Préparer et soumettre les feuillets T4 et le Sommaire T4 dans QuickBooks en ligne

Les feuillets T4 sont utilisés pour déclarer à l’Agence du revenu du Canada (ARC) tous les revenus versés à vos employés durant l’année civile précédente. Nous vous montrerons comment préparer et soumettre vos feuillets fiscaux.

• Quand devez-vous produire la déclaration
• Conseils pour déclarer les revenus
• Vérifiez l'info sur votre entreprise
• Réviser les renseignements de vos employés
• Préparer les feuillets T4 et les formulaires de fin d’année
• Envoyer des feuillets T4 à vos employés en utilisant Main-d’œuvre
• Soumettre les feuillets T4 et le Sommaire T4 de vos employés à l’ARC
• Fin de la déclaration d’entreprise

Quand devez-vous produire la déclaration

Vous devrez remplir des feuillets T4 pour vos employés si vous avez :

• payé un employé plus de 500 $
• déduit des cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC), au Régime de rentes du Québec (RRQ), à l’assurance-emploi (AE) ou au régime provincial d’assurance parentale (RPAP), ou de l’impôt sur le revenu

Vous devrez fournir un feuillet T4 à vos employés pour chaque province ou territoire où ils ont travaillé pour votre entreprise.

Si vous ne savez pas comment faire pour déclarer un avantage spécifique ou un montant sur un feuillet T4, consultez un comptable ou l’ARC.

Conseils pour déclarer les revenus

Types de revenus qui doivent être déclarés sur les feuillets T4 :

• Salaire, traitement (y compris l’indemnité tenant lieu de préavis de licenciement), pourboires ou gratifications, primes, indemnités de congés payés, commissions d’emploi, gains bruts et assurables des travailleurs autonomes de la pêche et toute autre rémunération que vous avez versée aux employés durant l’année (voir Case 14 - Revenus d’emploi pour une liste détaillée)
• Les avantages ou allocations imposables
• Allocations de retraite
• Les différentes retenues que vous avez effectuées sur la rémunération pendant l’année.
• Le facteur d’équivalence (FE) pour les employés qui ont accumulé un droit à des prestations pendant l’année selon votre régime de pension agréé (RPA) ou votre régime de participation différée aux bénéfices (RPDB).

Note : vous devez déclarer le revenu sur un feuillet T4 de l’année où vous l’avez versé, peu importe quand l’employé a rendu le service ou si l’employé est décédé. Par exemple, si vous payez un employé en janvier 2023 pour le revenu qu’il a gagné en décembre 2022, vous devrez déclarer ce revenu sur son feuillet T4 pour 2023.

Types de revenus à ne pas déclarer sur le feuillet T4 :

• Pensions, paiements forfaitaires, rentes ou autres revenus (y compris les montants payés à un propriétaire ou à un associé d’une entreprise non constituée en société)
• Honoraires (excluant les jetons de présence versés à des administrateurs), commissions ou autres sommes versées à des non-résidents pour des services rendus au Canada autrement que dans une situation d’emploi
• Montants d’une convention de retraite
• Montants payés aux sous-traitants pour des marchandises ou des services rendus dans le cadre d’activités de construction, lorsque la construction est la principale source de revenus pour votre entreprise

Vérifiez l’info sur votre entreprise

La première chose à faire pour préparer les feuillets T4 est de vérifier les renseignements clés sur votre entreprise.

1. Sélectionner Paramètres ⚙, puis Paramètres de la paie (Aller à cette section).
2. Sélectionner Impôts fédéraux le Paramètres de la paie sous
3. Saisissez votre numéro d’identification de l’ARC Numéro de la paie pour l’ARC et Numéro de préparateur T4,
4. Sélectionnez Enregistrer.

Révisez les renseignements de vos employés

Ensuite, vérifiez les renseignements clés sur l’employé.

1. Allez à Paie et sélectionnez Employés (Accéder).
2. Sélectionnez un employé.
3. Sélectionner Modifier ✏ à ajouter ou les renseignements suivants :
   • Les données des employés
   • Les renseignements relatifs aux avantages des employés
   • Les retenues sur la paie
4. Sélectionnez Enregistrer.

Préparer les feuillets T4 et les formulaires de fin d’année

Remettez à chacun de vos employés leur feuillet T4 de l’une des façons suivantes avant le dernier jour du mois de février :

• Une copie est envoyée par voie électronique (par courriel sécurisé ou par le portail Main-d’œuvre des employés). Pour envoyer des feuillets T4 par voie électronique, vous devez avoir le consentement de l’employé, en format écrit ou électronique.
• Deux copies sont remises en personne.
• Deux copies sont envoyées par la poste à la dernière adresse connue de l’employé.

Envoyer des feuillets T4 à vos employés en utilisant Main-d’œuvre

Inviter votre employé dans Main-d’œuvre :

1. Naviguer vers Paie, sélectionnez Employés (Accéder), puis sélectionnez l’employé que vous voulez inviter.
2. Sélectionnez le .Modifier l’info personnelle widget.
3. Saisissez l’adresse courriel de l’employé et sélectionnez Enregistrer, Votre employé recevra une invitation par courriel.

Une fois que votre employé accepte l’invitation et se connecte à QuickBooks Main-d’œuvre, il est prêt à recevoir son feuillet T4. Pour en savoir plus, consultez notre article de soutien .Inviter les employés à accéder aux fiches de paie et aux feuilles de temps en ligne,

Si vous n’avez pas envoyé le feuillet T4 à vos employés pendant que vous préparez les feuillets T4 et les formulaires de fin d’année, ou si vous devez envoyer de nouveau les feuillets T4, suivez les étapes ci-dessous :

1. Naviguer vers Taxes et sélectionnez Cotisations sociales (Accéder),
2. Sélectionnez le .Soumissions puis faites défiler la page jusqu’à Terminer section.
3. Sélectionner Envoyer dans le T4 - Employé boîte de feuillets.
4. Sélectionnez les employés auxquels vous voulez envoyer les feuillets T4 par le biais de QuickBooks Main-d’œuvre et sélectionnez Soumettre,

Soumettre les feuillets T4 et le Sommaire T4 de vos employés à l’ARC

Pour soumettre les feuillets T4 et le Sommaire T4 de vos employés à l’ARC :

Note :Le fichier XML T4 produit par QuickBooks en ligne comprend vos feuillets T4 ainsi que le T4 Sommaire.

Il est conseillé de prendre note de la date et de l’heure auxquelles le fichier a été soumis.

Note : 

• Si vous envoyez vos formulaires à l’ARC par la poste au lieu d’utiliser le fichier XML généré par QuickBooks en ligne, vous devrez envoyer les versions imprimées des feuillets T4 (employeur) pour tous vos employés ainsi que le Sommaire T4. Vous pouvez télécharger le formulaire Sommaire T4 à partir du site Web de l’ARC.
• Vous devez soumettre le Sommaire T4 à l’ARC au plus tard le dernier jour du mois de février de l’année suivante. Si vous le produisez en retard, vous pourriez encourir des pénalités de la part de l’ARC.
• Si vous produisez plus de cinq formulaires T4 pour une année civile, ils doivent être soumis par voie électronique. Pour en savoir plus, visitez Guide de l’employeur – Produire le feuillet T4 et le sommaire sur le site Web de l’ARC,

Fin de la déclaration d’entreprise

Lorsque vous fermez une entreprise,vous devez produire vos formulaires T4 dans les 30 jours suivant la fermeture de l’entreprise. La section À VENIR indique une année d’imposition au cours de laquelle vous pouvez prévisualiser et imprimer des formulaires PDF pour produire une déclaration sur papier.

Suivez les étapes ci-dessous pour obtenir les documents T4 requis pour votre Fin d’affaires déclarations :

1. Naviguer vers Taxes, puis sélectionnez Cotisations sociales (Accéder),
2. Sélectionnez le .Soumissions sous l’onglet, puis accédez à l’onglet À venir section.
3. Sélectionner Prévisualiser pour afficher et imprimer le T4 Sommaire, les feuillets T4 de l’employeur et les feuillets T4 de l’employé.
4. Remplissez les formulaires requis.