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Configurar y usar presupuestos

Aprende cómo configurar y usar presupuestos en QuickBooks Online.

¿Quieres agregar un presupuesto a una factura a clientes? Te explicamos cómo funcionan y cómo aplicarlos a las facturas a clientes.

Crea un presupuesto cuando desees proporcionar a tu cliente una cotización, una oferta o una propuesta de trabajo que planees realizar. El formulario de presupuestos se asemeja al de una factura a clientes, pero tiene un propósito diferente: ayudarte a iniciar las negociaciones con el cliente.

Después de haber hecho el trabajo o brindado el servicio y cuando ya estés listo para facturar a tu cliente, podrás agregar datos del presupuesto a la factura, lo que elimina la necesidad de volver a introducir la información.

  1. Selecciona el botón + Nuevo.
  2. En Clientes, selecciona Presupuesto.
  3. Selecciona un cliente. Elige un estado del menú desplegable en el nombre del cliente (opcional).
  4. Verifica la  fecha del presupuesto y, a continuación, introduce la fecha de caducidad (opcional).
  5. Introducir Producto / Servicio, Descripción, Cant., Tasa, MontoImpuestoMensaje (opcional), y Descuento (opcional).
  6. Selecciona Guardar.

Aunque el presupuesto es muy similar a una factura a clientes y puedes imprimirlo o enviarlo por correo electrónico, no se trata de una transacción real. Los cargos de un presupuesto no aparecerán en el centro de clientes ni se contabilizarán en una cuenta de ventas hasta que agregues el presupuesto a una factura a clientes y la guardes.

Para agregar el presupuesto a una nueva factura a clientes, primero, ubica el presupuesto que creaste. Luego, agrégalo a la factura a clientes. Nota: Solo los presupuestos con el estado Pendiente o Aceptado se pueden agregar a una factura a clientes.

  1. Selecciona Ventas y, luego, selecciona Clientes.
  2. En el Money Bar (barra de varios colores), seleccione Presupuesto.
  3. Encuentra un presupuesto que quieras facturar.
  4. En la columna Acción, selecciona Iniciar factura.
  5. Selecciona Agregar para todos los presupuestos enumerados que quieras facturar.
  6. Revisa la información extraída del presupuesto y, de ser necesario, edítala.
  7. Guarda la factura.

Hay dos motivos por los que quizá no puedas agregar tu presupuesto a una factura a clientes:

Motivo 1: seleccionaste un cliente diferente al que elegiste cuando creaste originalmente la factura a clientes.

Busca una lista de presupuestos.

  1. Ve a Reportes.
  2. En el cuadro de búsqueda, introduce Presupuestos por cliente.
  3. Edita el rango de fechas y el modo de agrupación y, a continuación, selecciona Ejecutar reporte.
  4. Cuando ubiques el presupuesto en cuestión, fíjate si el nombre del cliente coincide con el que elegiste al tratar de crear una factura a clientes.
  5. Si el presupuesto en cuestión no muestra el nombre de cliente correcto, selecciónalo y cambia el nombre del cliente.
  6. Selecciona Guardar.

Si, al intentar crear la factura a clientes, el nombre que figura en el presupuesto es correcto, continúa leyendo los demás motivos que se explican a continuación.

Motivo 2: en el presupuesto, es posible que la sección Estado no tenga el estado correcto seleccionado.

  1. Ubica el presupuesto que creaste previamente.
  2. En la esquina superior izquierda del presupuesto, asegúrate de que el campo Estado del presupuesto esté definido de acuerdo con la configuración de tu copia (Aceptado o Pendiente).
  3. Si cambia el estado, seleccione Guardar] / condicional].

En QuickBooks Online, los presupuestos no se diseñaron para agregarlos a más de una factura a clientes. Sin embargo, tenemos una solución que puede ser útil. Esto es lo que debes hacer:

  1. Ve a Ventas, luego selecciona Todas las ventas.
  2. Busca y selecciona el presupuesto deseado.
  3. Cambia el campo Estado del presupuesto de Cerrado a Aceptado. En Acción, selecciona el menú desplegable ▼ y elige Actualizar estado.
    • En la pantalla Presupuesto, ve a la sección Estado.
    • Selecciona Aceptado desde la flecha desplegable de Estado.
    • Cuando veas el mensaje La transacción que intentas editar está vinculada a otras. ¿Estás seguro de que deseas modificarla?, selecciona . Esto desconectará el vínculo a la factura a clientes en la que se ha incluido este presupuesto. La factura permanecerá intacta, pero el vínculo del presupuesto desaparecerá.
    • Selecciona Guardar.
  4. Agrega el presupuesto a una nueva factura a clientes.

Para ver el estado de tu presupuesto y si se aplicó a una factura a clientes, usa el reporte Presupuestos por cliente.

  1. Ve a Reportes.
  2. En el cuadro de búsqueda, introduce Presupuestos por cliente.
  3. Selecciona el rango de fechas y, a continuación, Ejecutar reporte. (Nota: Para personalizar aún más el reporte, selecciona Personalizar).

Este reporte te proporcionará el nombre del cliente, el número de presupuesto, el estado y un número de factura a clientes, si se aplicó a alguna.

  1. Ve a Ventas y selecciona Clientes.
  2. Selecciona Presupuestos desde la barra de dinero.
  3. En la columna Abrir presupuestos , selecciona el (los) presupuesto(s) para dirigirte a él (ellos).
  4. Selecciona el presupuesto para que aparezca en pantalla.
  5. Selecciona Más y, a continuación, Eliminar.
  6. Cuando veas el mensaje ¿Estás seguro de que deseas eliminar este presupuesto?, selecciona .

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