Utiliser des documents partagés dans QuickBooks en ligne Comptable

Les cabinets QuickBooks en ligne Comptable et leurs clients QuickBooks en ligne peuvent s’envoyer et recevoir des documents en quelques clics.

Voici les sujets abordés dans cet article :

• Ajouter des documents partagés de vos clients
• Associer des types à des documents
• Ajouter des notes contextuelles aux documents
• Afficher les demandes
• Créer et utiliser des dossiers
• Effectuer des actions en bloc
• Comprendre l’accès aux documents et aux dossiers

Ajouter des documents partagés de vos clients

Un comptable peut créer une demande à l’intention d’un client pour demander les documents dont il a besoin de son client. Une fois les documents téléchargés dans QuickBooks, ils se trouvent dans l’onglet Documents partagés.
Note : Si le client QuickBooks en lignen’est pas ajouté, l’onglet Documents s’affiche.

Pour téléverser des documents partagés :

1. Allez à Clients et sélectionnez Liste de clients (Accéder).
2. Sélectionnez le nom du client.
3. Sélectionnez l’onglet Documents partagés.
4. Sélectionnez la liste déroulante Ajouter des documents ▼, puis sélectionnez l’une des options suivantes :
   1. Téléverser à partir de cet appareil : Sélectionnez les fichiers que vous voulez téléverser.
   2. Ajouter à partir d’un appareil mobile : Scannez le code QR avec votre appareil mobile pour téléverser les documents à partir de ce dernier.
5. Sélectionnez l’onglet Notes.
6. Sélectionnez + Ajouter une note et saisissez une note dans le champ Ajouter une note.
7. Sélectionnez Publier.

Les documents individuels peuvent être téléchargés, renommés, supprimés ou déplacés en sélectionnant l’icône plus dans la colonne Actions et en sélectionnant l’action appropriée.

Associer des types à des documents

La configuration des types de documents (par exemple, Relevé bancaire, Facture et Reçu) aide à garder les documents organisés. Lorsqu’un document est ajouté, son type par défaut est Autre.

Pour changer le type :

1. Dans l’onglet Documents partagés, sélectionnez la liste déroulante ▼ dans la colonne Type sur la même ligne que le document.
2. Sélectionnez le type qui correspond le mieux au document.

Les options de type de document sont :

• Relevé bancaire
• Facture
• Reçu
• Autre
• Inconnu

Ajouter des notes contextuelles aux documents

Vous pouvez créer et afficher des notes pour un client à la fois, même après avoir téléversé le document :

1. Dans l’onglet Documents partagés, sélectionnez l’icône des notes dans la colonne Notes sur la même ligne que le document.
2. Saisissez votre note et sélectionnez Publier. Une fois qu’une note a été ajoutée, un point jaune est ajouté à l’icône des notes afin de faciliter l’identification des documents contenant des notes.
3. Vous pouvez ajouter les commentaires subséquents en sélectionnant de nouveau l’icône des notes et en saisissant un nouveau commentaire.

Note : Une fois publiés, les notes et les commentaires ne peuvent pas être modifiés ou supprimés.

Afficher les demandes

Une fois qu’un comptable a demandé un document à son client, la demande est jointe au document. Le comptable peut sélectionner Afficher la demande dans la colonne Actions de l’onglet Documents partagés pour afficher les détails de la demande.

Créer et utiliser des dossiers

Simplifiez le partage de documents et la tenue des comptes en utilisant des structures de dossiers pour organiser les documents :

1. Dans l’onglet Documents partagés, sélectionnez Créer un dossier.
2. Dans la fenêtre contextuelle, saisissez le nom du dossier et sélectionnez Créer.
3. Pour ajouter un sous-dossier à un dossier existant, sélectionnez le dossier et sélectionnez Créer un dossier. Saisissez le nom du dossier et sélectionnez Créer.
4. Sélectionnez les options dans la liste déroulante Ajouter des documents ▼ pour téléverser un nouveau document dans le dossier nouvellement créé.
5. Pour déplacer un document existant vers le nouveau dossier, naviguez jusqu’à l’en-tête Documents pour sélectionner les éléments à déplacer.

Vous pouvez accéder aux sous-dossiers en sélectionnant le dossier principal.

Les comptables peuvent déplacer des fichiers individuellement ou en bloc pour les organiser en dossiers et sous-dossiers.

Les dossiers individuels peuvent être renommés ou supprimés à l’aide de l’option appropriée dans la colonne Actions.

Effectuer des actions en bloc

Les fonctions Télécharger, Déplacer et Supprimer offrent la possibilité de gérer en bloc, ce qui permet d’économiser du temps et des efforts.

Utilisez la case à cocher dans l’onglet Documents partagés pour sélectionner plusieurs ou tous les dossiers et documents à Télécharger, Déplacer ou Supprimer en bloc.

Une fois que les éléments sont sélectionnés, sélectionnez l’action appropriée à entreprendre afin de compléter l’action en bloc.

Dans la fenêtre Déplacer, sélectionnez les dossiers principaux pour afficher les sous-dossiers. Les éléments peuvent être déplacés vers un dossier existant ou vous pouvez sélectionner + Créer un dossier pour créer un nouveau dossier. Sélectionnez le nouveau dossier et sélectionnez Déplacer pour déplacer l’élément vers ce dossier.

Accès aux documents et aux dossiers