Utilisation de documents partagés dans QuickBooks en ligne Comptable

QuickBooks en ligne Comptable cabinets et leursQuickBooks en ligne Les clients peuvent s’envoyer et recevoir des documents les uns avec les autres en quelques clics seulement.

Dans cet article, vous apprendrez comment effectuer les tâches suivantes :

• Ajouter des documents partagés de clients
• Associer des types à des documents
• Ajouter des notes contextuelles aux documents
• Voir les demandes
• Créer et utiliser des dossiers
• Effectuer des actions groupées
• Comprendre l’accès aux documents et aux dossiers

Ajouter des documents partagés de clients

Un comptable peut créer une demande de client pour demander les documents dont il a besoin de son client. Une fois les documents téléversés dansQuickBooks , ils se trouvent dans l’onglet Documents partagés .
Note : Si leQuickBooks en ligne client n’est pas ajouté, un onglet Documents s’affichera.

Pour téléverser des documents partagés :

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Sélectionnez le nom du client.
3. Sélectionnez l’onglet Documents partagés .
4. Sélectionnez la liste déroulante Ajouter des documents ▼, puis sélectionnez l’une des options suivantes :
   1. Téléverser à partir de cet appareil : Sélectionnez le(s) fichier(s) que vous voulez téléverser.
   2. Ajouter à partir d’un appareil mobile : Balayez le code QR avec votre appareil mobile pour téléverser le(s) document(s) à partir de votre appareil mobile.
5. Sélectionnez l’onglet Notes .
6. Sélectionnez + Ajouter une note et saisissez une note dans le champ Ajouter une note .
7. Sélectionnez Publier.

Les documents individuels peuvent être téléchargés, renommés, supprimés ou déplacés en sélectionnant l’icône icône plus dans la colonne Actions et en sélectionnant l’action applicable.

Associer des types à des documents

La définition des types de documents (par exemple, Relevé bancaire , Facture et Reçu ) aide à garder les documents organisés. Lorsqu’un document est ajouté, son type par défaut est Autre.

Pour changer le type :

1. Dans l’onglet Documents partagés , sélectionnez la liste déroulante ▼ dans la colonne Type sur la même ligne que le document.
2. Sélectionnez le type qui correspond le mieux au document.

Les options de type de document sont :

• Relevé bancaire
• Facture
• Reçu
• Autre
• Inconnu

Ajouter des notes contextuelles aux documents

Vous pouvez créer et afficher des notes pour un client à la fois, même après avoir téléversé le document :

1. Dans l’onglet Documents partagés , sélectionnez l’icône Notes. dans la colonne Notes sur la même ligne que le document.
2. Saisissez votre note et sélectionnez Reporter. Une fois qu’une note a été ajoutée, un point jaune est ajouté à l’icône des notes. pour faciliter l’identification des documents qui comprennent des notes.
3. Des commentaires peuvent être ajoutés en cliquant sur l’icône des notes. et de saisir un nouveau commentaire.

Note : Une fois publiés, les notes et les commentaires ne peuvent pas être modifiés ou supprimés.

Voir les demandes

Une fois qu’un comptable a demandé un document à son client, la demande est jointe au document. Le comptable peut sélectionner Afficher la demande dans la colonne Actions de l’onglet Documents partagés pour voir les détails de la demande.

Créer et utiliser des dossiers

Simplifiez le partage de documents et la tenue des livres en utilisant des structures de dossiers pour organiser les documents :

1. Dans l’onglet Documents partagés , sélectionnez Créer un dossier .
2. Dans la fenêtre contextuelle, saisissez le nom du dossier et sélectionnez Créer.
3. Pour ajouter un sous-dossier à un dossier existant, sélectionnez le dossier et sélectionnez Créer un dossier . Saisissez le nom du dossier et sélectionnez Créer .
4. Sélectionnez les options dans la liste déroulante Ajouter des documents ▼ pour téléverser un nouveau document dans le dossier nouvellement créé.
5. Pour déplacer un document existant vers le nouveau dossier, naviguez jusqu’à l’en-tête Documents pour sélectionner les éléments à déplacer.

Vous pouvez accéder aux sous-dossiers en sélectionnant le dossier principal.

Les comptables peuvent déplacer des fichiers individuellement ou en bloc pour les organiser en dossiers et sous-dossiers.

Les dossiers individuels peuvent être renommés ou supprimés à l’aide de l’option appropriée dans la colonne Actions .

Effectuer des actions groupées

Les fonctions Télécharger, Déplacer et Supprimer offrent la possibilité de gérer en bloc, ce qui permet d’économiser du temps et des efforts.

Utilisez la case à cocher dans l’onglet Documents partagés pour sélectionner plusieurs ou tous les dossiers et documents à télécharger, déplacer ou supprimer en lot.

Une fois que les éléments sont sélectionnés, sélectionnez l’action appropriée à entreprendre afin de compléter l’action en bloc.

Dans la fenêtre Déplacer , sélectionnez les dossiers principaux pour afficher les sous-dossiers. Les éléments peuvent être déplacés vers un dossier existant ou vous pouvez sélectionner + Créer un dossier pour créer un nouveau dossier. Sélectionnez le nouveau dossier et sélectionnez Déplacer pour déplacer l’élément vers ce dossier.

Accès aux documents et aux dossiers