Vous devriez saisir les opérations de vente et de comptes clients (CC) passées, ainsi que les opérations de fournisseurs passées, avant les opérations sur chèque ou sur compte bancaire passées. QuickBooks en ligne met à jour votre solde bancaire lorsque vous entrez des paiements reçus de clients et les paiements aux fournisseurs.
Façons de saisir les opérations de vente et de comptes clients (CC) passées
Il existe deux façons de saisir des opérations de vente et de comptes clients (CC) passées. Les deux façons garantissent l’exactitude de vos rapports.
Chronologique : saisissez les opérations (débits, factures, crédits, paiements) dans le même ordre qu’elles ont été créées ou reçues. Cette méthode documente toutes les factures que vous avez envoyées.
Par lots Si vous n'avez pas le temps d'enregistrer vos débits dans l'ordre, vous pouvez les enregistrer par lots :
- Saisissez tous les débits et crédits déjà connus des clients, suivis des paiements reçus.
- Imprimez une seule facture pour chaque client afin de retirer les activités passées de leur relevé de factures.
- Saisissez les débits et crédits dont vous n’avez pas informé les clients, puis commencez à envoyer les véritables factures. Cette méthode ne documente pas les factures que vous envoyez.
Enregistrer l'historique des opérations des fournisseurs
Saisissez les opérations des fournisseurs passées dans l'ordre suivant afin de bien appliquer le crédit et le paiement à la facture, tout comme vous le faites pour un enregistrement normal :
Note : L'édition Démarrage de QuickBooks en ligne n'offre pas de fonctionnalités de suivi des comptes fournisseurs (CF). Les étapes suivantes ne peuvent donc pas être effectuées dans l'édition Démarrage. Vous pouvez configurer des profils de fournisseurs dans l'édition Démarrage afin de faire le suivi des dépenses, mais pas des comptes fournisseurs (CF) comme les factures à payer.
Factures à payer
- Sélectionnez + Nouveau.
- Sélectionnez Facture à payer.
- Saisissez chaque facture à payer reçue pendant la période comprise entre la date de début et la date du jour. Assurez-vous d’attribuer les montants aux comptes de dépenses appropriés.
- Si vous ne voyez aucune facture à payer, sélectionnez Afficher plus.
Crédits des fournisseurs
- Sélectionnez + Nouveau.
- Sélectionner Crédit de fournisseur pour saisir les crédits reçus pendant la période comprise entre la date de début et la date du jour.
- Si vous ne voyez pas Crédit de fournisseur, sélectionnez Afficher plus,
Paiements
- Sélectionnez + Nouveau.
- Sélectionner Chèque ou Payer les factures,
- Enregistrez chaque paiement de facture effectué pendant la période comprise entre la date de début et la date du jour.
Quelques points à noter au sujet des paiements :
- Assurez-vous que le champ Date du paiement indique la date du paiement.
- Utilisant Chèque est une meilleure option pour contrôler le numéro de chèque du paiement de facture.
- Lorsque vous utilisez Payer les factures, ouvrez l’historique du compte lorsque vous avez terminé et modifiez le numéro de chaque paiement pour qu’il corresponde au chèque que vous avez utilisé.
Enregistrer l'historique des opérations bancaires
- Si vous saisissez l’historique des opérations pour une période supérieure à un mois, saisissez les opérations mois par mois, puis rapprochez tous les comptes bancaires avant de passer au mois suivant.
- Si vous utilisez les services bancaires en ligne pour télécharger certaines de ces opérations, sachez que nous ne pouvons pas télécharger plus de 90 jours d'opérations bancaires. Vous devez saisir manuellement toutes les opérations antérieures à cette période de 90 jours. Toutefois, vous pourriez être en mesure d’obtenir des opérations antérieures à 90 jours en utilisant Web Connect,
Vous savez maintenant comment saisir des opérations passées dans QuickBooks en ligne.