Catégoriser les opérations bancaires en ligne dans QuickBooks en ligne

Étape 1 : Télécharger les dernières opérations bancaires et de carte de crédit

QuickBooks tente de mettre à jour vos opérations bancaires automatiquement toutes les 24 heures, mais vous pouvez les mettre à jour manuellement.

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Comptabilité, puis sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
2. Sélectionnez Mettre à jour. Cette action met à jour les opérations de tous vos comptes.
   Conseil : Si un message demandant une authentification supplémentaire s’affiche, suivez les invites pour poursuivre la mise à jour.
3. QuickBooks reconnaît les fournisseurs courants dans vos opérations bancaires et ajoutera automatiquement les nouveaux fournisseurs à votre compte.
4. Désactivez cette option si vous ne voulez pas ajouter de nouveaux fournisseurs. Dans la page Opérations bancaires, sélectionnez l’icône des paramètres ⚙ et désactivez Ajouter de nouveaux fournisseurs.

Si vous avez de la difficulté à télécharger vos opérations, vous pouvez essayer d’autres options.

Étape 2 : Réviser et catégoriser les opérations téléchargées

QuickBooks utilise maintenant l’IA pour catégoriser automatiquement vos opérations bancaires et expliquer pourquoi chaque catégorie a été choisie. Il est donc plus facile de repérer tout ce qui nécessite un second coup d’œil. Le fonctionnement est le même dans l’Appli QuickBooks Mobile et sur le Web, avec un style plus moderne lorsque vous passez en revue les opérations sur votre téléphone.

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Comptabilité, puis sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
2. Sélectionnez le compte que vous voulez vérifier.
3. Sélectionnez l’onglet En attente.
4. QuickBooks envoie les opérations téléchargées à l’onglet En attente et suggère des catégories pour chaque opération. Révisez chaque opération et effectuez l’une des actions suivantes :
   1. Si l’opération indique Reporter :
      1. Sélectionnez Publier dans la colonne Action si la catégorie suggérée est correcte.
      2. Ou sélectionnez une catégorie dans la liste déroulante Apparier/Catégoriser ▼ ou sélectionnez + Ajouter un nouveau compte pour en ajouter un nouveau.
         Note : Si votre entreprise a activé taxe de vente, sélectionnez la bonne taxe de vente dans la liste déroulante Taxe ▼ si elle n’est pas déjà sélectionnée.
      3. Sélectionnez Publier dans la colonne Action.
   2. L’opération existe déjà dans QuickBooks, vous pourriez avoir la possibilité d’apparier ou d’afficher plusieurs appariements.

Note : Vous pouvez créer une règle bancaire qui catégorise automatiquement les opérations pour vous. Vous pouvez également désactiver les suggestions si vous voulez catégoriser manuellement vos opérations.

Étape 3 : Choisir la bonne catégorie

Catégoriser les revenus

Il s’agit de l’argent qui vous est versé. Par exemple :

• Ventes
• Paiements des clients
• Remboursements
• Immobilisations vendues
• Prêts bancaires reçus
• Argent investi

Catégoriser les dépenses

Argent versé à d’autres personnes. Par exemple, l’argent dépensé pour ce qui suit :

• Fournitures de bureau
• Repas
• Paie
• Impôts
• Immobilisations

Étape 4 : Autres actions de catégorisation

Configurer QuickBooks pour faire le suivi de vos dépenses par article

Dans QuickBooks en ligne Plus et QuickBooks en ligne Avancé, vous pouvez faire le suivi de vos dépenses par article. Vous pouvez l’utiliser si vous faites le suivi de vos stocks ou si vous avez besoin du suivi des articles pour vos rapports sur le coût de revient d’un projet. Voici comment l’activer :

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez l’onglet Dépenses.
3. Dans la section Dépenses, sélectionnez Modifier, activez ensuite l’option Afficher le tableau des articles sur les formulaires de dépenses et d’achats.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Note : Pour utiliser le rapport Devis vs réel dans QuickBooks en ligne Avancé, vous devez faire le suivi de vos dépenses par article. Si vous n’êtes pas certain de devoir utiliser le suivi des articles, parlez-en à votre comptable.

Enregistrer des dépenses liées à un produit ou à un service

Vous pouvez enregistrer une dépense dans votre connexion bancaire en utilisant un compte de votre plan comptable, en utilisant un produit ou un service, ou en utilisant les deux. 

Note : Si vous voulez l’enregistrer avec les deux, vous devez répartir l’opération. 

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Comptabilité, puis sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
2. Dans l’onglet En attente, recherchez l’opération de dépense requise, puis sélectionnez-la.
3. Dans la liste déroulante Produit/service ▼, sélectionnez le produit ou l’article dans la liste d’articles.
   Note : Vous devez répartir l’opération si vous voulez utiliser la liste déroulante Produit/service et la liste déroulante Compte ▼ pour la même opération.
4. Sélectionnez Reporter.

Répartir les opérations entre plusieurs catégories

Vous pouvez répartir les opérations entre plusieurs catégories pour en faciliter le suivi.

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Comptabilité, puis sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
2. Sous l’onglet En attente, sélectionnez l’opération.
   Note : Si l’option est Apparier, changez-la pour Catégoriser.
3. Sélectionnez Répartir.
4. Dans la liste déroulante Catégorie ▼, sélectionnez les catégories pour la répartition.
5. Saisissez un montant pour chaque catégorie afin que la différence affiche 0 $ CA.
6. Saisissez tous les renseignements nécessaires.
   Note : Le nom du champ peut varier en fonction de l’opération.
7. Sélectionnez Répartition et report.