Créez et ouvrez des fichiers d’entreprise portables dans QuickBooks Desktop

Apprenez à créer une version portable de votre fichier d’entreprise qui est facile à déplacer.

Vous avez besoin de partager vos données comptables ou de les déplacer vers un autre ordinateur? Créez un fichier d’entreprise portable. Il s’agit d’une version compact de votre fichier d’entreprise qui est suffisamment petite pour être envoyée par courriel ou sur une clé USB. Certains articles d’aide recommandent également de créer un fichier d’entreprise portable pour résoudre des problèmes mineurs de données.

Voici comment créer et ouvrir un fichier d’entreprise portable pour déplacer rapidement vos données ou résoudre les problèmes.

Étape 1 : Mettre à jour QuickBooks

Avant de commencer, mettez QuickBooks à jour afin d’avoir la dernière version.

Étape 2 : Envisager de créer une sauvegarde

Les fichiers d’entreprise portables sont idéals pour partager ou déplacer des données comptables lorsque vous n’avez pas besoin d’une sauvegarde complète.

Le fichier d’entreprise portable ne remplace pas une sauvegarde complète. Il ne comprend pas les modèles de messages, les logos, les images ou les modèles. Il n’inclut pas les fichiers .tlg ou .log, les fichiers du gestionnaire de prêt, du rédacteur de bilan ou du gestionnaire d’immobilisations.

Pour sauvegarder complètement vos fichiers d’entreprise, suivez les étapes pour créer un fichier d’entreprise de sauvegarde.

Si vous voulez envoyer vos données à votre comptable, pensez à lui envoyer une copie du comptable.

Étape 3 : Créer un fichier d’entreprise portable

1. Ouvrez QuickBooks et connectez-vous en tant qu’administrateur.
2. Allez à Fichier et sélectionnez Créer une copie.
3. Sélectionnez Fichier d’entreprise portable, puis Suivant.
4. Donnez un nom unique à votre fichier d’entreprise portable. Cela permet de le distinguer facilement de votre fichier d’entreprise régulier.
5. Sélectionnez un emplacement pour enregistrer votre fichier d’entreprise portable. Choisissez un endroit facile à trouver, comme votre bureau Windows.
6. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Enregistrer, puis OK.
7. Sélectionnez de nouveau OK si vous y êtes invité.

Vous avez maintenant un fichier d’entreprise portable que vous pouvez envoyer en ligne ou sur une clé USB. Le fichier ressemblera à [nom de fichier d’entreprise unique].qbm.

Note : Si vous donnez une copie portable à une personne, elle peut accéder à tout le contenu du fichier. Le courriel est protégé par un mot de passe et il en aura besoin pour ouvrir le fichier.

Étape 4 : Ouvrir un fichier d’entreprise portable

Pour ouvrir une version portable de votre fichier d’entreprise :

1. Ouvrez QuickBooks et connectez-vous en tant qu’administrateur.
2. Allez à Fichier et sélectionnez Ouvrir ou restaurer un fichier d’entreprise.
3. Sélectionnez Restaurer un fichier portable, puis Suivant.
4. Sélectionnez votre fichier d’entreprise portable. Il devrait ressembler à [nom de fichier d’entreprise unique].qbm. Sélectionnez ensuite Ouvrir.
   Important : N’utilisez pas le même nom pour votre fichier d’entreprise portable et pour votre fichier d’entreprise régulier. Si vous les enregistrez dans le même dossier, le fichier portable écrasera le fichier régulier.
   Vous pouvez soit renommer le fichier d’entreprise portable, soit l’enregistrer dans un autre dossier.
5. Lisez les notes sur la question Où voulez-vous restaurer le fichier?, puis sélectionnez Suivant.
6. Lorsque vous êtes prêt à ouvrir votre fichier, sélectionnez Enregistrer.

Lorsque vous ouvrez votre fichier d’entreprise portable, QuickBooks réindexe automatiquement vos données. Cela permet de régler de nombreux problèmes de données.