Configurer et utiliser le compte de petite caisse dans QuickBooks en ligne

Cet article explique comment configurer et utiliser un compte de petite caisse dans QuickBooks en ligne.

Une petite caisse est une provision d’argent comptant pratique que vous utilisez pour faire le paiement immédiat de biens ou de services. Voici quelques conseils pour gérer la petite caisse dans QuickBooks en ligne.

Configurer un compte de petite caisse

Suivez les étapes ci-dessous pour créer un compte de petite caisse. Lorsque vous transférez de l’argent comptant de votre compte bancaire à votre petite caisse, le dépôt sera indiqué dans ce compte.

1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Plan comptable.
2. Sélectionnez Nouveau.
3. À partir du Type de compte ▼, sélectionnez Banque.
4. À partir du Sous-type ▼, sélectionnez Fonds en caisse.
5. Entrer Petite caisse dans le Nom du compte champ.
6. Le solde d’ouverture sera créé lorsque vous virez de l’argent du compte chèques en faisant un chèque ou en virant des fonds. Si vous avez déjà de l’argent à utiliser pour la petite caisse, saisissez le montant dans le Solde d’ouverture et sélectionnez le En date du date.
7. Sélectionnez Enregistrer.

Gérer un compte de petite caisse

Maintenant que vous avez créé un compte de petite caisse, il est temps d’y verser de l’argent. Suivez les étapes ci-dessous pour commencer et pour gérer le compte de petite caisse par la suite.

Conseil : Vous devez désigner une personne dans votre entreprise pour gérer la petite caisse et faire le suivi de chaque retrait.

Dépôt initial

Retirez de l’argent liquide de votre compte chèques et rangez-le dans une petite caisse verrouillée. Ensuite, enregistrez l’opération dans QuickBooks en ligne.

• Si vous avez fait un chèque comptant :
  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Chèque.
  3. Sélectionnez Petite caisse comme Bénéficiaire. Si l’option Petite caisse ne figure pas dans la liste, cliquez sur + Ajouter.
• Si vous avez pris de l’argent comptant sans émettre de chèque :
  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Virement.

Note : Vous pouvez utiliser la case mémo dans une opération pour enregistrer des détails spécifiques.

Pour en savoir plus, apprenez-en plus sur créer et enregistrer des chèques ou transférer des fonds entre comptes.

Retrait comptant

Lorsque vous donnez de l’argent comptant à un employé, celui-ci doit signer une feuille indiquant son nom, la date de réception de l’argent et le motif. Cette feuille servira de reçu manuel pour faire le suivi des montants retirés de la petite caisse.

Dans QuickBooks, enregistrez le retrait de la petite caisse comme dépense avec le compte de petite caisse comme compte de paiement.

La somme des montants qui se trouvent sur les feuilles de papier et du contenu de la petite caisse doit en tout temps correspondre au solde d’ouverture de celle-ci.

Conseil : C’est une bonne idée de rapprocher votre compte de petite caisse régulièrement. Une fois que c’est fait, vous pouvez transférer vos formulaires papier dans votre compte de suivi à long terme, car les opérations sont dans QuickBooks.