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Synchroniser Square avec QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne4Mis à jour il y a 6 heures

Apprenez comment importer vos données de vente de Square dans QuickBooks en ligne.

Si vous utilisez Square pour traiter les paiements, vous pouvez utiliser l’appli Synchronisation avec Square pour importer les données dans QuickBooks en ligne. Vous n’aurez pas besoin de créer des opérations distinctes dans QuickBooks pour vos ventes Square – elles sont automatiquement téléchargées pour vous. Voici comment configurer l’application pour connecter vos comptes Square et QuickBooks.

Avant de commencer

L’appli Synchronisation avec Square a quelques limites :

  • QuickBooks n’importe pas les renseignements de vos clients de Square, comme les noms ou les adresses courriel.
  • Si vous possédez une entreprise ayant plusieurs succursales ou lieux et que vous ne séparez pas la comptabilité pour chacune d’entre elles dans Square, vous ne devriez pas avoir de problèmes avec l’appli Sync with Square. Toutefois, si vous devez faire le suivi de la comptabilité pour chaque lieu en particulier, vous devrez faire un peu plus de travail. L’appli Synchronisation avec QuickBooks fait le suivi d’un seul lieu. Vous devrez séparer manuellement les opérations dans QuickBooks
  • QuickBooks télécharge automatiquement les nouvelles opérations à la fin de la journée au fur et à mesure qu’elles sont reportées. Toutefois, il n’y a pas de vue sommaire de vos opérations quotidiennes dans QuickBooks.
  • Square ne peut se synchroniser qu’avec un seul compte QuickBooks en ligne. Une fois que vous vous êtes connecté à Square et que vous avez commencé à télécharger des opérations, vous ne pouvez pas les importer dans un autre compte QuickBooks en ligne.

Que faire si j’utilise QuickBooks Desktop?

L’intégration de QuickBooks Desktop et de Square est actuellement pris en charge par Commerce Sync.

Je dois permettre à mes clients de payer sur une facture QuickBooks par l’intermédiaire de Square

Malheureusement, nous n’avons pas cette fonction pour le moment.

J’ai besoin que mes opérations soient importées en tant que reçus de vente au lieu de factures/paiements

Malheureusement, nous ne prenons pas encore en charge cette option. Les opérations sont automatiquement téléchargées sous forme de factures ou de paiements.

Étape 1 : Configurer QuickBooks

Avant de télécharger l’appli Synchronisation avec Square, vous devez configurer quelques éléments dans QuickBooks.

Connecter votre compte bancaire

Si vous ne l’avez pas déjà fait, connectez le compte bancaire que Square utilise pour déposer l’argent de vos ventes.

  1. Dans QuickBooks, allez au Banque menu.
  2. Sélectionnez Ajouter un compte.
  3. Suivez les étapes pour connecter le compte que vous utilisez pour traiter les paiements des ventes de Square.

Activer le centre de taxe de vente

Si ce n’est pas déjà fait, activez la fonction Centre de taxe de vente. Même si vous ne percevez pas la taxe de vente, la fonction doit être activée pour que la synchronisation fonctionne.

Vous n’avez pas besoin de fixer un taux de taxe de vente. Et QuickBooks s’occupe de tout pour vous lorsqu’il télécharge de nouvelles opérations.

  1. Allez à la Impôts et sélectionnez le Taxe de vente onglet.
  2. Sélectionnez Configurer la taxe de vente.
  3. Suivez les instructions à l’écran pour configurer la fonction.

Créer de nouveaux comptes dans QuickBooks

Si vous ne les avez pas déjà, suivez les étapes pour créer de nouveaux comptes dans QuickBooks. Vous utiliserez ces pour faire le suivi de vos ventes, de vos dépenses et de vos frais de Square. Voici paramètres et noms de compte par défaut vous pouvez utiliser.

Importer des produits et services Square

Si vous voulez que QuickBooks utilise les mêmes produits et services que vous utilisez dans Square, vous pouvez les importer. Cette étape est facultative.

Ouvrez Square et exportez vos produits et services au format .csv. Retournez ensuite à QuickBooks. Allez à la Produits et services et importez la liste.

Gardez à l’esprit que si vous n’importez pas vos produits et services Square existants, tous les articles reçoivent l’étiquette par défaut « Article Square ». Vous devrez les modifier manuellement.

Étape 2 : Obtenir l’application

Une fois que tout est configuré dans QuickBooks, vous pouvez télécharger l’appli Synchronisation avec Square.

  1. Ouvrez une session dans QuickBooks en ligne.
  2. Ensuite, visitez le Page de synchronisation de Square par Commerce dans le boutique d’applications QuickBooks en ligne.
  3. Sélectionnez Obtenir l’appli maintenant. Cela démarre la connexion.
  4. Sélectionnez l’entreprise que vous voulez connecter dans le menu déroulant.
  5. Suivez les étapes pour autoriser la connexion. Connectez-vous à votre compte Square avec le même nom d’utilisateur que vous utilisez pour www.squareup.com.
  6. Dans la fenêtre Paramètres de base, sélectionnez Banque et Dépense comptes (pour les frais et autres dépenses) que vous utilisez pour traiter les paiements dans Square. Sélectionnez ensuite la valeur par défaut. Mode de paiement. Vous avez créé ces comptes à l’étape 1 : Configurer QuickBooks. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer les modifications.
  7. À l’écran suivant, modifiez les paramètres dont vous avez besoin. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Se connecter.

Pendant la configuration, vous pouvez décider si vous voulez recevoir un courriel quotidien résumant toutes vos opérations Square importées, y compris les erreurs potentielles.

Étape 3 : Obtenir les opérations

Une fois que vous avez connecté l’appli, QuickBooks télécharge automatiquement vos opérations de Square.

Vous n’avez pas besoin de créer manuellement de nouvelles opérations Square dans QuickBooks. Tout dans Square est téléchargé pour vous. QuickBooks télécharge les nouvelles opérations une fois par jour à la fin de la journée.

Important : Pour éviter les opérations en double dans QuickBooks :
  • N’utilisez pas plusieurs applications ou outils pour télécharger des opérations de Square. Utilisez uniquement l’appli Synchronisation avec Square.
  • N’importez pas d’opérations à l’aide d’outils différents pour les dates pour lesquelles vous avez déjà importé des opérations.
  • Ne téléchargez pas les opérations dont les dates se chevauchent.

Comment savoir si mes opérations de Square sont transférées à QuickBooks?

Vous recevez un courriel quotidien résumant les opérations téléchargées des dernières 24 heures. Vous pouvez également aller au Ventes ou Dépenses dans QuickBooks pour voir ce qui a été téléchargé.

Puis-je vérifier mes opérations avant de les télécharger?

Actuellement, vous ne pouvez pas réviser vos opérations avant de les importer. QuickBooks les télécharge automatiquement.

En plus des nouvelles opérations, puis-je importer des opérations antérieures de mon compte Square?

Oui, vous pouvez obtenir jusqu’à 18 mois d’opérations antérieures. Pour ce faire :

  1. Connectez-vous à votre entreprise QuickBooks en ligne, puis sélectionnez Mes applis.
  2. Sélectionnez Paramètres sous Synchronisation avec Square.
  3. Sélectionnez Exécuter à côté de Importation manuelle.
  4. Sélectionnez une période pour les opérations que vous voulez importer. Ne sélectionnez pas les dates pour lesquelles vous avez déjà des opérations.
  5. Sélectionnez Exécuter.

Étape 4 : Gérer vos paramètres

Si vous devez modifier les paramètres après avoir connecté l’application :

  1. Connectez-vous à votre entreprise QuickBooks en ligne, puis sélectionnez Mes applis.
  2. Sélectionnez Paramètres sous Synchronisation avec Square.
  3. Sélectionnez Modifier à côté de Paramètres de base pour modifier les comptes bancaires et de dépenses par défaut ou le mode de paiement.
  4. Sélectionnez Modifier à côté de Paramètres par défaut pour les articles non appariés pour mettre à jour votre compte de revenus et votre code de taxe de vente.
  5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Après avoir enregistré vos modifications, toutes les opérations futures utiliseront vos nouveaux paramètres. Les anciennes opérations n’utiliseront pas les nouveaux paramètres.

Comment déconnecter la synchronisation avec l’appli Square?

Au besoin, suivez les étapes pour déconnecter l’application.

Je vois des virements en double – l’un est déposé dans ma banque et l’autre dans la banque de dépôt de Square. Que puis-je faire?

Nous vous recommandons de changer la banque par défaut liée à l’appli Sync with Square. Par défaut, cette banque est répertoriée comme banque de dépôt pour Square.

  1. Connectez-vous à votre entreprise QuickBooks en ligne, puis sélectionnez Mes applis.
  2. Trouvez Synchronisation avec Square, puis sélectionnez Paramètres.
  3. Sélectionnez Modifier à côté de Paramètres de base.
  4. Mettre à jour la valeur par défaut Compte bancaire où Square dépose votre argent.
  5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Je vois des erreurs ou je n’arrive pas à faire le rapprochement. Que dois-je faire?

Les problèmes de rapprochement sont généralement causés par des erreurs ou des problèmes avec le compte bancaire par défaut.

Pour corriger les erreurs (même si vous n’effectuez pas de rapprochement) :

  1. Connectez-vous à votre entreprise QuickBooks en ligne, puis sélectionnez Mes applis.
  2. Trouvez Synchronisation avec Square, puis sélectionnez Paramètres.
  3. Sélectionnez Afficher à côté de Journaux d’erreurs.
  4. Sélectionnez Détails à côté de chaque registre d’erreurs.
  5. Sélectionnez Réessayer après avoir corrigé l’erreur.

Vous avez configuré un compte bancaire par défaut pour Square lors de la configuration initiale. Vous pouvez le changer plus tard si les opérations vont au mauvais compte bancaire :

  1. Connectez-vous à votre entreprise QuickBooks en ligne, puis sélectionnez Mes applis.
  2. Trouvez Synchronisation avec Square, puis sélectionnez Paramètres.
  3. Sélectionnez Modifier à côté de Paramètres de base.
  4. Mettre à jour la valeur par défaut Compte bancaire où Square dépose votre argent.
  5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

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