Apprenez comment réviser les opérations bancaires et de carte de crédit qui ont été téléchargées.
Une fois que vous avez connecté vos comptes bancaires et de cartes de crédit, QuickBooks télécharge automatiquement les dernières opérations. Il effectue une recherche pour essayer de les apparier avec des opérations que vous avez saisies dans QuickBooks. S’il ne trouve pas de correspondance, il crée un nouveau relevé d’opération pour vous. Il vous suffit d’approuver l’appariement ou l’opération nouvellement créée.
Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :
- Télécharger les dernières opérations bancaires et de carte de crédit
- Réviser et catégoriser des opérations téléchargées
Note : QuickBooks en ligne ne télécharge pas les opérations en attente. Il télécharge les opérations seulement lorsqu’elles ne sont plus en attente et qu’elles sont officiellement affichées sur le site Web de la banque.
Étape 1 : Télécharger les dernières opérations bancaires et de carte de crédit
Pour la plupart des banques, nous essayons d’actualiser les dernières opérations disponibles toutes les 24 heures. Certaines peuvent prendre un peu plus de temps. Vous pouvez également mettre à jour manuellement vos comptes en tout temps :
- Allez à Opérations et sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
- Sélectionnez Mettre à jour.
Cette action met à jour tous vos comptes bancaires et de carte de crédit.
Conseil : Si vous voyez un message concernant une authentification supplémentaire, suivez les instructions pour poursuivre la mise à jour. Les banques n’appliquent pas toutes cette exigence, mais certaines le font pour une plus grande sécurité.
Voici la marche à suivre si vous avez des problèmes avec le téléchargement de vos opérations.
Remarque : QuickBooks reconnaît les fournisseurs courants à partir de vos opérations bancaires et ajoutera automatiquement les nouveaux fournisseurs à votre compte. Vous pouvez désactiver cette option si vous ne voulez pas que de nouveaux fournisseurs soient ajoutés. Dans Opérations bancaires, allez à Paramètres ⚙ et désactivez Ajoutez de nouveaux fournisseurs,
Étape 2 : Réviser et catégoriser les opérations téléchargées
- Allez à Opérations et sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
- Sélectionnez la tuile associée au compte que vous voulez réviser.
- Sélectionnez l’onglet Pour révision pour commencer la révision.
QuickBooks envoie les opérations téléchargées à À vérifier et suggérer des catégories pour chaque opération. Révisez-les individuellement :
- Si l’opération indique Ajouter :
- Sélectionner Ajouter si QuickBooks a suggéré la bonne catégorie pour cette opération.
- Vous pouvez aussi modifier cette catégorie en choisissant une autre catégorie dans la liste déroulante ou en en ajoutant une nouvelle.
Pour simplifier le processus, vous pouvez créer une règle bancaire qui catégorise automatiquement vos opérations pour vous.
Si vous voulez catégoriser manuellement vos opérations, vous pouvez désactiver les suggestions. Dans Opérations bancaires, allez à Paramètres ⚙ et décocher Activer les suggestions de catégorie,
Si l’opération existe déjà dans QuickBooks, au lieu de la catégoriser, vous pourriez avoir l’option de apparier, ajouter ou afficher plusieurs appariements,
Comment choisir la catégorie appropriée
- Catégoriser les revenus- Montant payé - pour indiquer la provenance de l’argent, par exemple les ventes, les paiements de clients et les remboursements. L’entreprise peut également recevoir de l’argent si vous vendez une immobilisation corporelle, avez obtenu un prêt bancaire ou si vous avez investi dans l’entreprise.
- Catégoriser les dépenses- argent payé à d’autres - pour expliquer comment l’argent a été dépensé, par exemple, pour les fournitures de bureau, les repas, les salaires, les impôts et les immobilisations corporelles. Si vous vous payez vous-même (appelé paiement par le propriétaire ou retrait du propriétaire), cette « opération de capitaux propres » est aussi considérée comme une dépense pour l’entreprise.
Afficher les images des opérations de chèque
QuickBooks s’est associé à plusieurs banques pour inclure automatiquement des images de chèques du recto et du verso pour toutes les opérations de chèque en attente de vérification.
Remarque : l’image du chèque se déconnecte lorsque les chèques sont appariés à une facture à payer et convertis en un paiement de facture.
Pour afficher les images du chèque :
- Dans le À vérifier sélectionnez une opération téléchargée qui affiche un numéro dans l’onglet Ajouter Pièce jointe
colonne. (Dans la vue Entreprise, vous ne verrez que . ) - Dans les détails de l’opération, sélectionnez l’une des options Image de chèque pièces jointes pour afficher l’image.
- Dans le panneau d’image qui s’affiche, vous pouvez voir le recto et le verso du chèque et agrandir l’image en mode plein écran.
- Vérifiez l’opération comme d’habitude. Si vous appariez ou ajoutez l’opération, vous pourrez retrouver les images dans Pièces jointes liste, sous Paramètres ⚙, Ils seront également joints directement au formulaire d’opération.
Remarque : Si les images des chèques ne sont pas jointes automatiquement à vos opérations bancaires connectées, votre banque n’est pas prise en charge. Toutefois, il pourrait être pris en charge plus tard, puisque nous travaillons en partenariat avec d’autres institutions financières.
Répartir des opérations entre plusieurs comptes
Vous pouvez répartir les opérations entre plusieurs catégories afin d’en faciliter le suivi.
- Dans le À vérifier, sélectionnez l’opération téléchargée pour développer l’affichage.
- Si l’option dans la colonne Action est Apparier, changez Trouver une correspondance pour Catégoriser.
- Sélectionner Répartir (Vue du comptable) ou Répartir l’opération à côté de Catégorie (Vue Entreprise), qui ouvre la fenêtre Répartir l’opération fenêtre.
- De Catégorie▼, sélectionnez les catégories entre lesquelles vous voulez répartir l’opération.
- Saisir une Montant pour chaque répartition afin que le Différence affiche 0 $.
- Sélectionnez un Fournisseur ou Client nom pour chaque répartition.
Note : Le nom du champ peut varier en fonction de l’opération. - Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez Appliquer et accepter.
Exclure les opérations personnelles ou en double
Il se produit rarement, mais il se peut que vous trouviez des opérations en double dans votre connexion bancaire. Cela se produit généralement lorsqu’il y a un problème avec votre connexion à la banque et que vous téléversez les opérations vous-même. Une copie (en double) est téléchargée plus tard de la banque. Si cela se produit, vous devez exclure les doublons.
- Allez au onglet Pour révision.
- Cochez les cases correspondant aux opérations à exclure.
- Sélectionnez Exclure.
Les opérations exclues sont déplacées vers l’onglet Exclues. Elles ne seront pas ajoutées à QuickBooks ni téléchargées de nouveau. Si vous excluez une opération par erreur ,Exclu sous l’onglet, repérez l’opération et sélectionnez Annuler,