Apprenez comment passer en revue vos opérations bancaires et de cartes de crédit téléchargées.
Une fois que vous avez connecté vos comptes bancaires et de cartes de crédit, QuickBooks télécharge automatiquement les dernières opérations. Il effectue une recherche pour essayer de les apparier avec des opérations que vous avez saisies dans QuickBooks. S’il ne trouve pas de correspondance, il crée un nouveau relevé d’opération pour vous. Il vous suffit d’approuver l’appariement ou l’opération nouvellement créée.
Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :
- Téléchargez les opérations bancaires et de carte de crédit les plus récentes
- Réviser et catégoriser les opérations téléchargées
Note : QuickBooks en ligne ne télécharge pas les opérations en attente. Il ne télécharge les opérations que lorsqu’elles ne sont plus en attente et qu’elles sont officiellement affichées sur le site de la banque.
Étape 1 : Télécharger les dernières opérations bancaires et de carte de crédit
Pour la plupart des banques, nous essayons d’actualiser les dernières opérations disponibles toutes les 24 heures. Certaines peuvent prendre un peu plus de temps. Vous pouvez également mettre à jour manuellement vos comptes en tout temps :
- Allez à Opérations et sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
- Sélectionnez Mettre à jour.
Cette action met à jour tous vos comptes bancaires et de carte de crédit.
Conseil Si vous voyez un message d’authentification supplémentaire, suivez les instructions pour poursuivre la mise à jour. Les banques n’appliquent pas toutes cette exigence, mais certaines le font pour une plus grande sécurité.
Voici la marche à suivre si vous avez des problèmes avec le téléchargement de vos opérations.
Note : QuickBooks reconnaît les fournisseurs courants à partir de vos opérations bancaires et ajoute automatiquement de nouveaux fournisseurs à votre compte. Vous pouvez désactiver cette option si vous ne voulez pas ajouter de nouveaux fournisseurs. Dans Opérations bancaires, allez à Paramètres ⚙ et désactiver Ajouter de nouveaux fournisseurs.
Étape 2 : Réviser et catégoriser les opérations téléchargées
- Allez à Opérations et sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
- Sélectionnez la tuile associée au compte que vous voulez réviser.
- Sélectionnez l’onglet Pour révision pour commencer la révision.
QuickBooks envoie les opérations téléchargées à Pour révision et suggère des catégories pour chaque opération. Passez-les en revue une par une :
- Si l’opération indique Ajouter :
- Sélectionner Ajouter si QuickBooks a suggéré la bonne catégorie pour cette opération.
- Vous pouvez aussi changer cette catégorie en en choisissant une autre dans la liste déroulante ou en en ajoutant une nouvelle.
Pour simplifier le processus, vous pouvez créer une règle bancaire qui catégorise automatiquement les opérations pour vous.
Ou, si vous voulez catégoriser manuellement vos opérations, vous pouvez désactiver les suggestions. Dans Opérations bancaires, allez à Paramètres ⚙ et décocher Activer la catégorisation suggérée.
Si l’opération existe déjà dans QuickBooks, au lieu de la catégoriser, vous pourriez avoir la possibilité de apparier, ajouter ou afficher plusieurs appariements.
Comment choisir la bonne catégorie
- Catégoriser les revenus- l’argent qui vous a été payé - pour indiquer d’où vient l’argent, comme les ventes, les paiements des clients et les remboursements. L’entreprise peut également recevoir de l’argent si vous avez vendu une immobilisation corporelle, si vous avez reçu un prêt bancaire ou si vous avez investi dans l’entreprise.
- Catégoriser les dépenses- argent payé à d’autres personnes - pour expliquer comment l’argent a été dépensé, par exemple pour les fournitures de bureau, les repas, la paie, les impôts et les immobilisations corporelles. Si vous vous payez vous-même (appelé « paie du propriétaire »), cette « opération sur capitaux propres » est également considérée comme une dépense pour l’entreprise.
Afficher les images des opérations de chèque
QuickBooks s’est associé à un certain nombre de banques pour inclure automatiquement les images des chèques du recto et du verso pour toutes les opérations de chèques en attente de vérification.
Note : L’image du chèque se déconnecte lorsque les chèques sont appariés à une facture et convertis en paiement de facture.
Pour afficher les images des chèques :
- Dans le Pour révision, sélectionnez une opération téléchargée qui affiche un nombre dans l’onglet Ajouter Pièce jointe
colonne. (Dans la vue Entreprise, vous ne verrez que icône.) - Dans les détails de l’opération, sélectionnez l’une des Image de chèque pièces jointes pour afficher l’image.
- Dans le volet d’image qui s’affiche, vous pouvez afficher le recto et le verso du chèque et agrandir l’image en plein écran.
- Révisez l’opération normalement. Si vous appariez ou ajoutez l’opération, vous pourrez plus tard trouver les images dans votre Pièces jointes liste, sous Paramètres ⚙. Ils seront également joints directement au formulaire d’opération lui-même.
Note : Si vos opérations bancaires connectées ne sont pas accompagnées d’images de chèques automatiquement jointes, votre banque n’est pas prise en charge. Cependant, il pourrait être pris en charge à une date ultérieure, car nous travaillons à établir des partenariats avec d’autres institutions financières.
Répartir des opérations entre plusieurs comptes
Vous pouvez répartir les opérations entre plusieurs catégories pour en faciliter le suivi.
- Dans le Pour révision, sélectionnez l’opération téléchargée pour développer l’affichage.
- Si l’option dans la colonne Action est Apparier, changez Trouver une correspondance pour Catégoriser.
- Sélectionner Répartition (Vue Comptable) ou Répartir l’opération à côté de Catégorie (vue Entreprise), qui ouvre la Répartir l’opération fenêtre.
- De Catégorie▼, sélectionnez les catégories dans lesquelles vous voulez répartir l’opération.
- Saisissez un Montant pour chaque répartition afin que Différence affiche 0 $.
- Sélectionner un Fournisseur ou Client nom pour chaque répartition.
Note : Le nom du champ peut varier en fonction de l’opération. - Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez Appliquer et accepter.
Exclure les opérations personnelles ou en double
C’est rare, mais vous pourriez trouver des opérations en double dans votre connexion bancaire. Cela se produit généralement s’il y a un problème avec votre connexion bancaire et que vous téléversez les opérations vous-même, puis qu’une deuxième copie (en double) est téléchargée plus tard de la banque. Si cela se produit, vous devez exclure les doublons.
- Allez au onglet Pour révision.
- Cochez les cases correspondant aux opérations à exclure.
- Sélectionnez Exclure.
Les opérations exclues sont déplacées vers l’onglet Exclues. Elles ne seront pas ajoutées à QuickBooks ni téléchargées de nouveau. Si vous avez exclu une opération par erreur, à partir du Exclus ,trouvez l’opération et sélectionnez Annuler.