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Traspasar tu plan de cuentas a QuickBooks Online n

Aprende cómo importar tu plan de cuentas a QuickBooks Online.

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QuickBooks usa su plan de cuentas para organizar toda su contabilidad. Cuando configuras tu empresa, QuickBooks personaliza tu plan contable.

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Usa una hoja de cálculo para importar tus cuentas y omitir la entrada manual. Te mostraremos cómo hacerlo.

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Consejo: El mejor momento para importar las cuentas es cuando aún estás configurando la empresa en QuickBooks. Sin embargo, si no tienes un montón de cuentas que agregar, en cambio puedes crear cuentas nuevas.

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Paso 1: Preparar la hoja de cálculo

Puedes importar el plan de cuentas mediante una hoja de cálculo en formato de archivo de Excel o CSV. Esto es lo que tienes que hacer para prepararla antes de cargarla en QuickBooks.

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  1. Abre la hoja de cálculo de cuentas existente o crea una. También puedes exportar el plan de cuentas de otra empresa de QuickBooks.
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  3. Asegúrate de tener estas columnas en la hoja de cálculo: n
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    • Nombre de cuenta
    • n
    • Tipo de cuenta
    • n
    • Tipo de detalles
    • n
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    Consejo: Si eres nuevo con los tipos y los tipos de detalles en QuickBooks, no hay problema con que estos campos queden en blanco por el momento. Puedes agregarlos más tarde.

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  5. Si organizar tus cuentas por números, agrega una columna Número de cuenta. Omite esto si no usas números de cuenta.
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  7. Si tienes una cuenta secundaria, agrégala en la columna Nombre de cuenta en este formato: Cuenta principal: cuenta secundaria. Por ejemplo, Servicios: Gas. n

    Nota: Consulta nuestra hoja de cálculo de muestra a continuación para ver otros ejemplos de cómo especificar cuentas secundarias en el formato indicado.

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  9. Una vez que todo esté listo, guarda la hoja de cálculo en formato de Excel o CSV.
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Así es cómo tiene que quedar la hoja de cálculo. Si necesitas más ejemplos, también puedes descargar nuestra hoja de cálculo de muestra.

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 Número de cuenta Nombre de cuenta TipoTipo de detalles
 112720Cuenta de cheques: Bank of America BancoCheques
Mercado monetario - First National Bank BancoMercado monetario
 63200Servicios: Gas Gastos Servicios
 68100Servicios: Teléfono GastosServicios
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Paso 2: Cargar la hoja de cálculo

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  1. Inicia sesión en tu empresa de QuickBooks Online.
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  3. Ve a Configuración ⚙ y, luego, selecciona Importar datos.
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  5. Selecciona Plan de cuentas.
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  7. Selecciona Examinar. Luego, busca la hoja de cálculo que guardaste y selecciónala.
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  9. Selecciona Siguiente.
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Paso 3: Vincular tus campos con los campos de QuickBooks

Cuando cargues la hoja de cálculo, asegúrate de que las cuentas se importen correctamente.

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  1. Selecciona cada icono de flecha pequeña ▼ en la columna Tu campo. A continuación, empareja las columnas de tu hoja de cálculo con estos campos de QuickBooks: n
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    • Tipo de detalles
    • n
    • Nombre de cuenta
    • n
    • Número de cuenta
    • n
    • Tipo
    • n
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    Consejo: Selecciona Sin coincidencia si tienes algún campo (excepto Nombre de cuenta) que no tenga una columna coincidente en la hoja de cálculo. Por ejemplo, si no tienes una columna para los números de cuenta.

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  3. Selecciona Siguiente.
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Paso 4: Importar el plan de cuentas

Ya casi terminas. Simplemente revisa todo una última vez antes de guardar las cuentas.

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  1. Si aún no lo has hecho, asegúrate de agregar los tipos y los tipos de detalles. n

    Consejo: Primero concéntrate en que los tipos de cuenta sean correctos. Luego, selecciona los tipos de detalle que se adaptan a las transacciones a las que deseas realizar un seguimiento.

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  3. Si ves algún campo resaltado en rojo, significa que tienes que corregir ese dato. Pasa el puntero sobre un campo destacado para ver qué es lo que tienes que corregir.
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  5. Anula la selección de las cuentas que no quieras guardar.
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  7. Una vez que todo esté correcto, selecciona Importar.
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QuickBooks te informa la cantidad de cuentas que se importó correctamente. Si alguna cuenta no se pudo importar, verás un mensaje que explica lo que puedes hacer.

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Para ver las cuentas importadas, ve a Configuración ⚙ y, luego, Plan de cuentas.

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Paso 5: Ingresar saldos iniciales de cuentas

Una vez que estén todas las cuentas en QuickBooks, ingresa los saldos iniciales de las cuentas bancarias, de tarjeta de crédito y demás.

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Consejo: Un saldo inicial es el punto de inicio de la cuenta que creas en QuickBooks. Resume todas las transacciones pasadas de la cuenta real hasta la fecha del saldo inicial. Considéralo como una instantánea del historial de cuenta.

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  1. Ve a Configuración ⚙ y, luego, selecciona Plan de cuentas.
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  3. Busca tu cuenta bancaria o de tarjeta de crédito.
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  5. Selecciona la flecha pequeña ▼ en la columna Acción y, luego, Editar.
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  7. Para la fecha de inicio, indícale a QuickBooks cuándo quieres que la cuenta comience a tener vigencia. Este dato marca el momento inicial.
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  9. Para el saldo, introduce el monto de la cuenta para la fecha de inicio que elegiste. Si necesitas ayuda, puedes obtener más información acerca de los saldos de apertura.
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  11. Una vez que hayas terminado, selecciona Guardar y cerrar.
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Próximos pasos: Descargar las transacciones en QuickBooks

Conecta tu banco o tarjeta de crédito para incorporar tus transacciones. Si te conectas, QuickBooks descarga y clasifica tus transacciones por ti. Lo único que tienes que hacer es revisarlas y aprobarlas.

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