Comprendre les types de paie et les déductions pris en charge dans QuickBooks en ligne

Apprenez-en davantage sur les définitions des types de paie, des déductions et des contributions de l’entreprise et sur l’incidence de chacun d’entre eux sur la déclaration des cotisations sociales.

Tous les types d’éléments de paie utilisés sur les chèques de paie de vos employés peuvent être déroutant. Dans cet article, nous vous donnerons quelques définitions utiles et expliquerons également l’incidence de chaque élément sur les impôts et les formulaires d’impôt dans QuickBooks en ligne Paie.

Dans cet article, vous apprendrez ce qui suit :

• Types de paie
  • Salaire
  • À l’heure
  • Commission
  • Heures supplémentaires
  • Heures supplémentaires doubles
  • Pourboires contrôlés
  • Indemnité de jour férié
  • Primes
  • Indemnités
  • Remboursements
  • Avantages imposables (en espèces)
  • Autres rémunérations
• Quels types de paie accumulent le congé annuel
• Répartition des impôts pour les types de paie, les déductions et les contributions de l’entreprise

Types de paie

Les nouveaux employeurs se posent souvent des questions sur la rémunération lorsqu’ils embauchent des employés. L’employé devrait-il être salarié, payé à l’heure ou par commission? Quelle autre paie faudrait-il inclure dans la rémunération globale de l’employé?

Salaire

Un salarié est un employé embauché sur la base d’une rémunération fixée au départ pour le travail à accomplir; il reçoit généralement un montant annuel. Les salariés sont parfois exonérés des exigences relatives à la rémunération des heures supplémentaires et au traitement minimal (selon les lois en matière de travail de la province). Ils occupent souvent des postes de gestionnaires ou de professionnels.

Taux horaire

Un employé horaire est payé pour chaque heure travaillée et occupe généralement un poste d’exécutant dans le secteur des services ou du détail ou travaille à temps partiel. La plupart des employés horaires sont considérés comme n’étant pas exemptés des lois du travail fédérales, ce qui signifie qu’ils reçoivent une rémunération des heures supplémentaires lorsqu’ils travaillent plus de 40 heures par semaine.

Commissions

La commission est une forme de rémunération qui est généralement fondée sur le rendement des ventes ou l’exécution d’une tâche de l’employé. La commission peut être payée en sus ou à la place d’un salaire. Les employés rémunérés à l’heure qui reçoivent également une commission doivent être payés avec au moins le traitement minimal pour les travailleurs rémunérés à l’heure.

Vous pouvez ajouter plusieurs types de paies de commission et donner à chacune un nom unique. Les types de paie personnalisés seront par conséquent disponibles lorsque vous configurez vos autres employés.

Heures supplémentaires

En général, les heures supplémentaires sont payées pour toute heure travaillée par un employé en dehors de l’horaire normal de travail – 8 heures par jour et 40 heures par semaine. Les employeurs doivent payer les employés à l’heure avec au moins 1,5 fois le taux de la paie normale pour chaque heure supplémentaire travaillée.Ces nombres peuvent varier selon les lois en matière de travail de la province ou dans le cas où la journée de travail normale de l’employé avec l’entreprise dépasse huit heures.

Par exemple, supposons qu’un employé travaille 48 heures durant une semaine de travail. Lorsque vous traitez la paie, saisissez seulement 40 heures dans la case de paie des heures normales et 8 heures dans la case des heures supplémentaires. Nous allons faire le calcul pour nous assurer du calcul correct des heures supplémentaires sur le chèque de paie de l’employé.

Pour en savoir plus sur les lois relatives aux heures supplémentaires, consultez le site Web Durée du travail (Programme du travail du gouvernement du Canada).

Remarque : Ces heures sont basées sur les lieux de travail sous réglementation fédérale. Les lois provinciales sur les heures supplémentaires peuvent varier. Par exemple, l’Ontario exige actuellement que les heures supplémentaires soient payées après 44 heures travaillées dans une semaine de travail et il n’y a pas d’heures supplémentaires en fonction des heures travaillées par jour. Consultez le ministère du Travail de votre province pour en savoir plus sur les lois sur les heures supplémentaires. Voir aussi ce guide,

Double rémunération des heures supplémentaires

La double rémunération des heures supplémentaires est deux fois le plus haut taux de rémunération par heure de l’employé. Les employés doivent toucher une double rémunération pour les heures supplémentaires dans les cas suivants :

• Heures travaillées après 12 heures d’une journée de travail
• Toutes les heures travaillées au-delà de 8 heures de travail au septième jour consécutif de travail en une semaine de travail.

Ces règles sont basées sur les lieux de travail sous réglementation fédérale. Les règles provinciales concernant la double rémunération des heures supplémentaires varient d’une province à l’autre. Consultez le ministère du Travail de votre province ou territoire pour en savoir davantage.

Pourboires contrôlés

Les pourboires contrôlés sont les pourboires et les gratifications qui, à un moment ou à un autre, ont été gérés par l’employeur avant d’être versés aux employés. Par exemple :

• Les frais de service automatiques, comme ceux facturés pour de grands groupes, qui sont inclus dans le total de la facture.
• La mise en commun des pourboires, une situation où l’employeur participe directement à la distribution des fonds à un groupe d’employés.
• Les pourboires payés par carte de crédit ou de débit qui sont remis de façon électronique aux employés.

Indemnité de jour férié

L’indemnité de jour férié correspond aux heures chômées et rémunérées pour une fête religieuse, civique ou un jour férié, lorsqu’une entreprise pourrait fermer et que l’employé est autorisé de prendre congé de son travail.

Primes

Une prime est une rémunération payée en plus du montant de paie spécifié comme base de salaire ou taux horaire.

Vous pourriez peut-être donner des primes à des employés ou à une équipe pour les remercier d’avoir atteint un objectif important, pour leur élever le moral, ou bien pour la motivation et la productivité. Les primes peuvent être distribuées au hasard au moment où l’entreprise est en mesure de les payer ou bien conformément à un contrat d’emploi.

Allocations

Une indemnité est un montant imposable payé à un employé et qui est distinct du traitement normal.

Une indemnité est généralement payée avec chaque paie pour couvrir les frais relatifs au travail (tenues, véhicule, etc.), et elle est imposable parce qu’elle ne dépend pas des reçus réels. Les montants des indemnités ne sont pas compris dans le salaire de base utilisé pour calculer les déductions à pourcentage, comme les cotisations au REER.

Remboursements

Les remboursements sont des montants non imposables payés à un employé pour rembourser des dépenses relatives au travail que l’employé a payées de sa poche.

N’incluez pas des dépenses ayant des implications fiscales, telles que les frais de déménagement. En général, ces dépenses incluent les dépenses de voyages d’affaires réguliers ou restreints.

Vu que ces paiements ne sont pas imposables, ils n’apparaissent pas dans les rapports sur les cotisations sociales ou sur d’autres rapports sur les retenues.Ils ne sont pas compris dans le salaire de base utilisé pour calculer les déductions à pourcentage.

Vous pouvez ajouter plusieurs types de paies de remboursements et garder le nom par défaut que nous avons fourni, ou bien donner à chacun un nom unique. Les types de paies personnalisés sont non seulement disponibles pour cet employé, mais aussi lorsque vous ajoutez ou modifiez vos autres employés.

Avantages imposables (en espèces)

Les avantages imposables (en espèces) sont les avantages inclus sur le chèque de paie. Ils se distinguent des avantages imposables non en espèces, qui ne sont pas inclus sur le chèque de paie.

Note : Tous ces avantages peuvent être offerts en espèces ou non en espèces. Veillez à utiliser ce type de rémunération pour les avantages en espèces et le type de déduction ou de cotisation Avantages imposables non en espèces pour les autres avantages.

Voici des exemples d’avantages imposables et non imposables :

• Véhicule de l’entreprise- Si un employé utilise un véhicule d’entreprise à des fins autres que professionnelles, il s’agit d’un avantage imposable. Vous devez consigner le kilométrage parcouru à des fins personnelles et professionnelles et calculer l’avantage en conséquence. À cette fin, l’Agence du revenu du Canada a mis en ligne un Calculateur en direct des avantages relatifs aux automobiles.
• Gîte et repas- Le gîte ou le couvert gratuit ou subventionné fourni à un employé constitue un avantage imposable, à moins que l’employé effectue temporairement des activités professionnelles sur un lieu de travail éloigné.
• Téléphone cellulaire- L’accès Internet ou l’utilisation d’un téléphone cellulaire à des fins personnelles n’est pas considéré comme un avantage imposable s’il n’excède pas l’utilisation comprise dans un plan de base à prix fixe. Dans les autres cas, la valeur de l’utilisation personnelle doit être calculée et déclarée comme avantage imposable.
• Frais de garde d’enfants- Les frais de garde d’enfant sont un avantage imposable, à moins d’être offerts gratuitement ou à peu de frais à tous les employés de l’entreprise.
• Cadeaux- Les chèques-cadeaux et les dons en espèces sont considérés comme des avantages imposables. Les règles diffèrent pour les récompenses et les dons en nature : reportez-vous aux règles de l’Agence du revenu du Canada sur les dons et les récompenses ainsi qu’à la politique sur les récompenses et les dons en nature.
• Laissez-passer de transit- Les laissez-passer de transport en commun sont un avantage imposable, à moins que l’employé ne travaille pour une entreprise œuvrant dans ce secteur (service d’autobus, de train ou de traversier).
• Stationnement- S’il n’y a pas beaucoup d’espaces de stationnement gratuits et que l’employeur offre un espace de stationnement, il s’agit d’un avantage imposable (selon la juste valeur marchande), à moins que l’employé souffre d’un handicap ou qu’il ait régulièrement besoin d’utiliser un véhicule à des fins professionnelles.
• Frais médicaux- Si l’employeur verse chaque année un montant donné pour les frais médicaux, il s’agit d’un avantage imposable. Cependant, les régimes privés de soins médicaux, dentaires ou de la vue payés par l’entreprise ne constituent pas des avantages imposables.
• Repas- Les repas subventionnés offerts à une cafétéria qui se trouve sur place (où les employés paient un prix raisonnable) ne sont pas considérés comme un avantage imposable. Les repas ou les indemnités de repas offerts à des employés qui travaillent des heures supplémentaires ne sont pas des avantages imposables, à moins que la situation se répète régulièrement (reportez-vous aux exemples d’Allocations de repas pour heures supplémentaires ou repas fournis pendant les heures supplémentaires de l’Agence du revenu du Canada).
• Clubs et installations récréatives– Si l’employeur paie ou subventionne le coût de l’adhésion ou de la participation à une installation récréative comme une salle d’entraînement, une piscine, un terrain de golf, etc., le montant est considéré comme un avantage imposable. Mais si l’employeur offre sur place à tous les employés des installations gratuites ou subventionnées, il ne s’agit pas d’un avantage imposable. Pour en savoir plus, consultez les bulletins d’interprétation de l’ARC IT-470, Avantages sociaux des employés et IT-148, Biens récréatifs et cotisations à un club.

Autres rémunérations

Les autres rémunérations sont des montants imposables payés à un employé et qui sont distincts du traitement normal, tels que les augmentations rétroactives de salaire et les indemnités de départ. Les montants sont inclus dans la base de calcul des salaires utilisée pour calculer les déductions à pourcentage.

Pour des directives générales et des conseils sur la paie et autres rémunérations, consultez le Programme du travail du gouvernement du Canada pour en savoir plus.

Lorsque vous définissez les déductions, les contributions de l’entreprise et les types de paie de vos employés dans QuickBooks en ligne Paie, il se peut que des règles particulières régissent l’imposition de ces éléments de paie. QuickBooks en ligne Paie offre les types les plus courants pour calculer automatiquement vos impôts et les inclure dans vos formulaires, le cas échéant.

Le tableau ci-dessous est un guide de référence rapide pour les utilisateurs de QuickBooks en ligne Paie. Il indique les éléments imposables ou non lorsque vous rémunérez vos employés au Canada.

À titre de renseignement :

• Imposable : Le salaire et les contributions sont entièrement imposables.
• Avant impôt : Les déductions sont exonérées d’impôt et réduisent le salaire imposable (en diminuant les retenues d’impôt).

Quels types de paie accumulent le congé annuel?

Répartition des impôts pour les types de paie, les déductions et les contributions de l’entreprise