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Emparejar y clasificar transacciones bancarias en QuickBooks Online

Aprende cómo revisar transacciones bancarias y de tarjeta de crédito después de descargarlas en QuickBooks Online.

Una vez que conectas tus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito, QuickBooks descarga automáticamente las transacciones recientes. Luego, te muestra si coinciden con algún registro que ya hayas introducido en QuickBooks. Y, si no encuentra ninguna coincidencia, QuickBooks inicia un registro nuevo por ti.

Lo único que tienes que hacer es aprobar la coincidencia o seleccionar Agregar para crear un registro nuevo. Aquí te mostramos cómo comenzar.

Paso 1: descargar transacciones bancarias y de tarjetas de crédito

QuickBooks descarga automáticamente las últimas transacciones disponibles cada noche, alrededor de las 10:00 p. m. (horario del Pacífico). En la mayoría de los bancos, las transacciones suelen estar disponibles para que QuickBooks las descargue el día posterior a su publicación en el sitio web de tu banco. Algunas transacciones pueden tardar un poco más, según el banco.

También puedes hacer una actualización manual para obtener las transacciones más recientemente disponibles:

  1. Ir a Banca menú o Transacciones menú.
  2. Seleccionar Actualizar. Esto actualiza todas tus cuentas bancarias y de tarjeta de crédito. Si ves un mensaje solicitando una autenticación adicional, sigue las instrucciones en pantalla. No todos los bancos requieren esto, pero algunos lo hacen para dar mayor tranquilidad.

Esto es lo que tienes que hacer si tienes problemas para descargar transacciones.

Paso 2: revisar las transacciones bancarias descargadas

  1. Ir a Banca menú o Transacciones menú.
  2. Selecciona el mosaico azul para la cuenta que deseas revisar.
  3. Selecciona la Para revisión pestaña para comenzar la revisión.

QuickBooks envía las transacciones bancarias descargadas a la pestaña Para revisión. A veces, esto se denomina “fuente bancaria”.

Revisa todas las transacciones, una por una. Para cada transacción descargada, tendrás la opción de emparejar, agregar o ver varias coincidencias.

Sigue los pasos que se indican en la sección cuando veas estas opciones:

Combinación significa que QuickBooks emparejó la transacción descargada con una que ya introdujiste. Esta acción evita que haya duplicados. Lo único que tienes que hacer es asegurarte de que la vinculación sea correcta.

  1. Selecciona la transacción para expandir la vista. 
  2. Revisa el Registros encontrados. Estas transacciones son las que ya has introducido en QuickBooks.
  3. Selecciona el vínculo junto a cada registro para obtener más detalles.
  4. Revisa el Depósito a campo en los formularios. La transacción que se encuentra en QuickBooks ya está incluida en la cuenta detallada.
  5. Cuando termines, selecciona Combinación.

QuickBooks ahora sabe que el registro del banco es el mismo que ya introdujiste y no creará un duplicado. El trabajo ya está listo.

Agregar significa que QuickBooks no encontró una transacción emparejada. En lugar de emparejar, QuickBooks iniciará una transacción completamente nueva a partir de información del banco.

  1. Selecciona la transacción para expandir la vista. 
  2. Revisa la categoría de cuenta recomendada. Se trata de la cuenta en la que QuickBooks desea clasificar la transacción. Por ejemplo, ves un gasto de combustible para el vehículo del negocio. QuickBooks puede sugerir clasificarlo como Gastos de viaje. Pero tú puedes cambiar la categoría y colocarlo en otra cuenta siempre que así lo consideres, según el seguimiento que realices de la información.
  3. Realiza los cambios en el beneficiario y en la categoría antes de seleccionar Agregar.
  4. Cuando todo se vea bien, selecciona Agregar para registrar la transacción.
Nota: QuickBooks a veces recomienda clasificar las transacciones en las cuentas Ingresos sin clasificar o Gastos sin clasificar. Estas son cuentas temporales. Si puedes, coloca las transacciones directamente en una cuenta específica de ingresos o gastos. Si lo necesitas, crea una cuenta nueva en el plan de cuentas.

Ver significa que QuickBooks encontró más de una posible coincidencia. Lo único que tienes que hacer es seleccionar la correcta.

  1. Seleccionar Ver de la columna Acción.
  2. Revisa los “registros encontrados” en QuickBooks.
  3. Selecciona los enlaces junto a cada registro para obtener más detalles.
  4. Compara las posibles coincidencias.
  5. Selecciona la coincidencia correcta y, luego, Combinación.

Paso 3: revisar las transacciones luego de haberlas emparejado o agregado

Luego de emparejarlas o agregarlas, las transacciones descargadas se registran en tus cuentas en QuickBooks. El registro revisado de su banco va al Revisado pestaña.

Haz una breve revisión después de haber emparejado o agregado algunas transacciones en caso de que necesites realizar cambios:

  1. Ir a Banca menú o Transacciones menú.
  2. Selecciona el mosaico azul para la cuenta que deseas revisar.
  3. Ir a Revisado pestaña.
  4. Selecciona el vínculo en la columna Agregado o Emparejado para revisar la transacción. En particular, revisa el campo "Depositar en". Esta es la cuenta en la que QuickBooks clasificó la transacción.
  5. Agrega la información adicional que necesites.

Si tienes que volver a clasificar una transacción y moverla a una cuenta diferente, seleccionar Deshacer. Esto envía la transacción a la Para revisión pestaña.

Realiza los cambios antes de hacer las conciliaciones mensuales.

Para un mejor seguimiento, puedes dividir transacciones, como un gasto grande de viaje del negocio, entre varias cuentas.

  1. Comienza en Para revisión pestaña.
  2. Selecciona la transacción para expandir la vista.
  3. Si la transacción seleccionada está en Emparejar, cámbiala a Agregar.
  4. Selecciona Dividir junto al botón Agregar. Esto abre la ventana Dividir transacción.
  5. Selecciona las categorías (cuentas) en las que quieres dividir la transacción.
  6. Introduce un monto para cada fracción.
  7. Agrega el beneficiario y el cliente para cada fracción.
  8. Selecciona Guardar y agregar.

Puedes excluir transacciones personales o duplicadas para mantener la precisión de las cuentas.

  1. Ir a Para revisión pestaña.
  2. Marca la casilla de verificación junto a cada transacción que deseas excluir.
  3. Selecciona el menú desplegable Acciones en lote y, luego, selecciona Excluir seleccionados.

Las transacciones excluidas se mueven a la pestaña Excluido. No se agregarán a QuickBooks ni se volverán a descargar.

Resolver transacciones bancarias

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