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Traspasar tu plan de cuentas a QuickBooks Online

Aprende cómo importar tu plan de cuentas a QuickBooks Online.

QuickBooks usa tu plan de cuentas para organizar toda la contabilidad. Cuando configuras tu empresa, QuickBooks se ocupa de personalizar el plan de cuentas por ti.

Usa una hoja de cálculo para importar tus cuentas y omitir la entrada manual. Te mostraremos cómo hacerlo.

Consejo: el mejor momento para importar las cuentas es cuando aún estás configurando la empresa en QuickBooks. Sin embargo, si no tienes un montón de cuentas que agregar, en cambio puedes crear cuentas nuevas.

Paso 1: preparar la hoja de cálculo

Puedes importar el plan de cuentas mediante una hoja de cálculo en formato de archivo de Excel o CSV. Esto es lo que tienes que hacer para prepararla antes de cargarla en QuickBooks.

  1. Abre la hoja de cálculo de cuentas existente o crea una. También puedes exportar el plan de cuentas de otra empresa de QuickBooks.
  2. Asegúrate de que la hoja de cálculo tenga estas columnas:
    • Nombre de cuenta
    • Tipo de cuenta
    • Tipo de detalles

    Consejo: si eres nuevo con los tipos y los tipos de detalles en QuickBooks, no hay problema con que estos campos queden en blanco por el momento. Puedes agregarlos más tarde.

  3. Si organizas las cuentas por números, agrega una columna Número de cuenta. Omite esto si no usas números de cuenta.
  4. Si tienes una cuenta secundaria, agrégala en la columna Nombre de cuenta en este formato: Cuenta principal: cuenta secundaria. Por ejemplo, Servicios: Gas.

    Nota: consulta nuestra hoja de cálculo de muestra a continuación para ver otros ejemplos de cómo especificar cuentas secundarias en el formato indicado.

  5. Una vez que todo esté listo, guarda la hoja de cálculo en formato de Excel o CSV.

Así es cómo tiene que quedar la hoja de cálculo. Si necesitas más ejemplos, también puedes descargar nuestra hoja de cálculo de muestra.

 Número de cuenta  Nombre de cuenta  Tipo Tipo de detalles
 112720 Cuenta Corriente - Bank of America  Banco Corriente
Mercado monetario - First National Bank  Banco Mercado monetario
 63200 Servicios: Gas  Gastos  Servicios
 68100 Servicios: Teléfono  Gastos Servicios

Paso 2: cargar la hoja de cálculo

  1. Inicia sesión en tu empresa de QuickBooks Online.
  2. Ir a Configuraciones ⚙ y luego Importar datos.
  3. Selecciona Plan de cuentas.
  4. Selecciona Examinar. Luego, busca la hoja de cálculo que guardaste y selecciónala.
  5. Selecciona Siguiente.

Paso 3: vincular tus campos con los campos de QuickBooks

Cuando cargues la hoja de cálculo, asegúrate de que las cuentas se importen correctamente.

  1. Selecciona cada icono de flecha pequeña ▼ en la columna Tu campo. Luego, vincula las columnas de la hoja de cálculo con estos campos de QuickBooks:
    • Tipo de detalles
    • Nombre de cuenta
    • Número de cuenta
    • Tipo

    Consejo: selecciona Sin coincidencia si tienes algún campo (excepto Nombre de cuenta) que no tenga una columna coincidente en la hoja de cálculo. Por ejemplo, si no tienes una columna para los números de cuenta.

  2. Selecciona Siguiente.

Paso 4: importar el plan de cuentas

Ya casi terminas. Simplemente revisa todo una última vez antes de guardar las cuentas.

  1. Si aún no lo has hecho, asegúrate de agregar los tipos y los tipos de detalles.

    Consejo: primero concéntrate en que los tipos de cuenta sean correctos. Luego, selecciona los tipos de detalle que se adaptan a las transacciones a las que deseas dar seguimiento.

  2. Si ves algún campo resaltado en rojo, significa que tienes que corregir ese dato. Pasa el puntero sobre un campo destacado para ver qué es lo que tienes que corregir.
  3. Anula la selección de las cuentas que no quieras guardar.
  4. Una vez que todo esté correcto, selecciona Importar.

QuickBooks te informa la cantidad de cuentas que se importó correctamente. Si alguna cuenta no se pudo importar, verás un mensaje que explica lo que puedes hacer.

Para ver las cuentas importadas, ve a Configuraciones ⚙ y luego Plan de cuentas.

Paso 5: ingresar saldos iniciales de cuentas

Una vez que estén todas las cuentas en QuickBooks, ingresa los saldos iniciales de las cuentas bancarias, de tarjeta de crédito y demás.

Consejo: un saldo de apertura es el punto de inicio de la cuenta que creas en QuickBooks. Resume todas las transacciones pasadas en tu cuenta real hasta la fecha del saldo de apertura. Considéralo como una instantánea del historial de cuenta.

  1. Ir a Configuraciones ⚙ y luego Plan de cuentas.
  2. Busca tu cuenta bancaria o de tarjeta de crédito.
  3. Selecciona la flecha pequeña ▼ en la columna Acción y, luego, Editar.
  4. Para la fecha de inicio, indícale a QuickBooks cuándo quieres que la cuenta comience a tener vigencia. Este dato marca el momento inicial.
  5. Para el saldo, ingresa el monto de la cuenta para la fecha de inicio que elegiste. Si necesitas ayuda, puedes obtener más información acerca de los saldos de apertura.
  6. Una vez que hayas terminado, selecciona Guardar y cerrar.

Nota: Si ya se asignó una transacción a la cuenta, tendrás que registrar un asiento del diario para el saldo inicial.

Próximos pasos: descargar las transacciones en QuickBooks

Importa transacciones de tu banco o tarjeta de crédito para incorporar tus transacciones. Si las importas transacciones, QuickBooks las clasifica por ti. Lo único que tienes que hacer es revisarlas y aprobarlas.

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