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Corregir problemas de saldo inicial si conciliaste la cuenta anteriormente en QuickBooks Online

Aprende cómo revisar el saldo inicial si ya conciliaste la cuenta anteriormente.

Cada vez que concilias una cuenta, tienes un saldo inicial en QuickBooks. Este el monto que hay en la cuenta en el primer día del período que estás revisando. Piensa en ello como un control. Te permite saber si estás empezando con números exactos.

Este saldo inicial debe coincidir con el saldo inicial y la fecha que figuran en los estados bancarios. Si no coincide, no te preocupes. QuickBooks te avisará si debes cambiar algo. Estos son los pasos para corregir problemas de saldo inicial de modo que puedas comenzar la conciliación.

¿Eres nuevo en la función Conciliación? Comienza con nuestra guía de conciliación.
  • Alguien editó, eliminó, movió o no concilió una transacción de una conciliación anterior. Esto modifica el saldo final e impacta en el saldo inicial de la próxima conciliación.
  • Alguien concilió manualmente una transacción. No aparecerá para revisión ni se puede agregar a futuras conciliaciones.

Paso 1: revisar el saldo de apertura original

El saldo de apertura es el punto de partida para una cuenta. Si es incorrecto, afecta a todas las conciliaciones.

Asegúrate de que el saldo de apertura sea correcto. Hazlo antes de revisar el saldo inicial.

Luego, continúa con el Paso 2.

Paso 2: verificar el estado bancario

Asegúrate de que concilias la cuenta correcta con el mes que corresponda.

  1. Ve al menú Contabilidad.
  2. Selecciona Conciliar.
  3. Revisa la cuenta que seleccionaste en el menú desplegable Cuenta.

Si tienes varias cuentas en el mismo banco, o más de una cuenta del mismo tipo en QuickBooks, asegúrate de que concilias la cuenta correcta.

Luego, continúa con el Paso 3.

Paso 3: emparejar y clasificar las transacciones descargadas

Si la cuenta está conectada a la banca en línea, empareja y clasifica todas las transacciones descargadas antes de comenzar la conciliación. Dejar transacciones sin revisar afectará el saldo de apertura.

Si la cuenta no está conectada, avanza al Paso 4.

Paso 4: revisar los reportes de discrepancias

Si alguien realiza un cambio que afecta el saldo inicial, te aparecerá un mensaje cuando comiences la conciliación. Sigue el enlace para abrir el reporte de discrepancias. Úsalo para decidir si tienes que hacer cambios y cómo.

  1. Selecciona Podemos ayudarte a corregirlo para abrir el reporte de discrepancias.
  2. Revisa el reporte de discrepancias. Antes de editar cualquiera de las transacciones que contiene, habla con las personas que hicieron los cambios, porque es posible que sean intencionales.
  3. Una vez que sepas que puedes hacer correcciones, edita cada transacción del reporte una por una.
  4. Selecciona Ver para que se muestre el historial de cambios realizados a la transacción.
  5. Revisa la columna Tipo de cambio. Te indica qué se modificó. 
  6. Cuando estés listo para comenzar a editar, selecciona la transacción para expandir la vista.
  7. Haz las ediciones en función del mensaje que aparece en la columna Tipo de cambio:

Alguien editó una transacción conciliada o la movió a otra cuenta. Para corregir esto, sigue estos pasos:

  1. Selecciona la transacción para expandir la vista.
  2. Selecciona Editar para abrir el formulario.
  3. Ajusta el total o cambia la cuenta, según sea necesario.
  4. Selecciona Guardar y cerrar.

Alguien no concilió la transacción. Para volver a conciliarla:

  1. Selecciona la transacción para expandir la vista.
  2. Selecciona el recuadro en la columna con la marca de verificación hasta que aparezca una R. Esto concilia la transacción. 
  3. Selecciona Guardar.

Alguien agregó accidentalmente esta transacción a una conciliación pasada. Para eliminarla y poder agregarla a tu próxima conciliación:

  1. Selecciona la transacción para expandir la vista.
  2. Selecciona el recuadro en la columna con la marca de verificación hasta que quede en blanco o aparezca una C. Esto elimina la transacción de la conciliación.
  3. Selecciona Guardar.

Alguien eliminó una transacción conciliada. Si fue accidentalmente, vuelve a crear la transacción tal como aparece en el reporte de discrepancias.

  1. Selecciona Nuevo.
  2. Selecciona un formulario (factura a clientes, recibo de ventas, gasto, etc.). Completa el formulario y selecciona Guardar y cerrar.
  3. Cuando termines, ve al menú Contabilidad. A continuación, selecciona Plan de cuentas.
  4. Busca la transacción y selecciónala para expandir la vista.
  5. Selecciona el recuadro en la columna con la marca de verificación hasta que aparezca una R. Esto concilia la transacción.
  6. Selecciona Guardar. Si vuelve a aparecer una alerta la próxima vez que realices una conciliación, abre el reporte de discrepancias. Es posible que la transacción eliminada aún esté en la lista, pero la diferencia tiene que ser MX$0. Esto no afectará la conciliación.

Una vez que hagas los cambios, el campo Diferencia de discrepancia total en el reporte debe ser MX$0. El saldo inicial en QuickBooks debe coincidir con el saldo inicial del estado bancario.

Selecciona Reanudar conciliación para continuar conciliando.

Próximos pasos: volver a comenzar la conciliación

Una vez que sepas que el saldo de apertura es correcto, puedes volver a comenzar la conciliación. Si tienes problemas durante la conciliación, esto es lo que debes hacer para revisar el saldo final.

Si seguiste todos los pasos de nuestra guía de conciliación pero aún tienes dudas, conéctate con tu contador. Él puede ayudarte a que tu conciliación se vuelva a encaminar.

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