Apprenez comment faire le suivi de votre flux de trésorerie dans QuickBooks en ligne.
Votre flux de trésorerie est le montant d’argent qui entre dans votre compte bancaire d’entreprise et qui en sort. Dans QuickBooks en ligne, vous pouvez utiliser différents rapports et différentes projections pour obtenir un aperçu clair des finances actuelles et futures de votre entreprise.
Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :
Savoir où vous en êtes financièrement
Étape 1 : S’assurer que vos données sont exactes
Concernant les rapports de flux de trésorerie, la première chose à faire est de vous assurer que vos documents comptables sont exacts. Tous les rapports utiliseront vos données dans QuickBooks; vous devez donc vous assurer d’avoir un point de départ exact.
- Assurez-vous d’avoir saisi toutes vos opérations dans QuickBooks.
- Rapprochez vos comptes dans QuickBooks et assurez-vous qu’ils correspondent à vos relevés bancaires et de carte de crédit réels. Si vous avez besoin d’aide pour rapprocher votre compte, c’est une bonne idée de communiquer avec votre comptable.
Si votre rapport de rapprochement correspond à votre relevé de compte, vous êtes prêt à commencer à exécuter des rapports. S’il y a des divergences, voici comment résoudre les problèmes de solde initial dans QuickBooks.
Étape 2 : Comprendre votre flux de trésorerie à l’aide de rapports
Vous pouvez comprendre votre flux de trésorerie en fonction des rapports suivants :
Exécuter le rapport État des résultats
Exécutez un rapport État des résultats pour les trois derniers mois afin de comprendre vos dépenses et revenus moyens pour chaque mois.
- Allez à Rapports (Accéder).
- Recherchez et sélectionnez État des résultats rapport.
- Dans la liste déroulante Période couverte par le rapport ▼, sélectionnez 90 derniers jours. Ou sélectionnez Personnalisée et saisissez une période de trois mois.
- Sélectionnez Exécuter le rapport.
Lorsque vous examinez les revenus, concentrez-vous sur les principales sources de revenus. En ce qui concerne les dépenses, faites attention aux éléments tels que la paie, le loyer, les assurances et les dépenses de marketing pour voir où vous pourriez réduire les dépenses.
Exécuter un rapport de factures impayées
Le rapport Factures impayées affiche toutes les factures impayées et tous les relevés périodiques, ainsi que les totaux pour chaque client.
- Allez à Rapports (Accéder).
- De Qui me doit de l’argent vous, sélectionnez Factures impayées,
- Sélectionnez Exécuter le rapport.
Exécuter un rapport Factures à payer non réglées
Le rapport Factures à payer non réglées indique les factures impayées ainsi que les dates d’échéance et le nombre de jours de retard. Cela vous permettra d’afficher votre flux de trésorerie à court terme.
- Allez à Rapports (Accéder).
- Dans la section Ce que vous devez, sélectionnez Factures à payer non réglées.
- Sélectionnez la période couverte par le rapport dans la liste déroulante ▼.
- Saisissez votre date d’échéance.
- Sélectionnez Exécuter le rapport.
Optimiser votre flux de trésorerie
Après avoir examiné votre flux de trésorerie actuel à l’aide de rapports, vous pourrez vous concentrer sur la recherche des meilleures façons de gérer le flux de trésorerie. Vous devrez probablement utiliser une combinaison d’approches pour augmenter vos rentrées d’argent et réduire vos dépenses. Vous pouvez utiliser les données des principaux rapports de QuickBooks.
Étape 1 : Afficher les clients qui vous doivent de l’argent
Vérifiez les clients qui vous doivent de l’argent et les dates d’échéance. En vous assurant d’être payé, vous pourriez disposer de plus d’argent pour continuer à exploiter votre entreprise.
Exécuter un rapport de factures impayées
Le rapport Factures impayées vous indiquera quels clients vous doivent le plus d’argent. Vous pourrez alors déterminer comment gérer ces comptes de façon à augmenter les fonds en caisse.
- Allez à Rapports (Accéder).
- Dans la section Ce qu’on vous doit, sélectionnez Factures impayées.
- Sélectionnez Exécuter le rapport.
Exécuter un rapport Détails du solde des clients
Pour voir une ventilation détaillée du montant dû par chaque client ainsi que les dates d’échéance, exécutez un rapport Détails du solde des clients.
- Allez à Rapports (Accéder).
- Dans la section Ce qu’on vous doit, sélectionnez Détails du solde des clients.
- Sélectionnez Exécuter le rapport.
Pour vous aider à vous concentrer sur les clients à contacter, sélectionnez Trier et utilisez la date d’échéance pour voir les clients qui ont le plus de factures en souffrance.
Étape 2 : Réduire les dépenses fixes
Les dépenses mensuelles importantes sont les plus faciles à repérer. La réduction de ces dépenses peut avoir un impact substantiel sur les liquidités disponibles pour l’entreprise.
Loyer : Utilisez le rapport Détails des opérations par compte pour obtenir les frais de location mensuels moyens.
- Allez à Rapports (Accéder).
- Dans la section Pour mon comptable, sélectionnez Détails des opérations par compte.
- Sélectionnez Personnaliser, puis Filtre.
- Sélectionnez un Compte de distribution, puis sélectionnez les comptes de loyer appropriés.
- Sélectionnez Exécuter le rapport.
Assurance : Utilisez le rapport Détails des opérations par compte pour voir les frais d’assurance mensuels.
- Allez à Rapports (Accéder).
- Dans la section Pour mon comptable, sélectionnez Détails des opérations par compte.
- Sélectionnez Personnaliser, puis Filtre.
- Sélectionnez un Compte de distribution et sélectionnez les comptes d’assurance appropriés.
- Sélectionnez Exécuter le rapport.
Étape 3 : Voir les factures à payer
Il peut être utile de commencer par les factures à payer qui sont déjà dues. Les fournisseurs pourraient proposer un calendrier de paiement flexible ou être en mesure d’offrir des modalités de paiement.
Exécuter un rapport Factures à payer non réglées
Le rapport Factures à payer non réglées indique les factures impayées ainsi que les dates d’échéance et le nombre de jours de retard. Cela vous permettra d’afficher votre flux de trésorerie à court terme.
- Allez à Rapports (Accéder).
- Dans la section Ce que vous devez, sélectionnez Factures à payer non réglées.
- Sélectionnez la période couverte par le rapport dans la liste déroulante ▼.
- Saisissez votre date d’échéance.
- Sélectionnez Exécuter le rapport.
Exécuter un rapport Sommaire des dépenses par fournisseur
Exécutez un rapport Sommaire des dépenses par fournisseur et triez-les par total des dépenses. Cela vous permettra de vous concentrer sur les fournisseurs à contacter.
- Allez à Rapports (Accéder).
- Dans la section Dépenses et fournisseurs, sélectionnez Sommaire des dépenses par fournisseur.
- Sélectionnez la période couverte par le rapport dans la liste déroulante ▼.
- Sélectionnez Exécuter le rapport.
- Sélectionnez Trier et choisissez le tri par total en ordre décroissant.
Étape 4 : Réduire les sorties d’argent
Moins vous dépenserez d’argent, plus vos réserves de liquidités dureront longtemps. Collaborez avec les fournisseurs, les prêteurs et les organismes gouvernementaux pour explorer les options de report des paiements ou de restructuration des conditions et des taux. Utilisez les données des rapports de QuickBooks pour classer les personnes à contacter par ordre de priorité.
Déterminer les prêteurs à contacter
Pour déterminer les prêteurs ou les obligataires à contacter au sujet du report des remboursements de prêt, utilisez le rapport Détails des opérations par compte.
- Allez à Rapports (Accéder).
- Dans la section Pour mon comptable, sélectionnez Détails des opérations par compte.
- Sélectionnez Personnaliser, puis sélectionnez Filtre.
- Sélectionner Compte de distribution, puis sélectionnez Tous les comptes de passif dans la liste déroulante ▼.
- Sélectionner Fournisseur, puis sélectionnez les fournisseurs appropriés dans la liste déroulante ▼.
- Sélectionnez Exécuter le rapport.
Déterminer les administrations fiscales à contacter
Pour voir les administrations fiscales que vous payez, exécutez un rapport Détails des ventes taxables. Vous obtiendrez ainsi une liste de vos produits et services taxables, ainsi que le montant que vous devez.
- Allez à Rapports (Accéder).
- Dans la section Taxe de vente, sélectionnez Sommaire des ventes taxables.
- Sélectionnez une période dans la liste déroulante Période couverte par le rapport ▼.
- Sélectionnez Exécuter le rapport.
Calculer les cotisations sociales
Pour calculer le montant des cotisations sociales à payer, utilisez le rapport Coût total de la paie. Cela vous permettra de voir les coûts associés à la paie des employés, y compris les cotisations sociales.
- Allez à Rapports (Accéder).
- Dans la section Paie, sélectionnez Coût total de la paie.
- Sélectionnez une période dans la liste déroulante Période ▼.
- Sélectionnez Exécuter le rapport.
Étape 5 : Réduire les dépenses discrétionnaires
Il existe un large éventail de dépenses que vous pouvez contrôler. En déterminant les éléments qui ne sont pas nécessaires, que ce soit à court terme ou pas du tout, vous pourrez réduire le stress lié au flux de trésorerie.
Marketing et publicité
Les budgets de marketing offrent généralement une certaine flexibilité, et vous devriez être en mesure de les rajuster pour les prochains mois. Pour voir les dépenses moyennes, utilisez le rapport Détails des opérations par compte.
- Allez à Rapports (Accéder).
- Dans la section Pour mon comptable, sélectionnez Détails des opérations par compte.
- Sélectionnez Personnaliser, puis Filtre.
- Sélectionnez Compte de distribution, puis sélectionnez les comptes que vous utilisez pour le marketing et la publicité.
- Sélectionnez Exécuter le rapport.
Abonnements et adhésions
Vous avez peut-être des abonnements ou des adhésions qui ne sont pas nécessaires à court terme. Leur annulation ou leur suspension pourrait entraîner des économies immédiates. Pour faire le suivi des cotisations ou des frais d’abonnement en cours, utilisez le rapport Détails des opérations par compte.
- Allez à Rapports (Accéder).
- Dans la section Pour mon comptable, sélectionnez Détails des opérations par compte.
- Sélectionnez Personnaliser, puis Filtre.
- Sélectionner Compte de distribution, puis sélectionnez les comptes que vous utilisez pour les droits d’adhésion et les abonnements.
- Sélectionnez Exécuter le rapport.
Repas et frais représentation
Essayez de réduire les dépenses dans ce domaine au cours des prochains mois. Utilisez le rapport Détails des opérations par compte pour voir les frais de repas moyens.
- Allez à Rapports (Accéder).
- Dans la section Pour mon comptable, sélectionnez Détails des opérations par compte.
- Sélectionnez Personnaliser, puis Filtre.
- Sélectionner Compte de distribution, puis sélectionnez les comptes que vous utilisez pour les frais de déplacement, de repas et de représentation.
- Sélectionnez Exécuter le rapport.