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Facturar gastos de proyecto a los clientes

Aprende cómo crear facturas a clientes a partir de gastos de proyectos en QuickBooks Online Plus.

Una vez que configures la función Proyectos, podrás facturar gastos específicos relacionados con proyectos (incluidas las hojas de horas) a tus clientes. Puedes seguir estos pasos para cobrar a los clientes por tiempo y materiales o un arancel fijo.

Paso 1: decide cómo cobrarás por los proyectos.

Si cobras por tiempo y materiales, en general facturarás a tus clientes gastos de proyecto específicos y horas trabajadas. Tendrás que establecer los gastos y las hojas de horas de los proyectos como facturables para poder agregarlos a las facturas a clientes.

Si cobras un arancel fijo, normalmente no facturarás gastos de proyecto específicos. En lugar de ello, enviarás a los clientes un presupuesto por todo el proyecto. Puedes convertir un presupuesto en una factura a clientes cuando comienza el proyecto.

Sin embargo, puede ocurrir que en algunas ocasiones tengas que cobrar por gastos de proyecto específicos. Un ejemplo común es cuando los clientes piden un trabajo adicional fuera del plan de proyecto original.

Paso 2: activa los gastos facturables.

Si aún no lo hiciste, activa los gastos facturables.

  1. Selecciona Configuración ⚙ y, luego, Cuenta y configuración.
  2. Selecciona la pestaña Gastos.
  3. Desplázate hasta la sección Facturas de proveedores y gastos y selecciónala para expandirla.
  4. Activa la casilla Hacer que los gastos y los artículos sean facturables.
  5. Selecciona Guardar y cierra la configuración.

Ahora puedes hacer que cualquier gasto u hoja de horas en QuickBooks sea facturable.

Paso 3: haz que los gastos de proyecto sean facturables.

Ve a la pestaña Proyectos y abre tu proyecto.

Gastos de proyecto

  1. Selecciona la Agregar a proyecto y, a continuación, Gasto.
  2. Agrega los gastos al formulario.
  3. Activa la casilla Facturable junto a cada artículo.
  4. Selecciona el proyecto en el menú desplegable Cliente/Proyecto (es diferente al acreedor del gasto).

Hojas de horas de proyecto

  1. Seleccionar Crear ⨁, luego Hoja de horas semanal.
  2. Selecciona el trabajador y las fechas en los menús desplegables.
  3. Selecciona el proyecto en el menú desplegable Elegir un cliente o proyecto. Esto conectará la hoja de horas al proyecto.
  4. Completa la hoja de horas.
  5. Activa la casilla Facturable (/hora) junto a cada actividad.
  6. Introduce la tasa facturable según sea necesario (el precio que cobras al cliente).

Paso 4: factura a tu cliente los gastos facturables.

Ahora que hiciste que todos los gastos de proyecto y las hojas de horas sean facturables, regresa a la pestaña Información general del proyecto.

  1. Selecciona el botón Agregar a proyecto, luego selecciona Factura a clientes.
  2. Selecciona el cliente al que deseas facturar en el menú desplegable Cliente.
  3. Los gastos facturables y las hojas de horas aparecerán en el panel Agregar a la factura a clientes. Agrega a la factura a clientes todos los gastos u horas facturables que desees.
  4. Completa la factura y envíala a tu cliente.

Si deseas enviar gastos u hojas de horas individuales como una factura a clientes:

  1. Ve a tu proyecto.
  2. Ve a la pestaña Transacciones.
  3. Busca el gasto o la hoja de horas facturable en la lista.
  4. En la columna Acción, selecciona Crear factura a clientes.
  5. Completa la factura y envíala a tu cliente.

Si sigues estos pasos, QuickBooks conectará automáticamente el gasto facturable y la factura a clientes con tu proyecto.

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