Convertir les données Sage 50 à QuickBooks en ligne

Si vous transférez vos données de Sage 50 à votre compte QuickBooks en ligne, nous sommes là pour vous aider. Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions fréquemment posées ainsi que les étapes à suivre pour commencer à convertir vos données.

Cliquez sur les liens ci-dessous pour accéder à la section voulue :

• Comment fonctionne le processus de conversion?
• Combien de temps le transfert de mes données prendra-t-il?
• Comment mon entreprise sera-t-elle protégée?
• Limitations
• Liste de contrôle préalable à la migration
• Commencer à convertir vos données à QuickBooks en ligne
• Révision de votre migration
• Commencez à utiliser QuickBooks en ligne!
• Liste de contrôle postérieure à la migration

Comment fonctionne le processus de conversion?

La liste suivante donne un aperçu du processus de conversion. Chaque étape est décrite dans les sections suivantes de cet article pour plus d’information :

1. Passez en revue la section Liste de contrôle prémigration dans cet article.
2. Préparez votre fichier Sage 50 actuel pour la conversion et assurez-vous que votre fichier QuickBooks en ligne est configuré correctement.
3. Remplissez un formulaire pour obtenir votre consentement pour la migration des données de Sage 50 vers QuickBooks en ligne.
4. Sélectionnez le nombre d’années de données de Sage 50 que vous voulez convertir, ainsi que les modules complémentaires facultatifs dont vous pourriez avoir besoin, comme Stocks.
5. Téléversez votre fichier Sage 50 par l’intermédiaire d’un serveur sécurisé vers l’outil Dataswitcher pour la migration vers QuickBooks en ligne.
6. Une fois vos données migrées, passez en revue les résultats et effectuez certaines tâches à l’aide de la liste de contrôle après la conversion.
7. Une fois que vous aurez confirmé les résultats, vous pourrez commencer à utiliser votre nouveau fichier d’entreprise QuickBooks en ligne.

Combien de temps faut-il pour transférer mes données?

Le processus de conversion de vos données prend, en moyenne, jusqu’à 72 heures à partir du moment où vos données sont téléversées dans l’outil Dataswitcher.

Communiquez avec l’Équipe de soutien de QuickBooks en ligne si elle a dépassé 72 heures.

Comment les données de mon entreprise sont-elles protégées?

Les données de votre entreprise sont protégées comme suit :

• Tant que vous utilisez le formulaire en ligne pour le téléversement, nous protégerons vos données à l’aide du chiffrement SSL standard de l’industrie.
• Vos données sont régies par les principes de gérance de donnéesd’Intuit .

Limitations

Les limites suivantes peuvent s’appliquer lorsque vous transférez des données de Sage 50 à QuickBooks en ligne à l’aide de Dataswitcher :

Remboursement en espèces et par chèque

QuickBooks en ligne ne prend pas en charge le remboursement d’un paiement en espèces ou d’un chèque d’un fournisseur. Ces entités seront inscrites comme des journaux réguliers sans lien avec le client ou le fournisseur.

Journaux renversés

Les écritures de journal contrepassées ne seront pas enregistrées.

Problèmes de vérification de l’intégrité des données

Si votre fichier échoue à la vérification de l’intégrité des données (Entretien> Vérification de l’intégrité des données), vous pouvez rencontrer plusieurs problèmes pendant la conversion, notamment :

• Soldes du client ou du fournisseur
• Balances de vérification non appariées depuis plusieurs années

Certaines opérations de débiteurs ou de créanciers peuvent ne pas être reportées comme prévu

Dataswitcher peut devoir utiliser un client ou un fournisseur « factice » pour aligner votre historique vos comptes clients et vos comptes fournisseurs.

Historique des migrations de comptes

Sage 50 Canada vous permet de transférer des soldes vers de nouveaux comptes à la fin de l’année (transfert des soldes d’ouverture). QuickBooks n’offre pas cette option, car il ne prend pas en charge les exercices. Par conséquent, Dataswitcher ferme le compte au début de l’exercice.

Date de début d’exercice

Dans Sage 50 Canada, il est possible de choisir une date de début autre que le premier jour du mois (par exemple, le 5 janvier). QuickBooks vous permet de choisir un mois autre que janvier, mais la date de début doit être le premier du mois.

Par exemple, si un exercice commence en août, la date de début doit être le 1er août.

Vérification de vos bénéfices non répartis

Dans Sage 50 Canada, vous pouvez configurer un solde d’ouverture pour un compte. Dans certains cas, en particulier lorsque le fichier est relativement nouveau ou que vous n’avez jamais exécuté de clôture d’année auparavant, Dataswitcher ne peut pas reconstituer le compte utilisé pour créer ce solde d’ouverture. Dataswitcher créera l’opération de solde d’ouverture et enverra le résultat net au compte de bénéfices non répartis dans le système de destination. Il est nécessaire de vérifier vos bénéfices non répartis après la migration pour déterminer si cela vous convient.

Services, classes et lieux

Si vous sélectionnez des classes et des lieux (payant en sus) pendant la migration, la migration sera effectuée sous forme de journal seulement. De plus, les services et les classes peuvent ne pas correspondre aux bénéfices non répartis. Puisque vous pouvez supprimer les données de Sage 50 Canada pour les anciennes revues, les classes et les services pour les bénéfices non répartis peuvent être inexacts. En raison des limites de l’API de QBO, seuls les services sont convertis et non les projets.

Les journaux à reporter (année suivante) ne seront pas enregistrés

Les journaux de l’année prochaine ne seront pas publiés dans QuickBooks en ligne. Ils doivent être ajoutés manuellement.

Articles et stock

Dataswitcher n'enregistre pas tous les champs pour les articles et le stock. Seuls le code, le code de stock, le lieu, le nom et la description sont affichés. Le stock courant et le prix d’achat et de vente sont également affichés. Les comptes de revenus et les comptes d’actifs ne sont pas enregistrés dans QuickBooks. Dataswitcher est en mesure de fournir un ensemble de fichiers (les tableaux de la base de données de Sage 50 Canada) que vous pouvez importer manuellement dans QuickBooks en ligne.

Positions pour les numéros de plan comptable

QuickBooks ne prend pas en charge les numéros de plan de compte qui dépassent la longueur de sept chiffres. La migration échouera si des comptes dans votre plan comptable comportent sept chiffres ou plus.

Renommer les comptes système de Sage 50

Dataswitcher peut prendre en charge le changement de nom des comptes de bilan normaux, mais le fait de renommer les comptes système (par exemple, Bénéfices non répartis, Comptes clients, Comptes fournisseurs, etc.) peut entraîner des problèmes après la conversion. Rétablissez les paramètres d’origine de tout changement de nom des comptes système avant de tenter la migration.

Données de Sage 50 qui ne seront pas transférées

Les types de données suivants ne peuvent pas être transférés pour le moment :

• budgets
• Multidevise
• opérations mémorisées
• modèle de facture et autres modèles
• bulletins de vente
• dossiers de paie
• projets
• pièces jointes
• entrées non reportées (devis)

Liste de contrôle préalable à la migration

Ces étapes sont requises avant de téléverser votre fichier pour la migration :

• Si vous avez un fichier d’entreprise QuickBooks en ligne que vous avez utilisé d’une façon ou d’une autre, vous devez annuler votre abonnement et créer un nouveau compte. Il n’est pas possible de migrer des données dans un fichier d’entreprise QuickBooks en ligne qui contient déjà des données.
• Créez une copie de sauvegarde de votre fichier Sage 50. Enregistrez le fichier de sauvegarde dans un emplacement facile à trouver, car il sera utilisé pour le téléversement à une étape ultérieure.
• Rapprochez tous vos comptes bancaires ou de carte de crédit avec le relevé de compte le plus récent possible. Après le rapprochement, notez les soldes de votre compte bancaire, car ils seront utilisés lors de la préparation du rapprochement post-conversion dans votre fichier d’entreprise QuickBooks en ligne.
• Produisez votre déclaration de taxe de vente trimestrielle pour le dernier trimestre. Si vous utilisez la méthode de comptabilité de caisse, il est conseillé d’effectuer la migration immédiatement après la clôture (et le rapprochement) d’une période de taxe de vente. Sinon, le travail de post-conversion dans QuickBooks en ligne peut être important (compte tenu des factures payées en partie).

Pour lancer ce processus :

Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit.

1. Choisissez l’option Tax Return (déclaration de revenus).
2. Sélectionnez Affichersous Vous voulez voir les opérations avec TVA/TPS pour votre propre période?
3. Sélectionnez la plage de données. (Le début du trimestre jusqu’à la date du jour, c.-à-d. la date de conversion)
4. Sélectionnez Display (Afficher).
5. Exportez le rapport au format PDF.

Après la conversion, cette information sera utilisée pour créer un rapport complet, en additionnant les montants des cases dans l’ancien et le nouveau logiciel.

Extrayez les rapports suivants pour vérifier vos données après la conversion :

• État des résultats jusqu’à la date de conversion
• Balance de vérification jusqu’à la date de conversion
• Soldes de vos comptes bancaires.
• Imprimez une liste des factures impayées de vos clients et fournisseurs à la date de conversion

Extrayez les données suivantes à des fins de vérification :

• Rapport de taxe de vente;
• Rapport de taxe d’achat
• Opérations du compte.

Vérifiez votre dossier :

• Vérifiez votre fichier Sage 50 en sélectionnant Maintenance > Vérifier l’intégrité des données. S’il y a des incohérences, elles doivent être résolues avant de transférer le fichier dans Dataswitcher.

Exigences relatives aux comptes clients et fournisseurs :

Il est possible de configurer plusieurs comptes clients et comptes fournisseurs dans Sage 50. Toutefois, QuickBooks en ligne n’utilise qu’un seul compte clients/fournisseurs. Cela entraîne une erreur s’il n’y a pas de comptes clients et fournisseurs liés dans votre fichier. Il est recommandé de vérifier vos paramètres avant de soumettre votre fichier. Dans Sage 50, allez à Configuration> Assistants> Comptes liés.

Si vous en avez plusieurs dans votre fichier Sage 50, ces comptes seront fusionnés dans votre fichier QuickBooks en ligne pendant le processus de conversion.

Il est également recommandé d’exécuter une vérification du sommaire d’intégrité sur le fichier.

Prenez en note tous les comptes clients/fournisseurs par rapport aux comptes débiteurs/créditeurs impayés, car ces éléments généreront une exception lors de la conversion.

S’il y a des journaux manuels utilisant les comptes CC et CF, ces opérations seront affichées aux comptes clients / fournisseurs d’attente.

Commencez à convertir vos données vers QuickBooks en ligne

Vous pouvez visiter notre assistant de migration pour commencer.

Révision de votre migration

Après la migration, vous trouverez dans votre fichier QuickBooks en ligne un rapport qui fournit des détails sur la réussite de votre migration. Le rapport compare les bilans, l’état des résultats et le sommaire du classement chronologique des CC et des CF pour votre fichier source et pour QuickBooks en ligne. Il comprend une liste détaillée de tous les comptes du fichier ainsi que leur solde dans le fichier source et dans QuickBooks en ligne. Il contient également des informations sur les écarts qui se sont produits pendant la migration et que vous pouvez modifier manuellement.

Ce rapport se trouve dans l’onglet Dépenses sous un fournisseur appelé Dataswitcher. Sélectionnez l’ icône de la roue dentée, puis sélectionnez Pièces jointes pour trouver la pièce jointe Report.pdf .

Commencez à utiliser QuickBooks en ligne!

Une fois que vous avez effectué les étapes décrites dans le présent document, vous pouvez commencer à utiliser QuickBooks en ligne.

Si vous avez des questions sur l’une de ces tâches, communiquez avec l’équipe de soutien technique de QuickBooks en ligne.

Liste de contrôle postérieure à la migration

Même si nous essayons d’effectuer la conversion de données la plus complète possible, il vous reste encore quelques tâches à effectuer avant de commencer à utiliser QuickBooks en ligne. Il est préférable de les terminer dès que possible avant d’apporter des modifications aux données ou de saisir de nouvelles opérations.

Étape 1 : Saisir l’info sur l’entreprise

1. Sélectionnez l’icône de la roue dentée , puis choisissez Compte et paramètres.
2. Dans l’onglet Entreprise, saisissez les renseignements de votre entreprise et vos coordonnées.
3. Mettez à jour ou vérifiez les adresses courriel pour vous assurer que les communications relatives à la facturation et aux clients seront traitées correctement.
4. Dans la case Courriel de l’entreprise, saisissez l’adresse courriel à laquelle vous voulez recevoir des factures mensuelles de la part d’Intuit au sujet de votre abonnement à QuickBooks en ligne.
5. Si vous ne voulez pas que vos clients utilisent l’adresse courriel de l’entreprise pour communiquer avec vous, saisissez l’adresse courriel dans la boîte de courriel destinée aux clients.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Étape 2 : Définir le mois de début de l’exercice

1. Sélectionnez l’ onglet Avancé.
2. Dans la section Comptabilité du menu déroulant à droite de Premier mois de l’exercice, sélectionnez le premier mois de votre exercice.
3. Sélectionnez Enregistrer dans cette section, puis Terminer en bas à droite.

Étape 3 : Vérifier vos données en comparant les rapports

Nous vous suggérons de comparer les rapports ci-dessous dans QuickBooks en ligne et dans Sage 50 pour vous assurer que vos données ont été transférées correctement. Pour vérifier vos rapports, exécutez les rapports « Cet exercice ou Cette année » dans QuickBooks en ligne :

•  Rapport de bilan - sélectionnez Cet exercice ou Cette année
• Balance de vérification – sélectionnez Cet exerciceou Cette année
• Sommaire du classement chronologique des CC - sélectionnez Cet exercice ou Cette année
• Sommaire du classement chronologique des CF - sélectionnez Cet exercice ou Cette année
• État des résultats – sélectionnez Cet exercice ou Cette année

Étape 4 : Activer la taxe de vente

Il est important que la taxe de vente soit activée dans QuickBooks en ligne et configurée avec le bon numéro d’entreprise de l’ARC et la bonne fréquence de déclaration avant de commencer à l’utiliser. Vous pouvez sauter ces étapes si votre entreprise n’est pas inscrite pour la taxe de vente :

1. Dans QuickBooks en ligne, sélectionnez Taxe de vente dans le menu de navigation de gauche.
2. Suivez les instructions pour activer la taxe de vente pour votre province.
   Note : Sélectionnez correctement votre province de résidence, car elle ne peut pas être correcte après coup.
3. Saisissez votre Numéro d’entreprise de l’ARC et Fréquence de déclaration.
   Note : assurez-vous que votre méthode comptable est réglée à Exercice, à moins que votre comptable ne vous ait dit le contraire.

Étape 5 : Consolider la taxe de vente dans le compte de taxe de vente par défaut de QuickBooks en ligne

Sage 50 Canada utilise deux comptes (quatre au Québec) pour faire le suivi de la taxe de vente et les étapes postérieures à la migration pour regrouper la taxe de vente en un seul compte de TPS/TVH à payer dans QuickBooks sont requises.

Suivez les étapes indiquées dans la vidéo ci-dessous pour regrouper vos comptes de taxe de vente.

Veuillez noter que la vidéo n’est disponible qu’en anglais pour le moment.

Rapprochez les écarts entre vos comptes clients (clients) et vos comptes fournisseurs (fournisseurs) qui peuvent exister après la conversion.

Étape 6 : Rapprocher vos comptes bancaires et vos comptes de carte de crédit

Note : Il est essentiel que vous effectuiez cette étape avant de connecter vos comptes bancaires ou de cartes de crédit aux services bancaires en ligne.

Étant donné que vous n’avez pas encore effectué de rapprochement bancaire dans QuickBooks en ligne, le logiciel présume que toutes les opérations bancaires n’ont pas été rapprochées.

Vous devez indiquer à QuickBooks en ligne de marquer toutes les opérations qui ont eu lieu avant la date de conversion comme étant rapprochées, afin qu’il ne prenne en compte que les opérations futures pour le rapprochement :

1. Sélectionnez l’icône de la roue dentée, puis sélectionnez Rapprocher.
2. Sélectionnez le compte bancaire pertinent dans la liste déroulante, puis Rapprocher maintenant.
3. La fenêtre Commencer le rapprochement s’ouvre. Saisissez votre dernière date de rapprochement dans le champ Date de fin du relevé de compte et consignez le Solde compensé de votre dernier rapprochement dans le champ Solde de fermeture.
4. N’inscrivez rien dans le reste du formulaire et sélectionnez OK.
5. Vous verrez une liste d’opérations. Cochez les cases du haut pour sélectionner toutes les opérations de la liste. Si les données sont réparties sur deux colonnes, assurez-vous que vous avez sélectionné toutes les opérations des deux colonnes. Ensuite, décochez la case des opérations non compensées. Quand la différence qui s’affiche est nulle, vous avez terminé ces étapes.
6. Sélectionnez Terminer maintenant.

Note : Il est important de répéter ce processus pour tous les comptes bancaires et de carte de crédit dans QuickBooks en ligne.