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Importar transacciones bancarias usando archivos CSV de Excel

Puedes importar transacciones bancarias a QuickBooks Online usando archivos CSV (valores separados por coma) de Excel.

Formato de la plantilla CSV

QuickBooks Online puede importar archivos CSV que usen un formato de tres o de cuatro columnas.

Tres columnas

La plantilla de tres columnas tiene las columnas Fecha, Descripción de la transacción y Monto de la transacción.

A B C
1 Fecha Descripción Monto
2 1/1/2018 Ejemplo de un pago -100.00
3 1/1/2018 Ejemplo de un depósito 200.00

Cuatro columnas

La plantilla de cuatro columnas tiene las columnas Fecha, Descripción, Crédito y Débito.

A B C D
1 Fecha Descripción Crédito Débito
2 1/1/2018 Ejemplo de un pago 100.00
3 1/1/2018 Ejemplo de un depósito 200.00

Estas son las únicas columnas que QuickBooks Online puede importar.

Después de la importación, puedes introducir cualquier otra información, por ejemplo, la categoría y el beneficiario de una transacción, en la pestaña Para revisión de la página Banca. QuickBooks Online introducirá información automáticamente si configuraste reglas bancarias o si QuickBooks Online reconoce las descripciones de tus transacciones.

Cada banco le da un formato diferente a sus archivos CSV, por lo que es posible que no se puedan importar los archivos CSV de todas las instituciones financieras.

Si tu banco no admite archivos CSV pero ofrece Quicken (QFX), QuickBooks Online (QBO), o Microsoft Money (OFX), puedes intentar importar tus datos y, luego, cargar más de 90 días de transacciones bancarias a través de Web Connect.

Cómo darle formato a los archivos CSV para su importación

Para importar correctamente tus transacciones bancarias, tus archivos CSV deben tener el formato correcto. Si intentas cargar un archivo de formato incorrecto, recibirás un mensaje de error.

Estas son algunas restricciones de formato para los archivos CSV:

  • No se permiten caracteres especiales
    • (caracteres como, por ejemplo, #, % y &) en ninguna parte del archivo.
    • No se pueden usar paréntesis ( ) para los montos negativos: (234) debe escribirse -234.
    • No se permiten los símbolos de divisa: MX$234 debe escribirse 234.
    • No se pueden usar comas para separar miles (2,111 debe escribirse 2111).

  • Elimina los ceros (0) del archivo y deja esas celdas en blanco.
  • Corrige las transacciones que muestran un número en la columna Descripción.
  • Elimina la palabra “monto” si aparece en el nombre de la columna Crédito o Débito (Monto de crédito y Monto de débito son incorrectos).
  • Los usuarios de MAC deben guardar el archivo como archivo CSV de Windows.
  • Corrige y unifica el formato de fecha a un solo formato (por ejemplo, dd/mm/aaaa).
  • Algunos bancos indican el día de la semana y lo incluyen en la columna Fecha (por ejemplo, ma. 20/11/2018), pero no se admite este formato. Para corregirlo, divide la fecha y el día de la semana en dos columnas separadas:
    1. Resalta la columna que contiene la fecha.
    2. Ve a Datos y, luego, selecciona Texto en columnas.
    3. Sigue el Asistente para convertir texto en columnas, y elige las siguientes opciones:
      • Tipo de datos originales: Delimitado
      • Delimitadores: Espacio
      • Formato de datos de la columna: General
    4. Selecciona Finalizar.

Archivos CSV para cuentas de tarjetas de crédito

Los archivos CSV para cuentas de tarjetas de crédito pueden mostrar transacciones en sentido inverso. Por ejemplo, los depósitos pueden aparecer como montos negativos, porque al pagar la tarjeta de crédito se reduce tu saldo.

Para asegurarte de que las transacciones con tarjeta de crédito ingresen correctamente al archivo de tu empresa, asegúrate de seleccionar una cuenta de tarjeta de crédito correspondiente (no una cuenta bancaria) en QuickBooks Online.

Importar transacciones desde un archivo CSV

Para importar transacciones desde un archivo CSV:

  1. Ve al menú Banca y selecciona Banca.
  2. Selecciona Carga de archivo. Si no has conectado ninguna cuenta, puedes seleccionar Cargar transacciones manualmente. También puedes comenzar la carga desde la página Importar datos (selecciona Configuración ⚙; en Herramientas, selecciona Importar datos y, luego, selecciona Datos bancarios).
  3. Selecciona Examinar y elige el archivo que descargaste del banco. Si aún no descargaste tu archivo CSV, sigue las instrucciones en pantalla en la ventana Cargar archivo para descargar tus transacciones y, luego, selecciona el archivo que descargaste.
  4. Selecciona Siguiente.
  5. En la lista desplegable Cuenta de QuickBooks, selecciona la cuenta bancaria o de tarjeta de crédito correspondiente y, luego, Siguiente.
  6. Asigna los campos del extracto de acuerdo con el formato de tu archivo CSV y selecciona Siguiente.
  7. Activa las casillas de verificación de las transacciones que deseas importar y, a continuación, selecciona Siguiente.
  8. Cuando se te pregunte si deseas realizar la importación ahora, selecciona .
  9. Selecciona ¡Vamos! cuando aparezca el aviso de finalización de la importación.

Una vez finalizada la importación, se te dirigirá a la ventana Banca; allí, las transacciones que importaste se mostrarán en la pestaña Para revisión. Puedes revisar, agregar o vincular cada transacción.

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