Apprenez comment activer et configurer le suivi des heures travaillées dans QuickBooks en ligne Standard, Plus et Avancé.
Utilisez cette fonction pour faire le suivi des heures travaillées pour un projet ou une activité et les facturer à vos clients. Voici comment procéder.
Dans cet article, vous apprendrez comment :
- Activer le suivi des heures travaillées
- Ajouter un utilisateur de suivi des heures travaillées
- Rendre les heures travaillées toujours facturables
- Accéder aux rapports de suivi des heures travaillées
- Comprendre les détails des heures
Activer le suivi des heures travaillées
Voici comment activer le suivi des heures travaillées :
Commencez par activer les options de suivi des heures travaillées que vous voulez :
- Allez à Suivi des heures (Accéder) et choisissez pourquoi vous voulez faire le suivi des heures.
- Ensuite, choisissez si vous voulez utiliser la fonction de base pour le suivi des heures travaillées dans QuickBooks en ligne, ou si vous voulez essayer un compte QuickBooks Time avec plus de fonctions de suivi des heures travaillées. Dans un cas comme dans l’autre, vous pourrez accéder aux feuilles de temps à partir de QuickBooks en ligne.
- Sélectionnez Démarrer.
Ensuite, rajustez vos préférences pour le suivi des heures travaillées :
- Allez au menu Paramètres ⚙ et sélectionnez Compte et paramètres.
- Sélectionnez l’onglet Suivi des heures.
- Dans la section Général ou Feuille de temps, sélectionnez Modifier ✏.
- Configurez vos préférences pour le suivi des heures travaillées :
- Liste déroulante Premier jour de la semaine de travail▼ Cela modifie la façon dont les feuilles de temps hebdomadaires s’affichent pour les employés et les sous-traitants.
- Afficher le champ Service : lorsque cette option est activée, les employés et les entrepreneurs qui remplissent les feuilles de temps peuvent préciser les services fournis.
- Autoriser la facturation des heures : lorsque cette option est activée, les employés et les sous-traitants qui remplissent les feuilles de temps peuvent préciser si les activités devraient être facturées à un client.
- Afficher le taux de facturation pour les utilisateurs qui saisissent les heures travaillées (facultatif)
- Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.
ajouter un utilisateur du suivi des heures travaillées
Voici comment ajouter un utilisateur du suivi des heures travaillées :
- Allez au menu Paramètres ⚙ et sélectionnez Gérer les utilisateurs.
- Sélectionnez Ajouter un utilisateur.
- Sélectionnez Suivi des heures travaillées seulement.
- Sélectionnez Suivant.
- Repérez l’employé ou le fournisseur que vous voulez ajouter, sélectionnez Suivant, puis saisissez ses coordonnées.
- Sélectionnez Enregistrer.
Une fois qu’il est ajouté, l’utilisateur peut saisir les heures travaillées sur une feuille de temps :
| Note : Vous ne pouvez pas changer le type d’utilisateur dans la fonction Suivi des heures travaillées seulement. Si un utilisateur Suivi des heures travaillées seulement a besoin d’un autre type d’accès à l’entreprise ,supprimer l’utilisateur, puis le rajouter avec le nouveau type d’utilisateur. |
Rendre les heures travaillées toujours facturables
- Allez à Rapports (Accéder).
- Ouvrez le rapport Liste des coordonnées des clients.
- Dans l’URL de la page, remplacez CUST (après token=) par EMP, puis appuyez sur Entrée pour ouvrir le rapport Liste des coordonnées des employés.
- Repérez l’employé que vous recherchez, puis cliquez sur son nom.
- Cochez la case Facturable par défaut.
- Sélectionnez Enregistrer.
Accéder aux rapports de suivi des heures travaillées
- Allez à Rapports (Accéder).
- Dans le champ Recherche de rapport par nom, saisissez le titre d’un des rapports suivants : Activités chronométrées récentes/modifiées, Détails des activités chronométrées par client, Détails des activités chronométrées par employé et Heures travaillées non facturées.
Détails des heures
Selon les taux que vous définissez, et selon que les heures travaillées sont facturables ou non, les données sur les heures travaillées figureront automatiquement sur les factures des clients. Vous pouvez inclure les renseignements suivants :
- Le nom de l’employé
- Le taux horaire facturé
- Le nombre d’heures facturées
Vous pouvez également personnaliser la facture afin d’y inclure les données suivantes :
- Le texte figurant dans le champ Description de la feuille de temps
- Le nom du service standard que vous utilisez
- Le texte personnalisé que vous spécifiez pour les frais de suivi des heures travaillées
Apprenez comment personnaliser des factures et d’autres formulaires d’opération dans QuickBooks en ligne.
| Note : Les utilisateurs ne pourront faire le suivi des heures travaillées sur leur téléphone cellulaire ou dans leurs applications que s’ils se connectent à QuickBooks en ligne via un navigateur. |