Apprenez à utiliser les règles bancaires pour catégoriser automatiquement vos opérations.
Lorsque vous téléchargez des opérations bancaires, vous devez les catégoriser afin de les associer aux bons comptes. Les règles bancaires accélèrent un tel processus d’examen.
Vous pouvez créer des règles qui catégorisent automatiquement les opérations pour vous. Plus QuickBooks utilise vos règles bancaires, mieux il catégorise les opérations. Après un certain temps, il peut même balayer vos opérations et ajouter des précisions, comme le nom du bénéficiaire.
Dans le présent article, vous allez apprendre à :
- Comment créer une règle bancaire
- Comment importer des règles bancaires existantes
- Comment examiner les opérations reconnues
- Comment configurer la fonction d’ajout automatique
- Que faire si vos règles bancaires ne sont pas appliquées aux opérations
- Que faire si vous avez migré à partir de QuickBooks Desktop
Étape 1 : Créer une règle bancaire
- Allez à Paramètres
et sélectionnez Règles (Accéder). - Sélectionnez Nouvelle règle.
- Saisissez un nom dans le champ Quel nom voulez-vous donner à cette règle? champ.
- Dans la liste déroulante Appliquer ceci aux opérations qui sont ▼, sélectionnez Rentrées d’argent ou Sorties d’argent.
- À partir du dans ▼, sélectionnez un compte bancaire ou sélectionnez Tous les comptes bancaires,
- Établissez les conditions de la règle. Vous pouvez configurer une règle comprenant jusqu’à 5 conditions. Sélectionnez Et inclure ce qui suit, puis + Ajouter une condition.
- Dans les champs de condition, indiquez si la règle s’applique à la Description, au Champ Banque ou au Montant. Sélectionnez Contient, Ne contient pas ou Est exactement pour déterminer comment QuickBooks appliquera les règles.
- Établissez les paramètres de la règle. Sélectionner Type d’opération, Catégorie, Qui avez-vous payé?, Taxe, À qui la dépense s’applique-t-elle, et Balises à appliquer.
- Sélectionnez Enregistrer.
- (Facultatif) Pour réorganiser vos règles bancaires en priorité, sélectionnez Réorganiser
et faites glisser la règle dans l’ordre de votre choix. La règle ayant la priorité la plus élevée sera toujours appliquée en premier.
QuickBooks applique automatiquement vos règles aux opérations dans l’onglet Pour révision. Ces opérations sont celles que vous devez passer en revue chaque jour.
Conseils :
- Vous pouvez ajouter rapidement une règle pour les opérations dans les À vérifier onglet. Il suffit de choisir une opération, puis de sélectionner la Créer une règle pour ouvrir la fenêtre Règle et commencer à établir les conditions de la règle.
- Vous pouvez Copier, Désactiver/activer, ou Supprimer règles bancaires de la Actions▼ dans la liste déroulante Règles sous
Importer des règles bancaires existantes
Si vous configurez des règles bancaires dans un fichier d’entreprise QuickBooks en ligne, vous pourrez les exporter vers un autre fichier d’entreprise.
- Ouvrez une session dans le fichier d’entreprise à partir duquel vous voulez exporter les règles bancaires.
- Allez à Paramètres et sélectionnez Règles (Accéder).
- Sélectionnez la liste déroulante Nouvelle règle ▼, puis Exporter des règles.
- Enregistrez le fichier exporté dans Excel.
- Déconnectez-vous du fichier d’entreprise et connectez-vous à celui dans lequel vous voulez importer les règles.
- Allez à Paramètres et sélectionnez Règles (Accéder).
- Sélectionnez la liste déroulante Nouvelle règle ▼, puis Importer des règles.
- Sélectionner Parcourir et trouvez le fichier Excel que vous avez exporté et sélectionnez Suivant,
- Sélectionnez les règles et les détails à importer.
- Suivez les instructions à l’écran pour terminer l’importation.
Étape 2 : Examiner les opérations reconnues
Vous pouvez afficher les opérations téléchargées reconnues par une règle bancaire. Dans l’onglet Pour révision, sélectionnez Reconnues dans le menu déroulant Toutes les opérations ▼. Une liste des opérations reconnues par une règle bancaire s’affiche. Vous verrez également qu’une étiquette « Règle » a été ajoutée à l’opération.
Si tout semble en ordre, sélectionnez Ajouter pour déplacer l’opération directement dans un compte au sein de QuickBooks. Vous pouvez également sélectionner l’opération et la passer en revue avant de la déplacer.
| Note : Si QuickBooks ne sait pas comment catégoriser une opération, il utilise le compte Revenu non catégorisé, Dépense non catégorisée ou Actifs non catégorisés pour la détenir temporairement. Vous ne pouvez pas utiliser ces comptes pour créer des règles bancaires. |
Étapes suivantes : Configurer la fonction d’ajout automatique
Vous pouvez créer des règles ciblées pour que certaines opérations soient automatiquement acceptées dans vos documents comptables à partir de la page Opérations bancaires (Accéder).
Conseil : Nous recommandons d’ajouter d’abord des opérations simples et régulières, comme un loyer ou des frais de carburant. Une fois la fonction maîtrisée, vous pourrez l’utiliser pour couvrir d’autres opérations.
- Suivez les étapes pour créer une nouvelle règle bancaire.
- Activer Ajout automatique sous Confirmer automatiquement les opérations auxquelles cette règle s’applique dans la fenêtre Règles.
- Sélectionnez Enregistrer.
Une fois qu’une règle d’ajout automatique aura été créée, toute opération affichée dans l’onglet Pour révision qui respecte les conditions sera automatiquement ajoutée. Les règles d’ajout automatique s’appliquent lorsque vous ouvrez une session, téléversez un fichier, ou créez ou modifiez une nouvelle règle d’ajout automatique.
Si vos règles bancaires ne sont pas appliquées aux opérations
Si vos règles bancaires ne sont pas appliquées, c’est peut-être parce que vous utilisez une règle basée sur le champ Banque alors que vous vouliez créer une règle basée sur une description, ou vice versa. Pour expliquer la différence :
- Le texte bancaire est exactement la même information que QuickBooks reçoit de la banque. Il s’agit de l’opération que vous voyez dans votre compte bancaire ou sur votre relevé bancaire.
- La description est une version simplifiée du champ Banque, qui vise à le rendre plus facile à comprendre. Par exemple, QuickBooks peut simplifier le champ Banque en indiquant simplement le nom du fournisseur.
Par défaut, QuickBooks affiche la description dans votre liste d’opérations. Pour afficher le champ Banque à la place :
- Allez à Opérations et sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
- Sélectionnez le .Paramètres ⚙ dans la section Opérations bancaires.
- Sélectionnez Afficher les renseignements bancaires.
Si vous avez migré à partir de QuickBooks Desktop
Les règles bancaires fonctionnent de la même façon dans QuickBooks en ligne que dans QuickBooks Desktop. Si vos règles ont été automatiquement migrées à partir de QuickBooks Desktop, remarquez les différences suivantes :
- QuickBooks en ligne prend en charge jusqu’à 5 conditions par règle. Les 5 premières conditions de chaque règle de QuickBooks Desktop sont migrées.
- Règles bancaires de QuickBooks Desktop contenant Commence par et Se termine par conditions sont appariées avec la Contient condition après la migration vers QuickBooks en ligne.
- Si une règle bancaire de QuickBooks Desktop migrée contient les deux Rentrée d’argent et Sortie d’argent conditions, deux règles bancaires sont créées dans QuickBooks en ligne.
En savoir plus sur comment les fonctions et les données sont transférées dans QuickBooks en ligne,