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Comment gérer les paramètres de la paie des employés

Cet article explique comment configurer un accès au portail de l’employé, modifier l’adresse courriel d’un employé, réinitialiser le mot de passe d’un employé et envoyer une nouvelle invitation au portail de l’employé.

Configurer l’accès au portail de l’employé

Vous ne pourrez pas fournir un accès au portail si vous n’avez pas saisi l’adresse courriel de votre employé. En suivant les étapes ci-dessous pour ajouter l’adresse courriel de l’employé, vous associez celle-ci à son nom d’utilisateur.

  1. Allez à Paramètres ⚙.
  2. Sous Votre entreprise, cliquez sur Paramètres de la paie.
  3. Sélectionnez Gérer les utilisateurs.
  4. Sélectionner En ligne pour L'info sur le talon de l'employé.Manage employee payroll settings in QuickBooks Online
  5. Ajoutez l’adresse courriel de votre employé.
  6. Note : L’adresse courriel doit être unique.Si un employé est associé à plus d’une entreprise, chaque employeur doit fournir une adresse courriel unique pour que l’employé puisse accéder à chaque compte séparément. À l'heure actuelle, le portail Advanced Payroll Employee est offert uniquement en anglais.

  7. Informez votre employé qu’il recevra un courriel de vérification pour confirmer son adresse courriel et créer un mot de passe.
  8. Votre employé peut ensuite accéder au portail de l’employé, où il peut activer ou désactiver les rappels de jour de paie.

Changer l’adresse courriel d’un employé

Note : L’adresse courriel d’un employé peut seulement être modifiée par l’administrateur de l’entreprise dans le compte QuickBooks en ligne. Vous devrez donc vous connecter en tant qu’administrateur pour faire ce changement. L’équipe du service à la clientèle QuickBooks ne peut pas faire ces changements.

Voici comment changer l’adresse courriel d’un employé :

  1. Aller à Employés.
  2. Sélectionnez Modifier à côté du nom de l'employé.
  3. Dans l’onglet Profil, modifiez l’adresse courriel de l’employé et cliquez sur Enregistrer.
  4. Un courriel de notification sera envoyé à l’ancienne adresse courriel, laquelle sera désactivée.
  5. Un courriel de confirmation sera envoyé à la nouvelle adresse, et votre employé devra cliquer sur le lien dans ce courriel pour confirmer la nouvelle adresse et réinitialiser son mot de passe. Il devra aussi valider son NAS (3 derniers chiffres).
  6. La nouvelle adresse courriel sera associée au nom d’utilisateur et à l’ancienne adresse courriel. De la sorte, toutes les modifications concernant l’employé peuvent être suivies à partir du nom d’utilisateur initial.

Si votre employé ne parvient pas à valider son NAS, il verra un message l’invitant à communiquer avec vous pour obtenir du soutien. Il ne pourra pas accéder à son compte avant que vous ne régliez le problème.

 

Réinitialiser le mot de passe d’un employé

Voici comment réinitialiser le mot de passe d’un employé.

  1. Allez à Paramètres ⚙.
  2. Sélectionnez Gérer les utilisateurs.
  3. Sélectionnez Modifier à côté du nom de l'employé.
  4. Supprimez le mot de passe existant et saisissez-en un nouveau pour l’employé.
  5. Informez l’employé de son nouveau mot de passe. Il pourra le changer une fois qu’il est connecté au portail de paie.
Note : ​Après la réinitialisation du mot de passe, l’employé devra valider son NAS afin de pouvoir modifier son mot de passe. Les employés peuvent ouvrir une session dans le portail de l’employé afin de valider leur NAS.

Envoyer de nouveau une invitation au portail de l’employé

Si votre employé vous demande d’envoyer à nouveau une invitation au portail, vous pouvez remplacer son adresse courriel par une fausse ou différente adresse, l’enregistrer, puis rétablir l’adresse initiale. L’adresse courriel de l’employé sera réactivée.

Vous savez maintenant configurer un accès au portail de l’employé, modifier l’adresse courriel d’un employé, réinitialiser le mot de passe d’un employé et envoyer une nouvelle invitation au portail de l’employé.

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