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Crear, editar y administrar presupuestos

QuickBooks Online Plus  tiene una función de creación de presupuestos que ofrece una navegación muy sencilla. Los presupuestos te ayudan con la planificación a futuro, para que puedas estar al tanto de los ingresos y los gastos. Una vez configurado el presupuesto, usa el reporte Presupuesto vs. valores reales para ayudar a tomar decisiones informadas con respecto a tu negocio.

Puedes elaborar un presupuesto en cualquier momento, pero el final del año ofrece una excelente oportunidad para empezar a planificar para el año siguiente.

Nota: Para crear, editar, borrar o acceder a los presupuestos, debes ser un administrador con todos los derechos de acceso.

Establecer el primer mes del año financiero

Tu presupuesto comienza con el primer mes del año financiero, por lo tanto, te recomendamos verificar que la configuración del año financiero sea precisa.

Para verificar o cambiar la configuración del año financiero:

  1. Selecciona Configuración ⚙️.
  2. Selecciona Cuenta y configuración.
  3. Selecciona Opciones avanzadas.
  4. In the Accounting section, verify that the setting in the First month of fiscal year field is correct, or select the pencil  ✎ icon to change the setting.
  5. Selecciona Guardar.
  6. Selecciona Listo.

Una vez que hayas comprobado que el año financiero está configurado correctamente, el próximo paso es revisar los datos que planeas usar como base para el presupuesto y asegurarte de que sean exactos.

Revisar montos históricos

Puedes basar tu presupuesto en datos del año financiero actual o en montos del año financiero anterior. Si planeas usar datos históricos, te recomendamos ejecutar el reporte Detalles de beneficios y pérdidas para asegurarte de que, en el pasado, las transacciones se asignaron correctamente.

De forma predeterminada, el reporte muestra las transacciones creadas durante el año financiero actual hasta la fecha del día, pero puedes personalizar el reporte para mostrar los montos del año financiero anterior.

Para personalizar el reporte Detalles de beneficios y pérdidas:

  1. Selecciona Reportes.
  2. Ubica y abre el reporte Detalles de beneficios y pérdidas.
  3. En la lista desplegable Período de reporte, selecciona Último año financiero (o Último año si enero es el primer mes del año financiero) para usar los datos del año anterior. Si deseas usar los datos del año financiero actual, acepta la configuración predeterminada En lo que va del año.
  4. Selecciona Ejecutar reporte.

El reporte muestra los datos del año financiero que especificaste. Puedes usar este reporte para verificar que las transacciones que planeas usar como base para el presupuesto se asignaron correctamente.

Ahora que ya verificaste la información que usarás en el presupuesto, el próximo paso es crearlo.

Crear un presupuesto

Ahora puedes crear tu presupuesto. La función Presupuestos te proporciona una guía de ayuda para crear tu primer presupuesto.

Para crear un presupuesto:

  1. Selecciona Configuración ⚙️.
  2. En Herramientas, selecciona Presupuestar.
  3. Selecciona Agregar presupuesto.
  4. Introduce un nombre para el presupuesto en el campo Nombre.
  5. De la lista desplegable Año financiero, selecciona el año financiero para el presupuesto.
  6. Usa las opciones del menú desplegable Intervalo para especificar si el presupuesto es mensual, trimestral o anual.
  7. (Opcional) De la lista desplegable ¿Precompletar los datos?, especifica si deseas que en el presupuesto se introduzcan automáticamente los datos del año actual o del anterior, y especifica qué año usar.
  8. (Opcional) De la lista desplegable Subdividir por, especifica si deseas dividir el presupuesto por clase, cliente o ubicación; luego, especifica qué clase, cliente o ubicación deseas agregar al presupuesto.
    1. Si no ves las opciones Clase o Ubicación, significa que no están activadas. Puedes activarlas en Categorías sección del Opciones avanzadas pestaña de Cuenta y configuración disponible desde el Equipo ⚙ icono en la barra de herramientas.
  9. Selecciona Siguiente.
  10. Si no usaste la opción ¿Precompletar los datos?, introduce los datos en la tabla. Nota: QuickBooks Online admite el uso de decimales y no redondea al valor entero más cercano expresado en dólares. Puedes editar los montos en cualquier momento. Si no ve todas sus cuentas y subcuentas, seleccione la Equipo ⚙ icono encima del Total columna y verifica si el Ocultar filas en blanco se seleccionó la opción.
  11. Selecciona Guardar o Guardar y cerrar.

El presupuesto se guarda y se muestra en la ventana Presupuestos.

Reportes de presupuestos

Puedes ver los siguientes reportes para el presupuesto que creaste:

  • Información general del presupuesto: resumen de los montos calculados para un presupuesto en particular.
  • Presupuesto vs. valores reales: resumen de los montos presupuestados frente a los montos reales y sus variaciones y porcentajes de variación.

Para ver, enviar por correo electrónico, imprimir o exportar estos reportes:

  1. Selecciona Configuración ⚙️.
  2. En Herramientas, selecciona Presupuestar.
  3. Ubica el presupuesto que deseas ver, enviar por correo electrónico, imprimir o exportar.
  4. En el menú desplegable de la columna Acción, selecciona Ejecutar reporte Información general del presupuesto o Ejecutar reporte Presupuesto vs. valores reales.
  5. En la página Reporte, selecciona el icono Correo electrónico o Imprimir y, en el cuadro de diálogo Imprimir, enviar por correo electrónico o guardar como PDF, especifica si deseas crear y enviar un correo electrónico con el reporte de presupuesto o imprimir una copia del presupuesto. Desde este cuadro de diálogo, también puedes elegir la opción Guardar como PDF.
  6. (Opcional) Selecciona el icono Exportar y, de la lista desplegable, elige Exportar a Excel o Exportar a PDF para exportar los datos del presupuesto.

Para ver, enviar por correo electrónico, imprimir o exportar un reporte diferente, selecciona otro presupuesto de la lista desplegable Presupuesto.

Independientemente del número de filas o columnas, el reporte de presupuesto se imprime completo en una sola página.

Si la fuente se ve muy pequeña en el reporte impreso, puedes exportar el reporte de presupuesto a una hoja de cálculo de Excel e imprimirlo desde allí.

Editar, copiar o eliminar presupuestos existentes

Cuando creas un presupuesto nuevo, esto no afecta ni sobrescribe los reportes de presupuestos existentes. Para cambiar un presupuesto existente, debes editarlo de a una línea por vez.

Para editar un presupuesto existente:

  1. Selecciona Configuración ⚙️.
  2. En Herramientas, selecciona Presupuestar.
  3. Ubica el presupuesto que deseas editar.
  4. En el menú desplegable de la columna Acción, selecciona Editar.
  5. Si es necesario, edita el nombre o los montos del presupuesto para cada una de las cuentas correspondientes.
  6. (Opcional) En el caso de presupuestos subdivididos, selecciona una de las opciones del menú desplegable en el campo Mostrar filas como para cambiar los criterios según los cuales está subdividido el presupuesto.
  7. (Opcional) Seleccione laEngranaje ⚙ sobre la Total columna y seleccionar Mes, Trimestre o Año bajo Ver por para cambiar el intervalo de presupuesto.
  8. Selecciona Guardar o Guardar y cerrar.

El presupuesto se edita para reflejar los datos o configuraciones actualizados.

Para copiar un presupuesto:

Copiar un presupuesto existente te permite crear un presupuesto nuevo usando los montos del presupuesto anterior. Esto es especialmente útil si deseas usar la información del presupuesto de un año financiero anterior para crear uno nuevo.

  1. Selecciona Configuración ⚙️.
  2. En Herramientas, selecciona Presupuestar.
  3. Ubica el presupuesto que deseas copiar.
  4. Desde el menú desplegable de la columna Acción , selecciona Copiar.
  5. En la pantalla Copiar presupuesto, introduce el nombre y el año financiero del nuevo presupuesto.
  6. Selecciona Crear presupuesto.
  7. Si es necesario, actualiza los montos del presupuesto.
  8. Selecciona Guardar o Guardar y cerrar.

El presupuesto se copia con el nombre, el año y los montos de presupuesto que especificaste.

Para eliminar un presupuesto existente:

Puedes eliminar un presupuesto existente, pero debes tener cuidado al hacerlo.

Una vez que se elimina un presupuesto, este no se puede restaurar. El registro de actividades retiene un registro del presupuesto eliminado, pero no te puede proporcionar ningún detalle sobre él.

  1. Selecciona Configuración ⚙️.
  2. En Herramientas, selecciona Presupuestar.
  3. Desde el menú desplegable de la columna Acción , selecciona Eliminar.

El presupuesto se eliminó totalmente y no se puede restaurar.

Para volver a crear el presupuesto eliminado, debes volver a introducir toda la información de forma manual.

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