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Intuit

Configurer et utiliser des projets dans QuickBooks Time

Cette fonction est accessible dans QuickBooks Time Elite.

Dans Projets, vous pouvez configurer la durée estimée d’un projet afin de suivre son évolution. Vous pouvez diviser votre estimation en attribuant une durée à chaque tâche, ou simplement indiquer le nombre d’heures total.

Comment :

Ajouter un projet

  1. Dans Projets, sélectionnez +Ajouter un projet.
  2. Effectuez l’une des actions suivantes :
    • Pour les comptes non intégrés à QuickBooks, saisissez un nom de projet.
      • (Facultatif) Choisissez le client associé au projet.
      • Le projet s’affiche dans Gérer les clients et porte la mention (Projet) pour le différencier des autres codes.
    • Pour les comptes intégrés à QuickBooks (QuickBooks en ligne et QuickBooks Desktop), choisissez dans la liste le nom d’un client ou d’un client rattaché existant pour l’associer à un projet.
      • Pour ajouter un nouveau projet qui ne figure pas dans la liste, ajoutez d’abord ce projet dans QuickBooks, puis importez-le. Il sera ajouté en tant que client dans QuickBooks Time.
  3. (Facultatif) Ajoutez les dates de début et de fin du projet afin d’établir un calendrier pour votre projet.
  4. (Facultatif) Ajoutez une description du projet.
  5. (Facultatif) Ajoutez le lieu du projet en utilisant une adresse ou des coordonnées GPS.
  6. Sélectionnez Continuer pour ajouter un devis (voir la section suivante).

Ajouter un devis

  1. Dans un projet, sélectionnez +Ajouter un devis.
  2. Choisissez Par heures, ou Par tâches pour diviser les heures en fonction des éléments de la liste.
    1. Note : Une fois enregistré, le type de devis ne peut plus être modifié.
    2. Note : Les comptes intégrés à QuickBooks affichent la liste des articles de service de QuickBooks au lieu des tâches.
  3. Effectuez l’une des actions suivantes :
    • Si vous sélectionnez Par heures, entrez le total des heures prévues. Toute feuille de temps liée à ce projet sera comptabilisée dans ce total d’heures.
    • Si vous sélectionnez Par tâches, ajoutez une nouvelle tâche ou sélectionnez une tâche existante dans la liste proposée. Saisissez le nombre d’heures souhaité pour cette tâche. Sélectionnez autant de tâches que nécessaire. Toutes les heures travaillées sur ce projet seront comptabilisées dans le total des heures, mais, visuellement, seront ventilées par tâches.
      • Note : Pour les comptes intégrés à QuickBooks, ce champ est intitulé Articles de service. Si un nouvel article doit être ajouté, il doit d’abord être ajouté dans QuickBooks et importé dans QuickBooks Time.
  4. Sélectionnez Ajouter un devis.

Modifier un projet et un devis

Modifier un projet :

  1. Lorsque vous affichez le projet, sélectionnez custom, puis Modifier le projet.
  2. Apportez les modifications nécessaires, puis sélectionnez Enregistrer.

Modifier un devis :

  1. Affichez le projet associé et sélectionnez custom, puis Modifier le devis. Ou encore, sélectionnez edit au-dessus de la barre de progression des heures réelles et estimées.

Suivi des heures travaillées sur un projet

Pour les membres de l’équipe, les projets ressembleront à n’importe quel autre client ou client rattaché. Au moment de pointer leur arrivée, ils peuvent sélectionner le projet directement, ou le client principal, puis le projet.

Sur un appareil mobile, pointez votre arrivée dans un projet à partir de l’horloge pointeuse ou de l’affichage Projets. Allez à Projets ou Autres > projets et sélectionnez Pointer mon arrivée​​​​​​​.

Choisissez une tâche pour le projet sélectionné, au besoin.

Consultez l’article : Pointer l’arrivée, changer de projet ou de client et pointer le départ (sur un ordinateur) ou Pointer l’arrivée, changer de projet ou de client et pointer le départ (sur un téléphone cellulaire)

Gérer les projets en cours de réalisation

Lorsque vous consultez les détails d’un projet :

Onglet Aperçu :

  • Réelles et estimées – progression des heures travaillées. Le nombre d’heures travaillées se trouve à gauche, le total des heures estimées se trouve à droite et les heures restantes se trouvent à l’extrême droite.
  • Progression des dates : si une plage de dates prévisionnelles est ajoutée, les dates de début et de fin sont affichées, ainsi qu’une représentation du temps écoulé.

Onglet Devis :

  • Cet onglet affiche l’élément Heures totales ou Heures totales par tâche.
  • Chaque ligne indique les heures estimées, le nombre d’heures déjà travaillées, la progression en pourcentage et les heures restantes à travailler.
  • Sélectionnez chaque ligne pour afficher les heures réparties par membre de l’équipe.

Onglet Total des heures :

  • Cet onglet affiche le total des heures travaillées par chaque membre de l’équipe.

Messages et activités du projet : 

Le fil d’activités est un excellent moyen de faire le point avec toute votre équipe sur ce qui se passe au bureau ou sur le terrain.

  • Sélectionnez Messages pour ajouter un message ou consulter les messages des autres membres de l’équipe qui travaillent sur le projet.
  • Sélectionnez Activité pour afficher toutes les activités liées à ce projet, y compris les modifications et les pointages d’arrivée et de départ.

Terminer un projet :

  • Sélectionnez En cours, puis Terminé.

Annuler un projet :

  • Sélectionnez En cours, puis Annulé.
  • Même si un projet est annulé, il peut être réactivé au besoin, et tous les renseignements y étant associés sont conservés.

Supprimer un projet :

  • Sélectionnez custom, puis Supprimer le projet ou sélectionnez En cours, puis Supprimé.
  • En supprimant un projet, vous le supprimez également de votre liste de projets. Il ne peut plus être récupéré. Les feuilles de temps consignées dans le cadre du projet sont conservées.

Gérer les autorisations concernant les projets

  1. Allez à Mon équipe et choisissez le nom d’un membre de l’équipe.
  2. Sélectionnez l’onglet Autorisations.
  3. À côté de Projets, sélectionnez Désactivé, Affichage seulement, ou Créer et modifier.
  4. Sélectionnez Enregistrer.

Notes :

  • Les administrateurs détiendront toujours l’autorisation Créer et modifier.
  • Tous les autres utilisateurs auront par défaut l’autorisation Affichage seulement.
  • Les utilisateurs disposant de l’autorisation Affichage seulement peuvent voir le total des heures travaillées sur un projet ainsi que la ventilation des heures qu’ils ont travaillées pour ce projet.
  • Les gestionnaires voient la ventilation pour chaque membre de leur groupe.
  • Si un utilisateur détient l’autorisation Consulter les rapports de feuilles de temps des membres de l’équipe, il peut consulter la ventilation pour tous les utilisateurs.

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