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Résoudre les problèmes relatifs au premier rapprochement d’un compte dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment vérifier votre solde d’ouverture et repérez les problèmes liés aux comptes que vous n’avez pas rapprochés auparavant.

Si vous rapprochez un compte pour la première fois et que le solde initial est erroné, ne vous inquiétez pas. La plupart des problèmes de solde d’ouverture sont causés par un solde d’ouverture incorrect. Il s’agit du point de départ du compte que vous avez défini lors de sa création dans QuickBooks.

En corrigeant le solde d’ouverture, vous devriez également régler vos problèmes de solde initial.  Voici ce qu’il faut vérifier avant de rapprocher votre compte pour la première fois.

Conseil : Si vous avez rapproché le compte dans le passé, ne suivez pas ces étapes. Voici ce qu’il faut vérifier pour les comptes que vous avez déjà rapprochés. Si l’ensemble du processus est nouveau pour vous  consultez d’abord notre guide au sujet du rapprochement.

Étape 1 : vérifier le solde d’ouverture dans QuickBooks

Revérifiez le solde d’ouverture du compte que vous rapprochez. Parfois, le solde d’ouverture n’inclut pas les opérations qui étaient encore en attente lorsque vous avez créé le compte.

Lorsque vous créez un nouveau compte dans QuickBooks, vous choisissez une journée pour commencer à effectuer le suivi de vos opérations. Vous saisissez le solde de votre compte bancaire réel à la date de votre choix. Ce point de départ est le solde d’ouverture. Nous vous recommandons de configurer le solde d’ouverture au début d’un relevé de compte. Cela facilitera votre premier rapprochement.

  1. Si vous avez récemment saisi des opérations plus anciennes, datées avant votre solde d’ouverture, voici comment les rapprocher. Suivez ensuite les étapes ci-dessous.
  2. Sélectionnez le menu Comptabilité, puis sélectionnez Plan comptable.
  3. Repérez le compte dans la liste.
  4. Sélectionnez Historique du compte.
  5. Recherchez l’entrée du solde d’ouverture. Vous devriez voir Capital d’ouverture dans la colonne Compte du prestataire et Solde d’ouverture dans la colonne Mémo.
  6. Prenez note de la date et du solde.

Important : Vous avez oublié de saisir un solde d’ouverture?  Pas de problème. Vous pouvez le saisir plus tard. Apprenez comment saisir manuellement un solde d’ouverture pour que vos comptes demeurent équilibrés.

Étape 2 : comparer les détails du solde d’ouverture avec ceux de votre compte réel

Vous connaissez maintenant la date et le montant du solde d’ouverture dans QuickBooks. Comparez-les avec vos documents bancaires :

  1. Connectez-vous au site Web de votre banque ou trouvez votre relevé de compte.
  2. Vérifiez le solde du compte pour le même jour que le solde d’ouverture dans QuickBooks.
  3. Comparez les deux soldes.

Si les soldes concordent, vous avez saisi le solde d’ouverture correctement. Passez à l’étape 3.

Si le solde d’ouverture dans QuickBooks ne correspond pas à vos relevés bancaires, corrigez-le :

  1. Dans QuickBooks, sélectionnez l’entrée du solde d’ouverture pour développer l’affichage.
  2. Dans la colonne Dépôt, modifiez le solde pour qu’il corresponde à celui inscrit dans vos registres bancaires.
  3. Sélectionnez Enregistrer.

Étape 3 : réviser l’historique de votre compte

Lorsque vous rapprochez un compte pour la première fois, il n’y a qu’une seule entrée qui est déjà rapprochée : l’écriture du solde d’ouverture.

Aucune autre opération ne devrait être rapprochée. Pour vérifier :

  1. Allez au menu Comptabilité, puis sélectionnez Plan comptable.
  2. Repérez le compte dans la liste.
  3. Sélectionnez Historique du compte pour obtenir plus de détails.
  4. Recherchez l’entrée du solde d’ouverture. Vous devriez voir Capital d’ouverture dans la colonne Compte du prestataire et Solde d’ouverture dans la colonne Mémo.
  5. Révisez la colonne de crochet. Vous devriez voir un R dans la case.
  6. Vérifiez le reste des opérations de la liste. Vous devriez voir un C ou une case vide dans la colonne à cocher.
  7. S’il y a un R dans la case de toute autre opération, sélectionnez-la pour développer la vue.
  8. Cochez la case dans la colonne. Continuez à la sélectionner jusqu’à ce que la case soit vide. Sélectionnez Enregistrer.

Prochaines étapes : commencer le rapprochement du compte

Une fois que vous savez que votre solde d’ouverture est correct, vous pouvez commencer le rapprochement. Si vous voyez un message concernant un solde initial incorrect au début, voici autres éléments que vous pouvez réviser.

Si vous avez suivi toutes les instructions dans notre guide de rapprochement et que vous avez encore des questions, communiquez avec votre aide-comptable. Il peut vous aider à vous remettre sur la bonne voie.

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