FAQ sur la facturation avec Google Agenda

• La version 1 (V1) nécessite un balisage spécial pour la synchronisation.
• La version 2 (V2) ne nécessite pas de balisage spécial pour la synchronisation.

Vous pouvez utiliser cette application avec votre compte Gmail personnel. Toutefois, nous vous recommandons d’utiliser G Suite, surtout si votre entreprise compte plus d’un employé.

Lorsque vous vous connectez, vos paramètres d’entreprise avancés dans QuickBooks en ligne sont mis à jour en conséquence. Pour les paramètres de suivi des heures travaillées, le champ Ajouter un service dans les feuilles de temps sera activé (réglé sur Activé).

V1 de Facturer avec Google Agenda

QuickBooks en ligne commence à rechercher les événements de Google Agenda à partir du jour où vous vous connectez et pour les événements du calendrier des 30 derniers jours. Les données entre QuickBooks en ligne et Google Agenda sont synchronisées toutes les 15 minutes. Les activités de la feuille de temps sont créées automatiquement si l’activité est facturable, environ 15 minutes après la fin du rendez-vous. Vous pouvez ensuite créer une facture pour le client dans QuickBooks en ligne et voir toutes les activités chronométrées associées pour ce client (les activités chronométrées facturables que vous avez créées dans Google Agenda et les activités sur la feuille de temps que vous avez saisies manuellement s’affichent).

V2 de Facturer avec Google Agenda

La version 2 de Invoice with Google Agenda n’utilise pas les feuilles de temps.

V1 de Facturer avec Google Agenda

Vous pouvez modifier les événements de l’agenda jusqu’à 30 jours après la date de l’événement, et l’activité de la feuille de temps dans QuickBooks en ligne sera mise à jour. Si l’activité de la feuille de temps a déjà été facturée, la facture ne changera pas en conséquence. Après 30 jours, les modifications apportées aux rendez-vous dans Google Agenda ne mettront plus à jour l’activité de la feuille de temps dans QuickBooks en ligne.

V2 de Facturer avec Google Agenda

• Vous pouvez modifier les événements du calendrier en tout temps dans Google Agenda. Toutefois, si l’événement a déjà été ajouté à une facture, les mises à jour ne seront pas appliquées à la facture.
• Pour mettre à jour la facture avec les modifications récentes, vous pouvez supprimer la ligne précédente de la facture pour l’événement et rajouter l’événement mis à jour dans le tiroir Google Agenda sur la facture.

Les clients QuickBooks sont importés dans Google Contacts en fonction de leur adresse courriel ou de la correspondance entre leur prénom et leur nom, si l’adresse courriel est introuvable.

La première fois que vous vous connectez à l’application Bill My Time From Google Calendar, nous ajoutons un nouveau groupe appelé Clients QuickBooks à vos Contacts Google. Vos clients QuickBooks sont importés dans ce groupe. Cela vous permet d’identifier les contacts qui ont été ajoutés à partir de QuickBooks. Après cette première fois, si vous ajoutez de nouveaux clients dans QuickBooks, ils sont mis à jour dans Google Contacts toutes les 15 minutes (dans certains cas, cela peut prendre quelques heures).

• Si vous utilisez le plugiciel Chrome, appuyez sur [+] sur votre clavier pour afficher une liste de clients QuickBooks, puis sur [$] pour saisir le taux horaire facturable.
• Si vous n’utilisez pas le plugiciel, saisissez [description] [+] client QuickBooks [symbole de devise] taux facturable horaire. Les clients que vous ajoutez en tant qu’invités sont également facturés. Si vous programmez le même événement pour plusieurs clients, seul le nom du premier client qui s’affiche est facturé.

Lorsque vous configurez un nouveau service, vous avez la possibilité d’ajouter le taux pour ce service. Il s’agit du taux de facturation qui est appliqué aux heures travaillées facturables pour cet article de service.

• V1 de Facturer avec Google Agenda

  Vous pouvez remplacer ce taux par défaut en utilisant le symbole de devise dans le titre de l’événement Google Agenda. Si vous voulez changer le taux par défaut pour l’article de service, sélectionnez le Icône de roue dentée, puis Listes, puis Produits et services, trouvez l’article de service et modifiez le prix de vente.

• V2 de Facturer avec Google Agenda
  Pour mettre à jour l’article de service par défaut utilisé :

1. Aller à Applis, puis sélectionnez Aperçu.
2. Trouvez Facturer avec Google Agenda, puis sélectionnez Paramètres pour ouvrir le centre d’applications dans un onglet distinct.
3. Sélectionnez Changer dans la section Article de service et taux par défaut.
4. Choisissez l’article de service voulu dans la liste déroulante (le taux de prix est associé à l’article et doit être modifié dans la liste Produits et services de QuickBooks en ligne).
5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

• Il est recommandé d’utiliser la même adresse courriel pour un employé lors de la configuration de votre employé dans QuickBooks en ligne et Google Agenda. Si vous utilisez G Suite (anciennement Google Apps for Work), configurez tous les utilisateurs du compte en utilisant le même domaine que vous avez configuré pour votre entreprise, par exemple, brad@smithdesign.com.
• Ajoutez vos employés en utilisant la même adresse courriel pour chaque calendrier que vous utiliserez pour faire le suivi des heures travaillées facturables.
• Si vous n’avez pas configuré tous vos employés dans QuickBooks en ligne, un fournisseur par défaut est créé et est utilisé dans le cas où QuickBooks en ligne identifie les heures travaillées facturables dans Google Agenda, mais ne peut pas associer le propriétaire de l’agenda à un employé dans QuickBooks.

Cette appli est disponible uniquement aux États-Unis, au Royaume-Uni, au Canada et en Australie.

Voici les devises prises en charge :

• Dollar ($) : États-Unis, Canada et Australie
• Euro (€)
• Livre (£)

1. Aller à Applis, puis sélectionnez Aperçu.
2. Trouver Facturer avec Google Agenda, puis sélectionnez Déconnecter.

1. Sélectionnez Paramètres dans Google Agenda, puis Aide.
2. Sélectionnez Groupe de clients QuickBooks dans la page Contacts.
3. Choisissez Supprimer le groupe dans la liste déroulante Plus.
4. Sélectionner Ok.