Comment fonctionne la paie de vacances au Canada?
Au Canada, tous les employeurs sont tenus de payer des congés annuels à leurs employés.Les employeurs doivent payer une indemnité de congés payés équivalant à un pourcentage du salaire admissible de leurs employés (toute rémunération admissible aux fins du calcul de l’indemnité de congés payés). Les règles concernant le salaire admissible à l’indemnité de congés payés varient d’une région à l’autre du pays. Voici deux exemples :
- En Ontario, la rémunération horaire et les heures supplémentaires sont considérées comme un salaire admissible aux fins du calcul de l’indemnité de congés payés.
- En Alberta, la rémunération horaire est considérée comme un salaire admissible, mais pas les heures supplémentaires.
Si un employé gagne 1 000 $ à titre de salaire normal et 200 $ en heures supplémentaires, en supposant un taux de congé annuel de 4 % :
- En Ontario, l’employé a droit à une indemnité de congés payés de 48 $ (4 % x 1 200 $).
- En Alberta, l’employé a droit à une indemnité de congés payés de 40 $ (4 % x 1 000 $).
Les employeurs peuvent payer les congés annuels et en assurer le suivi de deux façons :
- Payer les vacances à chaque période dans le cadre de la rémunération brute de l’employé
- La paie de vacances est accumulée et payée plus tard sous forme de congé payé ou de somme forfaitaire.
Quelle politique de congés annuels convient le mieux à ma situation?
L’option de payer les vacances à chaque période de paie est recommandée pour les types d’employés suivant :
- les employés à temps partiel;
- les employés rémunérés à l’heure qui ont des heures irrégulières de travail hebdomadaires;
- les employés rémunérés à la commission.
Utilisez cette politique si vous ne faites pas le suivi des heures de congé cumulées de vos employés. Lorsque les employés travaillent, ils reçoivent leur salaire normal, en plus d’une indemnité de congés payés. Lorsqu’ils s’absentent, ils ne sont pas payés.
La politique de la paie de vacances accumulée est couramment utilisée pour les types d’employés suivants :
- les employés salariés;
- les employés à temps plein rémunérés à l’heure.
Utilisez cette politique si vous voulez effectuer le suivi des heures de congé cumulées de vos employés. Lorsque les employés travaillent, ils reçoivent leur salaire normal. Lorsqu’ils prennent des congés, ils reçoivent une paie de vacances qui est puisée dans leur solde de congés cumulés.
Lors de la création d’une politique de congés annuels, QuickBooks en ligne Paie attribue un pourcentage de paie de vacances par défaut en fonction des exigences minimales de la province du lieu de travail. Le pourcentage de paie de vacances peut être rajusté en tout temps. Si vous ne savez pas quel pourcentage s’applique à vos employés, le moment serait bien choisi pour consulter votre conseiller fiscal ou un spécialiste de la paie qui saura vous aider. Pour en savoir plus au sujet des politiques de congés annuels, consultez la page Congés annuels de l’Agence du revenu du Canada.
Configurer une politique de congés annuels dans QuickBooks en ligne Paie
- Allez à Paie, puis Employés.
- Sélectionnez Ajouter un employé pour en ajouter un ou sélectionnez un employé pour modifier les renseignements le concernant.
- Allez à la partie 5 dans le profil de l’employé (section de la politique de congé annuel).
- Sélectionnez une politique ou Créer une politique de congés annuels.
- Si vous créez une nouvelle politique de congés annuels, sélectionnez Accumuler les vacances ou Payer les vacances à chaque période de paie, selon ce que vous préférez.
- Si vous sélectionnez Payer les vacances à chaque période de paie, saisissez le taux de congé annuel comme un pourcentage. Si vous l’établissez pour la première fois, le taux par défaut est le minimum provincial (p. ex., 4 % pour la plupart des provinces).
- Sélectionnez Enregistrer et appliquer la politique.
- Si vous sélectionnez Accumuler les vacances, consultez Accumulation de congés annuels dans Quickbooks Paie.