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Agregar y administrar usuarios en QuickBooks Online

Aprende cómo agregar, administrar o eliminar perfiles de usuario.

QuickBooks Online te permite agregar usuarios que ayudan con la contabilidad de tu empresa. Puedes otorgar a cada usuario ciertos permisos para realizar tareas específicas. Tu nivel de suscripción determina la cantidad de usuarios que puedes agregar. Esto es lo que debes hacer para agregar o editar usuarios en QuickBooks.

Consejo: Para dar acceso a un contador para que revise su empresa de QuickBooks ,invítalo como usuario de la empresa.

Agrega un usuario en QuickBooks Online

Paso 1: invita a tu nuevo usuario

  1. Selecciona Configuración ⚙ y, después, Administrar usuarios. Si no tienes permiso para administrar a otros usuarios no podrás seleccionar esta opción. Ponte en contacto con un usuario administrador para obtener ayuda.
  2. Selecciona Agregar usuario.
  3. Selecciona el tipo de usuario que deseas crear. Agrega la información necesaria y selecciona Siguiente. Aparecerán distintas opciones en la pantalla dependiendo del tipo de usuario que selecciones.
  4. Ingresa el nombre y la dirección de correo electrónico del nuevo usuario y, después, selecciona Guardar.


¿Tienes un límite de usuarios?

Si ves un mensaje sobre el límite de usuarios, se debe a que en QuickBooks Online hay una cantidad máxima de usuarios de acuerdo con la suscripción. Obtén información acerca de los límites y qué puedes hacer para agregar un usuario.

Paso 2: pide a tu usuario que acepte la invitación

En breve, el nuevo usuario recibirá un correo electrónico de quickbooks-email@intuit.com. En el correo aparecerá el nombre de tu negocio y un mensaje que dirá lo siguiente: «¿Estás listo para comenzar? ¡Vamos!

Pídele al nuevo usuario que haga click en el enlace ¡Vamos! del correo electrónico, el cual llevará al usuario a la página de inicio de sesión o de creación de cuenta. El usuario tendrá que iniciar sesión o ingresar su información para crear una cuenta nueva.

Nota:si el usuario ve una página de inicio de sesión y no sabe bien la razón, esto se debe a que su dirección de correo electrónico ya se utiliza en una cuenta de Intuit. Es posible que su correo se esté usando en otro producto. Puede iniciar sesión con esa dirección de correo electrónico en el caso de que sea suya. Si no sabe cómo hacerlo, puede seleccionar Olvidé mi ID de usuario o contraseña en la parte inferior de la pantalla.

Administrar roles o permisos de usuario

  1. Inicia sesión en QuickBooks con un perfil de usuario que tenga permiso para administrar usuarios.
  2. Seleccionar Configuraciones ⚙.
  3. Seleccionar Administrar usuarios.
  4. Busca el usuario que deseas editar. Luego, selecciona Editar en la columna Acción.
  5. En el Tipo de usuario menú desplegable ▼, selecciona el nuevo tipo de usuario.
  6. Selecciona la configuración del usuario, si corresponde.
  7. Selecciona Guardar.
  8. Pídele al usuario que cierre sesión y vuelva a iniciar sesión en QuickBooks Online para ver las actualizaciones.

Algunos usuarios no se tienen en cuenta a efectos del límite de usuarios, como los roles de Solo reportes o Seguimiento de horas trabajadas. No puede editar estos permisos de usuario. Si necesitas editar ese usuario, simplemente elimínalo. Luego, vuelve a agregarlos con el rol correcto.

Eliminar un usuario

Ten en cuenta que la eliminación de un usuario es permanente. Pero aún puedes ver su historial en el registro de auditorías.

  1. Inicia sesión en QuickBooks con un perfil de usuario que tenga permiso para administrar usuarios.
  2. Seleccionar Configuraciones ⚙.
  3. Seleccionar Administrar usuarios.
  4. Busca al usuario que deseas eliminar. Luego, selecciona icono de flecha en la columna Acción.
  5. Selecciona Eliminar.
  6. En la ventana de confirmación, selecciona Eliminar de nuevo

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes sobre cómo agregar, eliminar y cambiar el acceso de usuarios

A veces, las invitaciones pueden perderse. Primero, pídele al usuario que revise su carpeta de correo no deseado. Si la invitación no está en la carpeta de correo no deseado, pídele que agregue las direcciones de correo electrónico del servicio de Intuit en la lista de remitentes aceptados de su correo electrónico.

Depende de tu suscripción. Para obtener más información sobre los límites de usuarios, consulta el artículo ¿Cuántos usuarios puedo configurar?

Sí, las invitaciones vencen después de 48 horas.

¡Esto tiene solución! No vuelvas a enviar la invitación si ya venció. En lugar de eso, elimina al usuario y vuelve a agregarlo. Cuando vuelvas a agregar al usuario, se le enviará una nueva invitación.

Sigue los pasos anteriores para eliminar y agregar a un usuario.

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