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Comment configurer le dépôt direct de la paie

Dans QuickBooks en ligne, vous pouvez facilement configurer le dépôt direct de la paie. Après avoir effectué la configuration initiale, vous pouvez configurer chaque employé en dépôt direct et vérifier votre opération d’essai.

Vous utilisez la fonction de paie avancée de QuickBooks en ligne optimisée par Wagepoint? Cliquez ici.

Voici quelques éléments à prendre en considération sur le dépôt direct :

  • Vous devez approuver les chèques de paie qui sont payés par dépôt direct au plus tard à 17 h, HNP, deux jours ouvrables avant la date de paie.
  • Cela peut prendre jusqu’à trois jours pour terminer l’analyse des risques après la configuration initiale.
  • Revérifiez tous les numéros de compte et tous les renseignements. Des renseignements inexacts peuvent causer un retard, ou empêcher que les fonds soient envoyés à un employé.
  • Il est recommandé de commencer la configuration du dépôt direct le lendemain de l’exécution d’une paie versée sous forme de chèques sur papier pour vous assurer de ne pas être dans l’état « En attente » lorsqu’il est temps d’exécuter votre prochaine paie. La configuration et la vérification du dépôt direct peuvent parfois prendre jusqu’à une semaine.
  • L’administrateur général est le titulaire du compte bancaire configuré pour le dépôt direct.
  • Les communications par courriel pour le dépôt direct seront envoyées à l’administrateur principal inscrit dans nos dossiers, mais le courriel relatif à la LBC et au BCAE et le courriel de vérification du compte bancaire seront envoyés à l’administrateur général (titulaire du compte bancaire) et à l’administrateur principal.
  • La plupart des entreprises recevront un courriel relatif à la LBC et au BCAE de notify@quickbase.com demandant une preuve d’identité et des renseignements supplémentaires. L’administrateur général doit répondre à ce courriel en y joignant les documents appropriés avant d’utiliser le dépôt direct. Une fois que la preuve d’identité est présentée, il faut prévoir jusqu’à deux jours ouvrables pour qu’elle soit approuvée.
Note : Consultez le calendrier de traitement de dépôt direct pour savoir combien de temps le processus de dépôt prendra une fois que vous avez soumis la paie.

Configuration initiale du dépôt direct

Voici comment configurer le dépôt direct pour la première fois :

  1. Sélectionnez le Paramètres ⚙️, puis Paramètres de la paie.
  2. Dans la section Paie, sélectionnez Dépôt direct.
  3. Vérifiez ce que vous devrez configurer pour le dépôt direct, puis cliquez sur Oui. Allons-y.
  4. Remplissez les champs obligatoires pour le compte bancaire de l’employeur et l’administrateur général du compte.
  5. Sélectionnez Continuer.
  6. Vous recevrez un courriel de confirmation de l’adresse électronique notify@quickbase.com vous invitant à vérifier vos renseignements. Une fois que l’information est vérifiée, vous recevrez un autre courriel confirmant vos débits préautorisés.

Vérifiez le dépôt direct d’une opération d’essai

Après avoir effectué la configuration initiale, vous devez vérifier une opération d’essai de dépôt direct. Dans deux à trois jours ouvrables, un débit minime de moins de 1,00 $ CA sera retiré de votre compte à titre d’essai. Pour vérifier ce montant :

  1. Sélectionnez le Paramètres ⚙️, puis Paramètres de la paie.
  2. Dans la section Paie, sélectionnez Dépôt direct.
  3. Sélectionnez Vérifier l’opération d’essai. (Note : Cette option sera disponible seulement lorsque le montant de l’essai aura été prélevé.)
  4. Saisissez le montant de l’opération d’essai dans les deux cases (moins de 1,00 $). Saisissez les cents seulement, sans signe de dollar (p. ex. 0,47).
  5. Sélectionner Ok.
  6. Après avoir effectué la vérification, vous êtes prêt à configurer les employés!

Si vous ne voyez pas cette opération dans les trois jours ouvrables suivant la date de saisie des renseignements sur le dépôt direct dans vos paramètres de paie, vous pouvez prendre certaines mesures pour relancer l’opération d’essai. Pour ce faire :

  1. Sélectionnez le Paramètres ⚙️, puis Paramètres de la paie.
  2. Dans la section Paie, sélectionnez Dépôt direct.
  3. Sélectionnez Oui. Allons-y.
  4. Sélectionnez le bouton Modifier à côté du champ Compte bancaire.
  5. Saisissez la séquence de numéros suivante dans la zone Compte bancaire : 123456789.
  6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
  7. Revenez immédiatement dans vos Paramètres de paie à partir de l’icône Roue dentée et sélectionnez Dépôt direct.
  8. Sélectionnez le bouton Modifier à côté du champ Compte bancaire.
  9. Saisissez de nouveau le numéro de compte bancaire correct et sauvegardez les modifications.
  10. Ceci devrait relancer QuickBooks en ligne pour envoyer l’opération d’essai à votre banque. Veuillez attendre encore trois jours ouvrables pour que l’opération apparaisse dans votre compte bancaire.
Note : Vous avez trois tentatives pour vérifier votre opération d’essai. Si vous ne réussissez pas, communiquez avec nous pour obtenir de l’aide.

Configurer le dépôt direct pour chaque employé

Après avoir vérifié votre opération d’essai de dépôt direct, vous êtes prêt à configurer chaque employé :

  1. Assurez-vous que l’employé a bien rempli le formulaire d’autorisation de dépôt direct.
  2. Une fois que vous avez terminé la configuration initiale, voici à quoi ressemble votre écran des paramètres du dépôt direct : Cliquez sur Configurer à côté de l’employé concerné.Set up direct deposit in QuickBooks Online
  3. À partir du menu déroulant Qu’utilisez-vous pour payer l’employé?, sélectionnez Dépôt direct.
  4. Remplissez les champs en utilisant les renseignements dans le formulaire d’autorisation de l’employé.
  5. Sélectionner Ok.
  6. Vous avez terminé la configuration du processus et vous êtes maintenant prêt à utiliser le dépôt direct pour payer vos employés.

 

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