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Comment préparer les feuillets T4 et le sommaire

Apprenez comment préparer et soumettre les feuillets T4.

Les feuillets T4 sont utilisés pour déclarer à l’Agence du revenu du Canada (ARC) tous les revenus versés à vos employés durant l’année civile précédente. Nous vous montrerons comment préparer et soumettre vos feuillets fiscaux.

Feuillets T4 : quand devez-vous les soumettre

Vous devrez remplir les feuillets T4 pour vos employés si vous :

  • Retenues des cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC), au Régime de rentes du Québec (RRQ), à l'assurance-emploi (AE), au Régime provincial d'assurance parentale (RPAP) ou à l'impôt sur le revenu
  • Payé à un employé plus de 500 $
Note : Vous devrez fournir à vos employés un feuillet T4 pour chaque province ou territoire où ils ont travaillé pour votre entreprise.

Si vous ne savez pas comment faire pour déclarer un avantage spécifique ou un montant sur un feuillet T4, consultez un comptable ou l’ARC.

Déclaration des revenus : choses à faire

Types de revenus qui doivent être déclarés sur les feuillets T4 :

  • Salaire, traitement (y compris l'indemnité de remplacement), pourboires ou pourboires, primes, indemnité de congés payés, commissions d'emploi, gains bruts et assurables des pêcheurs autonomes et toute autre rémunération que vous avez versée aux employés durant l'année (voir Case 14 - Revenus d'emploi pour une liste détaillée)
  • Les avantages ou allocations imposables
  • Les allocations de retraite
  • Les différentes retenues que vous avez effectuées sur la rémunération pendant l’année.
  • Le facteur d’équivalence (FE) pour les employés qui ont accumulé un droit à des prestations pendant l’année selon votre régime de pension agréé (RPA) ou votre régime de participation différée aux bénéfices (RPDB).
Note :vous devez déclarer le revenu sur un feuillet T4 de l’année où vous l’avez versé, peu importe quand l’employé a rendu le service ou si l’employé est décédé. Par exemple, si vous payez un employé en janvier 2019 pour le revenu qu’il a gagné en décembre 2018, vous devrez déclarer ce revenu sur son feuillet T4 pour 2019.

Types de revenus qui ne doivent pas être déclarés sur les feuillets T4 :

  • Pensions, paiements forfaitaires, rentes ou autres revenus (y compris les montants payés à un propriétaire ou à un associé d’une entreprise non constituée en société).
  • Honoraires (excluant les jetons de présence versés à des administrateurs), commissions ou autres sommes versées à des non-résidents pour des services rendus au Canada autrement que dans une situation d’emploi.
  • Montants d’une convention de retraite
  • Montants payés aux sous-traitants pour des marchandises ou des services rendus dans le cadre d’activités de construction, lorsque la construction est la principale source de revenus pour votre entreprise.

Révisez les renseignements sur votre entreprise

La première chose que vous devez faire pour préparer les feuillets T4 est de vérifier les renseignements clés de l'entreprise.

  1. Sélectionner Paramètres ⚙ puis Paramètres de la paie.
  2. Sélectionner Impôts fédéraux sur la page Préférences.
  3. À la page Info sur l'impôt fédéral entreprise, saisissez votre attribué par l'ARC. Numéro de l'ARC pour la paie et Numéro du transmetteur T4.
  4. Cliquez sur OK.

Réviser les renseignements de vos employés

Ensuite, vérifiez les renseignements clés sur l'employé.

  1. Aller à Employés.
  2. Sélectionnez un employé.
  3. Sélectionner Modifier ✏ pour ajouter ou modifier cette information :
    • Données des employés
    • Renseignements relatifs aux avantages des employés
    • Retenues sur la paie
  4. Sélectionnez Terminer.

Préparer les feuillets T4

Remplissez un feuillet T4 à remettre à chaque employé.

  1. Sélectionner Retenues, puis Cotisation sociale.
  2. Sélectionnez Formulaires annuels dans la section Formulaires.
  3. Sélectionnez Feuillet T4 (employeur).
  4. Sélectionnez l’année d’imposition pour laquelle vous voulez imprimer les feuillets T4.
  5. Cliquez sur Afficher pour ouvrir et réviser les feuillets dans Adobe Acrobat.
  6. Assurez-vous que toute l’information est exacte. Téléchargez ou imprimez les relevés en utilisant la barre d’outils d’Adobe Acrobat, puis fermez la fenêtre.

Remettez à chacun de vos employés leur feuillet T4 de l’une des façons suivantes avant le dernier jour du mois de février :

  • Une copie envoyée par voie électronique (par courriel sécurisé ou portail Employés Workforce). Pour envoyer des feuillets T4 par voie électronique, vous devez avoir le consentement de l’employé, en format écrit ou électronique.
  • Deux copies sont remises en personne.
  • Deux copies sont envoyées par la poste à la dernière adresse connue de l’employé.

Envoyez les feuillets T4 à vos employés à l'aide de la main-d'œuvre

  1. Invitez votre employé à Travailler
    1. Sélectionner Employés, puis sélectionnez l'employé que vous voulez inviter.
    2. Sélectionner Modifier ✏ alors le Paie onglet.
    3. Saisissez l'adresse courriel et le chèque de l'employé Invitez cet employé à afficher ses bulletins de paie en ligne. Sélectionner Terminé. Votre employé recevra une invitation par courriel.

    Une fois que votre employé accepte l'invitation et ouvre une session dans la main-d'œuvre ils sont prêts à recevoir leur feuillet T4. Pour plus de renseignements, voir Inviter les employés à accéder aux fiches de paie et aux feuilles de temps en ligne.

  2. Envoyez un feuillet T4 à un employé
    1. Sélectionner Retenues alors Cotisation sociale.
    2. Sélectionner Formulaires annuels.
    3. Sous Tous les employés, sélectionnez l'employé.
    4. Sélectionner Copie d'un feuillet T4 par l'employé.
    5. Sélectionner Afficher. Un autre onglet s'ouvrira avec la version PDF du feuillet T4.
    6. Si le feuillet T4 est exact, sélectionnez Envoyer à l'employé.

Soumettez le sommaire T4 de votre employé à l'ARC

Voici comment soumettre les sommaires T4 de vos employés à l'ARC :

  1. À partir du menu de gauche, sélectionnez Employés, puis sélectionnez Cotisations sociales.
  2. Sélectionnez Formulaires annuels dans la section Formulaires.
  3. Sélectionnez Feuillet T4 (employeur).
  4. Choisissez la période et cliquez sur Afficher. Le sommaire du feuillet T4 (employeur) s'ouvre dans un nouvel onglet. (Note : il est judicieux d’imprimer ou d’enregistrer une copie des feuillets pour vos dossiers.)
  5. Retournez à l’onglet précédent dans QuickBooks en ligne et cliquez sur Soumettre. Les feuillets T4 sont enregistrés sur votre ordinateur dans un fichier XML et une copie est archivée automatiquement dans vos dossiers de QuickBooks en ligne.
  6. Allez à la Service Canada site Web.
  7. Sélectionnez Transfert de fichiers Internet. C’est la seule sélection que QuickBooks en ligne prend actuellement en charge.
  8. Lisez l’avis de non-responsabilité et sélectionnez J’accepte.
  9. Saisissez le Numéro de compte (sans tirets ni espaces) et Code d'accès Web (sensible à la casse) que vous avez reçu de l'ARC.
  10. Cliquez sur Suivant.
  11. Repérez le fichier XML T4 sur votre ordinateur et téléversez-le sur le site Web de l’ARC.
  12. Soumettez votre déclaration de revenus. (Note : le fichier XML T4 produit par QuickBooks en ligne comprend aussi le Sommaire T4. Il n’est pas nécessaire de soumettre un Sommaire T4 distinct à l’ARC.)

Il est conseillé de prendre note de la date et de l’heure auxquelles le formulaire a été soumis.

Note : 
  • Si vous envoyez vos formulaires à l'ARC au lieu d'utiliser le fichier XML généré par QuickBooks en ligne, vous devrez envoyer une version imprimée des feuillets T4 (employeur) pour tous vos employés ainsi que le sommaire T4. Vous pouvez télécharger le formulaire Sommaire T4 à partir du site Web de l’ARC.
  • Vous devez soumettre le Sommaire T4 à l’ARC au plus tard le dernier jour du mois de février de l’année suivante. Si vous le produisez en retard, vous pourriez être passible de pénalités imposées par l’ARC.

Ressources supplémentaires

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