para cambiar el tipo de artículo con la función Lote:

  1. Ve a Configuración ⚙ y selecciona Productos y servicios.
  2. Marca la casilla de verificación de cada Artículo de servicio o no incluido en el inventario que desees cambiar.
  3. Selecciona No incluir en el inventario o Convertir en servicio según corresponda, en la lista desplegable Acciones en lote.

Todos los artículos seleccionados se cambiarán de acuerdo con lo que hayas especificado.

De manera predeterminada, los artículos de inventario se encuentran sujetos al seguimiento de existencias. Dichos artículos se encuentran vinculados a la cuenta Activos de inventario. Cuando realizas el seguimiento de las existencias de un artículo, se crean valores para dicho artículo y se realiza el seguimiento de ellos en el balance general de la empresa.

No se puede simplemente desactivar el seguimiento de los artículos de inventario para cambiarlos a Artículos no incluidos en el inventario o Artículos de servicio, ya que, al desactivar el seguimiento de inventario de un artículo, el valor de dicho artículo no desaparece de los reportes financieros de la empresa. Deben rendirse cuentas de dicho valor.

Para cambiar el estado de un artículo de inventario con una cantidad disponible a un artículo no incluido en el inventario tienes que hacer lo siguiente: vender todo el inventario de dicho artículo que tienes disponible o ajustar el artículo para que muestre una existencia igual a cero. De este modo, podrás desactivar el artículo para garantizar que la cuenta Activos de inventario tiene valor cero para dicho artículo.

Para ajustar el artículo a fin de que muestre una cantidad igual a cero, tienes que hacer lo siguiente:

  1. Ajusta el artículo para que tenga una cantidad disponible igual a cero.
  2. Encuentra el valor total del ajuste de cantidad en la cuenta Merma de inventario.
  3. Crea un asiento del diario donde se debite el saldo líquido inicial y se acredite la merma de inventario.

Las siguientes secciones proporcionan los pasos detallados que intervienen en cada uno de estos procesos.

Una vez realizado el ajuste, puedes crear un nuevo artículo no incluido en el inventario. El nuevo artículo puede tener el mismo nombre que el artículo de inventario previo, pero será un artículo diferente, con su propio historial.

Consejo: Si introdujiste una existencia para un artículo del cual no tenías intenciones de realizar el seguimiento, puedes seguir los pasos que aparecen en esta sección para corregir el error y quitar dicha cantidad.

Ajustar un artículo

Para ajustar el artículo a fin de que refleje una existencia igual a cero, haz lo siguiente:

  1. Ve a Configuración ⚙ y selecciona Productos y servicios.
  2. Ubica el artículo que deseas actualizar.
  3. En el menú desplegable de la columna Acción, selecciona Editar.
  4. En el panel Información de producto/servicio, en la sección Existencias, junto a Ajustar, selecciona el enlace Cantidad.
  5. En la ventana Ajuste de cantidad de inventario de la columna Nueva cant., introduce 0.
  6. Selecciona Guardar y cerrar.

La cantidad se ajustará a cero. El próximo paso es tomar nota del valor total de los artículos ajustados.

Identificar el valor total de los artículos ajustados

Para encontrar el valor total del ajuste de cantidad en la cuenta Merma de inventario, haz lo siguiente:

  1. Ve a Configuración ⚙ y, luego, selecciona Plan de cuentas.
  2. En Plan de cuentas, ubica la cuenta Merma de inventario.
  3. Desde el menú desplegable de la columna Acción, selecciona Ejecutar reporte.
  4. Anota el valor del ajuste en la columna Cantidad para el artículo que aparece en el reporte.

Una vez que tomaste nota de este valor, el paso siguiente es crear un asiento del diario para registrarlo.

Crear un asiento del diario para registrar el valor

Para crear un asiento del diario donde se debite el saldo líquido inicial y se acredite la merma de inventario, haz lo siguiente:

  1. Selecciona el botón + Nuevo.
  2. Selecciona Asiento del diario.
  3. En la primera línea, selecciona Saldo líquido inicial en la lista desplegable de la columna Cuenta.
  4. En la columna Débito, introduce el valor que anotaste anteriormente para realizar el ajuste.
  5. En la línea siguiente, selecciona Merma de inventario en la lista desplegable de la columna Cuenta.
  6. Introduce el valor que anotaste anteriormente para el ajuste en la columna Créditos.
  7. Selecciona Guardar y cerrar.

Ahora puedes crear un artículo no incluido en el inventario para este producto o servicio.

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