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Cómo registrar y efectuar depósitos bancarios en QuickBooks Online

Aprende cómo combinar varias transacciones en un solo registro para que QuickBooks coincida con tus depósitos bancarios reales.

Cuando depositas dinero en el banco, con frecuencia depositas pagos de varias fuentes, todo a la vez. Si registras cada pago en QuickBooks de forma individual, no coincidirán con el depósito. Eso ocurre porque el banco suele registrar todos los pagos que depositaste como un único registro con un total.

Pero no te preocupes, QuickBooks tiene una forma especial de combinar todo para que tus registros coincidan con el total real del depósito bancario. Coloca las transacciones que deseas combinar en la cuenta Fondos sin depositar. Luego, registra un depósito bancario para combinarlas. Así es como se realiza el seguimiento de los depósitos bancarios en QuickBooks.

O bien depósitos de banco en QuickBooks primero.

Paso 1: colocar las transacciones en la cuenta Fondos sin depositar.

Si aún no lo hiciste, coloca los pagos de facturas a clientes y recibos de ventas que deseas combinar en la cuenta Fondos sin depositar. Esta cuenta retiene las transacciones antes de que registres un depósito.

Paso 2: registrar un depósito bancario en QuickBooks para combinar pagos.

Cada depósito bancario crea un registro separado. Realiza un depósito por vez para cada uno de tus comprobantes de depósito.

  1. Selecciona Crear ⨁.
  2. Selecciona Depósito bancario.
  3. En el menú desplegable ▼ Cuenta, elige la cuenta en la que deseas depositar el dinero.
  4. Activa la casilla de cada pago que deseas combinar. Asegúrate de que el total del depósito y los pagos seleccionados coincidan con el comprobante de depósito. Usa el comprobante de depósito como referencia. Recuerda seleccionar solo los pagos que necesites para cada depósito.
  5. Selecciona Guardar y cerrar o Guardar y crear nuevo.
Importante: Todas las transacciones que se encuentran actualmente en la cuenta Fondos sin depositar aparecen en la ventana Depósito bancario. Si no ves la transacción que necesitas agregar, colócala en la cuenta Fondos sin depositar.

Algunos bancos agregan cargos por servicios y por procesamiento. No es necesario editar las transacciones originales en QuickBooks. En lugar de ello, puedes agregar el cargo en la ventana Depósito bancario:

  1. Desplázate hacia abajo hasta la sección “Agregar fondos a este depósito”.
  2. Introduce el cargo como un artículo.
  3. Selecciona quién cobra el cargo (por ejemplo, el banco). Luego, selecciona Cargos bancarios en el menú desplegable ▼ Cuenta.
  4. Introduce el monto del cargo como un número negativo. Por ejemplo, si el cargo fue de MX$0,50, introduce -0,50.
  5. Revisa el total del depósito junto con el cargo bancario.
  6. Selecciona Guardar y cerrar o Guardar y crear nuevo.
Consejo: Si no tienes una cuenta de cargos bancarios, así es como puedes crear una:
  1. En el menú desplegable Cuenta, selecciona + Agregar nueva.
  2. En la ventana de creación de cuentas, selecciona Gastos como tipo de cuenta y Cargos bancarios como tipo de detalle.
  3. Asigna a la cuenta un nombre simple, por ejemplo, “Aranceles bancarios”.

Próximos pasos: administrar tus depósitos

Revisar depósitos bancarios anteriores

Para ver depósitos anteriores y las transacciones que combinaste, haz lo siguiente:

  1. Ve al menú Reportes.
  2. Desplázate hacia abajo hasta la sección “Ventas y clientes”.
  3. Selecciona el reporte Detalle de depósitos.

El reporte enumera todos los depósitos bancarios que se completaron. Si deseas obtener más detalles, puedes seleccionar depósitos en particular.

Eliminar un pago de un depósito bancario

Si deseas eliminar un pago específico de un depósito:

  1. Ve al menú Ventas y, luego, selecciona la pestaña Todas las ventas.
  2. Busca y abre el pago que deseas eliminar. El estado aparecerá como “Cerrado”.
  3. Selecciona el enlace azul de la fecha cerca del nombre del cliente. Se abrirá el depósito bancario.
  4. Desactiva la casilla del pago que deseas eliminar.
  5. Selecciona Guardar y crear nuevo o Guardar y cerrar.

El pago volverá a la ventana Depósito bancario. Puedes agregarlo a otro depósito.

Eliminar un depósito bancario

Si necesitas empezar desde cero y eliminar un depósito bancario completo:

  1. Ve al menú Contabilidad.
  2. Selecciona Plan de cuentas.
  3. Busca la cuenta bancaria que retiene el depósito.
  4. Luego, selecciona Historial de la cuenta.
  5. Busca el depósito y selecciónalo para obtener más detalles.
  6. Selecciona Eliminar.

Todos los pagos del depósito volverán a la ventana Depósito bancario. Puedes empezar desde cero y crear un depósito totalmente nuevo.

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