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Agregar y administrar usuarios en QuickBooks Online

Aprende cómo agregar, editar, eliminar o combinar clientes en QuickBooks Online.

A medida que crece tu negocio, es importante que te mantengas organizado y des seguimiento a tus clientes. En QuickBooks Online, puedes agregar perfiles de clientes para poder agregarlos rápidamente a transacciones o facturas. Estos son los pasos para agregar clientes y mantener la lista de clientes actualizada.

Agrega un cliente

Agrega tus clientes a la lista de clientes para poder usarlos en transacciones futuras y dar seguimiento a sus facturas.

  1. Ve al menú Ventas.
  2. Selecciona la pestaña Clientes.
  3. Selecciona Nuevo cliente.
  4. Ingresa la información del cliente.
  5. Selecciona Guardar.

Consejo: Si tienes que agregar notas o marcar un cliente como exento del pago de impuestos, puedes hacerlo al crear su perfil.

Importar clientes desde un archivo de Excel

Si tienes una hoja de cálculo con la información del cliente, puedes importarla a QuickBooks de una sola vez. Antes de comenzar, prepara tu lista de clientes en Excel para asegurarte de que los títulos de las columnas y el orden de las columnas en tu hoja de Excel coincidan con nuestro ejemplo. Para ver cómo debe verse tu archivo de Excel, descarga y abre este muestra.

Cuando la hoja de Excel esté lista, sigue los pasos que se indican a continuación para importarla a QuickBooks:

  1. Ve a Ventas.
  2. Selecciona el Clientes pestaña
  3. Selecciona la flecha junto a Nuevo cliente > Importar clientes.
  4. Seleccionar Examinar.
  5. Selecciona tu archivo de Excel y Abierto, luego Siguiente.
  6. Para cada uno de los campos de QBO en la pantalla, seleccione una de las columnas de Excel. Esta acción le indica a QuickBooks qué columnas de la hoja de cálculo de Excel se extraen en qué campo de QuickBooks. Seleccionar Siguiente cuando hayas asignado por completo los campos.
  7. La siguiente página muestra los datos y dónde van a QuickBooks. Asegúrate de marcar la casilla de la izquierda para todos los elementos que deseas importar. Cuando estés listo, selecciona Importar.

Agrega un cliente secundario

Puedes crear clientes secundarios de clientes principales (también llamados cuentas principales). Esto es útil si quieres dar seguimiento a personas que son parte de un grupo o a cuentas específicas de una organización de mayor tamaño.

Primero, crea una cuenta normal de cliente para el grupo o la organización. Luego, agrega cada miembro o cuenta como un cliente secundario:

  1. Ve al menú Ventas.
  2. Selecciona la pestaña Clientes.
  3. Selecciona Nuevo cliente.
  4. Marca la casilla de verificación Es un cliente secundario.
  5. Introduce la información del cliente secundario.
  6. En el Ingresar principal cliente ▼ menú desplegable, selecciona la cuenta principal.
    Propina: Seleccionar Facturar con el padre si deseas facturar al cliente con el cliente principal, o selecciona Facturar a este cliente si deseas facturar al cliente secundario de forma individual.
  7. Selecciona Guardar.

Los clientes secundarios son ilimitados. Las cuentas principales pueden tener hasta cuatro niveles de clientes secundarios.

Convierte un cliente secundario en un cliente normal

Simplemente edita el perfil del cliente secundario y desmarca la casilla de verificación Es un cliente secundario.

Elimina un cliente

Para eliminar un cliente, puedes inhabilitarlo. Esta acción lo oculta de las listas y los menús. Incluso si un cliente está inactivo, todas las transacciones asociadas a él se mantendrán en los reportes.

Importante: Si eliminas un cliente principal, también eliminas sus clientes secundarios. Sin embargo, si el cliente tiene un proyecto adjunto, no se puede inhabilitar. Para inhabilitar el cliente, elimina los proyectos que tenga adjuntos.
  1. Ve al menú Ventas.
  2. Selecciona la pestaña Clientes.
  3. Selecciona el nombre del cliente para abrir su perfil.
  4. Selecciona Editar.
  5. Selecciona Inhabilitar y  para confirmar la acción.

Si ves transacciones de un cliente inactivo, aparecerá "Nombre (eliminado)".

  1. Ve al menú Ventas.
  2. Selecciona la pestaña Clientes.
  3. Selecciona el icono Configuración ⚙ arriba de la lista. Selecciona la casilla de verificación Incluir inactivos.
  4. Busca el cliente inactivo en la lista.
  5. En la columna Acción, selecciona Habilitar.

Combina clientes duplicados

Si tienes clientes duplicados, combina sus perfiles. Esta acción elimina un perfil y pasa los datos existentes al perfil que quieres mantener.

Nota: Asegúrese de que ninguno de los dos clientes tenga clientes secundarios. Si tienen clientes secundarios, convierte a estos en clientes normales.

  1. Ve al menú Ventas.
  2. Selecciona la pestaña Clientes.
  3. Selecciona y abre el perfil del cliente que no quieres mantener.
  4. Selecciona Editar.
  5. En el campo Razón social, introduce el nombre del perfil del cliente que quieres mantener. Los nombres deben ser exactamente iguales.
  6. Selecciona Guardar.
  7. Cuando se te pregunte si quieres combinar los dos perfiles, selecciona .

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