Enregistrer des chèques-cadeaux achetés auprès des fournisseurs dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment enregistrer et faire le suivi des chèques-cadeaux que vous achetez auprès des fournisseurs dans QuickBooks en ligne.

Si vous achetez ou recevez des chèques-cadeaux de vos fournisseurs, vous pouvez créer un compte de caisse pour les enregistrer. Et lorsque vous êtes prêt à les utiliser, vous pouvez faire le suivi du solde et les échanger dans QuickBooks en ligne.

Enregistrez l’achat d’un chèque-cadeau

Voici comment créer un compte de caisse que vous utiliserez pour enregistrer et faire le suivi du solde de vos chèques-cadeaux.

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Chèque ou Dépense selon la façon dont vous avez payé le certificat.
3. Dans la liste déroulante Bénéficiaire ▼, sélectionnez le fournisseur duquel vous avez obtenu le certificat.
4. Dans le menu déroulant Compte bancaire (chèque) ou Compte de paiement (dépense) ▼, sélectionnez le compte utilisé pour acheter le chèque-cadeau (chèque, carte de crédit, petite caisse, etc.).
5. Dans la section Détails de la catégorie, sélectionnez la liste déroulante Catégorie ▼ pour sélectionner le compte chèque-cadeau de ce fournisseur. Si vous n'avez pas encore de compte pour le fournisseur, voici comment en ajouter un :
   1. Sélectionnez Ajouter.
   2. Configurez le type de compte à Banque et le sous-type à Fonds en caisse.
   3. Donnez au compte un nom qui précise le nom du fournisseur ainsi que son état en tant que compte de chèques-cadeaux. Exemple : Quincaillerie du Coin - Chèque-cadeau.
   4. Ne tenez pas compte du champ déroulant ▼ qui indique Quand voulez-vous commencer à faire le suivi de vos finances à partir de ce compte dans QuickBooks?
   5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
6. Saisissez le montant du chèque-cadeau
7. Sélectionnez Enregistrer.

Note : cela permet d’enregistrer le chèque-cadeau avec sa valeur initiale en tant que solde du compte de caisse. Vous pouvez vérifier le solde de compte à tout moment pour voir le solde actuel du chèque-cadeau.

Utiliser un chèque-cadeau

Maintenant que le chèque-cadeau est saisi dans QuickBooks, vous pouvez l'utiliser pour acheter des produits ou des services auprès du fournisseur auquel vous l'avez acheté.

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Dépense.
3. Dans la liste déroulante Bénéficiaire ▼, sélectionnez le fournisseur duquel vous avez obtenu le certificat.
4. Dans le menu déroulant Compte de paiement, sélectionnez le compte chèque-cadeau du fournisseur. Le solde de compte actuel s’affichera à la droite du champ Compte de paiement.
5. Enregistrez les autres renseignements concernant l’achat et sélectionnez Enregistrer.

Après l’utilisation du chèque-cadeau, vous pouvez conserver le compte pour des chèques-cadeaux futurs du même fournisseur, ou vous pouvez le désactiver.

Note : si le compte a un solde non nul lorsque vous le désactivez, QuickBooks crée une opération de rajustement pour mettre le compte à zéro.