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Corregir problemas al final de una conciliación en QuickBooks Online

Aprende qué hacer si QuickBooks Online no coincide con tu estado de cuenta bancario al final de una conciliación.

Cuando concilias una cuenta, comparas las transacciones en QuickBooks con las mismas que aparecen en los estados de cuenta bancarios. Después de revisar todo, la diferencia entre el saldo final en QuickBooks y el estado de cuenta bancario debe ser de 0.00 MXN.

Si los saldos finales no coinciden, no te preocupes. Estos son los pasos para buscar y corregir problemas de modo que puedas finalizar la conciliación.

Consejo: Si aún no lo has hecho, comienza con nuestra guía de conciliación. Es posible que haya otros problemas que tengas que corregir primero para obtener un saldo final correcto.
  • Alguien introdujo un saldo final incorrecto al inicio de la conciliación.
  • Hay transacciones faltantes o duplicadas en QuickBooks.
  • Alguien ingresó transacciones en QuickBooks que aún no se han compensado en el banco.

Paso 1: revisa el saldo de apertura y el saldo inicial

Si aún no lo has hecho, revisa el saldo de apertura y el saldo inicial. Cuando compruebes que son precisos, continúa.

Paso 2: verifica el saldo final que ingresaste

Cuando inicias una conciliación, introduces el saldo final que aparece en el estado de cuenta bancario. QuickBooks usa esto para verificar la precisión. Asegúrate de haber introducido el monto correcto:

  1. Mientras estés conciliando una cuenta, en la ventana Conciliación, selecciona Editar información.
  2. Revisa el saldo final y la fecha de finalización.
  3. Consulta el estado bancario. Haz los cambios que sean necesarios.
  4. Cuando termines, selecciona Guardar.

Si aún hay diferencias en QuickBooks, avanza al paso 3.

Paso 3: combina varias transacciones en una sola

Si tu banco combinó varios pagos en un solo registro, debes hacer lo mismo en QuickBooks. A veces, introducimos pagos de forma individual, lo que nos hace pensar que hay un error.

Si notas que no combinaste los mismos pagos en QuickBooks, colócalos en la cuenta Fondos sin depositar. Después, haz un depósito bancario para combinarlos en un solo registro.

Si aún hay diferencias en QuickBooks, avanza al paso 4.

Paso 4: elimina las transacciones que sabes que son correctas

Ahora sabes que el saldo final es correcto y revisaste los posibles problemas. Puedes reducir rápidamente la lista de transacciones para encontrar las que causan problemas.

Toma tu estado de cuenta bancario. Marca físicamente las transacciones que coincidan con las que ingresaste en QuickBooks. Estas transacciones no están causando problemas.
Esto te proporciona una lista más corta con la que puedes trabajar. Avanza al paso 5.

Paso 5: introduce las transacciones que no están en QuickBooks

Vamos a asegurarnos de que introdujiste todo en QuickBooks. Si tus cuentas están conectadas a la banca en línea, revisa y clasifica todas las transacciones descargadas. No podrás conciliar las cuentas hasta que lo hagas.

Después, revisa la lista de transacciones en la ventana Conciliación. Si ves transacciones en tu estado de cuenta bancario que no están en QuickBooks:

  1. En QuickBooks, ve al menú Ventas o Gastos.
  2. Busca las transacciones que ves en tu estado de cuenta bancario, pero no en QuickBooks.
  3. Si encuentras alguna, selecciónala y ábrela.
  4. Verifica la cuenta Depositar en o Pago. Asegúrate de que las transacciones estén en la cuenta correcta. Selecciona una cuenta diferente según sea necesario. 

Ahora que ya verificaste QuickBooks tres veces, puedes introducir las transacciones faltantes. Usa el estado de cuenta bancario como guía. Introduce las transacciones que ves en tu estado de cuenta bancario, pero que no aparecen en QuickBooks como recibos de ventas o gastos nuevos.

Cuando termines, avanza al paso 6.

Paso 6: elimina las transacciones que no están en tu estado de cuenta bancario

Ahora hagamos lo contrario. Revisa las transacciones en la ventana Conciliación. Busca cualquiera que esté en QuickBooks, pero que no esté en tu estado de cuenta bancario. Si ves alguna:

  1. Verifica la fecha de la transacción y revisa los estados de cuenta bancarios correspondientes a ese periodo.
  2. Toma nota de la fecha y el monto de la transacción.
  3. Ejecuta un Reporte de conciliaciones pasadas para esas fechas.

Si la transacción no estaba en el reporte de conciliación anterior

Si una transacción estaba en un estado de cuenta bancario anterior, pero no estaba en el reporte de conciliación anterior para esas fechas:

  1. En QuickBooks, ve al menú Contabilidad. A continuación, selecciona Catálogo de cuentas.
  2. Busca la cuenta que estás conciliando y selecciona Historial de la cuenta.
  3. Busca la transacción y selecciónala para expandir la vista.
  4. Si la casilla de la columna de verificación está en blanco o tiene una C, asegúrate de que la transacción sea precisa.
  5. Selecciona el recuadro en la columna con la marca de verificación hasta que aparezca una R. Si ya hay una R en la columna de comprobación, déjala.
  6. Cuando termines, selecciona Guardar.

Si la transacción estaba en el reporte de conciliación anterior

Por último, busquemos transacciones duplicadas.

  1. Ve al menú VentasGastos.
  2. Ordena las listas por fecha, cliente, proveedor o monto.
  3. Si encuentras duplicados obvios, puedes eliminarlos tranquilamente.
    Importante: Elimina las transacciones solo si estás absolutamente seguro de que son duplicadas o erróneas. Si tienes alguna duda, habla con tu auxiliar contable:
  4. Ve al menú Contabilidad. A continuación, selecciona Catálogo de cuentas.
  5. Busca la cuenta que estás conciliando y selecciona Historial de la cuenta.
  6. Busca la transacción y selecciónala para expandir la vista.
  7. Selecciona Eliminar y, después, para confirmar.

Cuando termines, avanza al paso 7.

Paso 7: revisa las transacciones que están ligeramente diferentes

Si una transacción en QuickBooks casi coincide con una en tu estado de cuenta bancario, pero el monto es un poco diferente, comunícate con tu contador. No debes editar transacciones, como facturas, que los clientes ya pagaron.

Por otro lado, el banco a veces agrega comisiones a las transacciones, que no estaban incluidas cuando las introdujiste en QuickBooks. Consulta tu estado de cuenta bancario. Si se agregaron tasas:

  1. Selecciona + Nuevo.
  2. Selecciona Depósito bancario.
  3. Sigue los pasos para agregar una comisión bancaria o de procesamiento a la cuenta que estás conciliando.
  4. En la sección Nota, agrega una nota que indique a qué transacción corresponde esa comisión.

Errores de instituciones financieras

Si no puedes encontrar errores en QuickBooks Online, puede que haya un error con el banco o la compañía de tarjeta de crédito. Estos son los pasos para comprobar si hay errores en tu estado de cuenta bancario o de tarjeta de crédito.

Próximos pasos: finaliza la conciliación

Ahora que las cuentas están equilibradas, puedes finalizar la conciliación.

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