Apprenez comment activer les paramètres et les autorisations dans votre tableau de bord Web QuickBooks Time afin que vous et votre équipe puissiez commencer à utiliser QuickBooks Main-d’œuvre, Selon les besoins de votre entreprise, vous avez des options pour activer différentes fonctions pour le Appli Main-d’œuvre,
Ces paramètres doivent être gérés par un administrateur de QuickBooks Time :
- Saisie des heures travaillées sur mobile
- Configuration et autorisations du GPS
- Soumission de feuilles de temps
- Suivi du kilométrage
- Géorepérage
- Avis
- Qui travaille les autorisations
- Fuseau horaire de l’appareil mobile
Si vous voulez que les membres de votre équipe puissent ajouter des congés ou demander des congés dans l’application, assurez-vous de leur accorder cette autorisation lorsque vous configurer les congés,
Lorsque la saisie des heures sur appareil mobile est désactivée, un membre de l’équipe ne peut pas utiliser son appareil mobile pour pointer son arrivée et son départ. Il peut ouvrir une session et afficher ses heures travaillées, mais il ne peut pas faire le suivi des heures travaillées.
Activer la saisie des heures sur appareil mobile pour tous les membres de l’équipe
Remarque : La modification manuelle des autorisations d’un membre de l’équipe écrasera les paramètres de l’ensemble du compte. Si l’autorisation d’un membre de l’équipe est incorrecte, vous pouvez activer la saisie des heures sur appareil mobile pour un employé,
- Allez à Paramètres de l'entreprise, sélectionnez Options liées aux heures, puis Saisie des heures travaillées,
- Sélectionnez une option
- Pour autoriser la saisie des heures sur appareil mobile : Sélectionnez Permettre aux membres de l’équipe de faire le suivi des heures travaillées sur l’application mobile, puis Enregistrer,
- Pour permettre à tous les membres de l’équipe d’ouvrir une session n’importe où (ordinateur ou appareil mobile) et de gérer leurs feuilles de temps : Sélectionner Permettre aux membres de l’équipe de gérer leurs feuilles de temps, puis Enregistrer, Par défaut, cette option active l’autorisation de saisie des heures sur appareil mobile (et elle est grisée) tant dans les paramètres de l’entreprise que dans les autorisations des membres individuels. Au besoin, vous pouvez personnaliser saisie des heures sur appareil mobile pour les membres individuels de l’équipe,
Activer la saisie des heures sur appareil mobile pour un employé
Si vous ne voulez pas que tous les membres de votre équipe aient accès au suivi des heures dans Appli Main-d’œuvre, vous pouvez limiter l’accès à certains membres de l’équipe.
- Dans QuickBooks Time, allez à Paramètres de l'entreprise, sélectionnez Options liées aux heures, puis Saisie des heures travaillées,
- Décocher Permettre aux membres de l’équipe de gérer leurs feuilles de temps, et Permettre aux membres de l’équipe de faire le suivi des heures travaillées sur l’application mobile, puis Enregistrer,
- Allez à Mon équipe et sélectionnez un membre de l’équipe.
- Sélectionnez l’onglet Autorisations.
- Sélectionner Saisie des heures travaillées sur mobile, puis Enregistrer,
- Si vous voulez qu’il puisse gérer ses feuilles de temps à partir de n’importe quelle plateforme, sélectionnez Gérer mes feuilles de temps, puis Enregistrer,
- Répétez ces étapes pour chaque membre auquel vous souhaitez accorder l’accès aux heures sur appareil mobile.
Configuration et autorisations du GPS
Suivez ces étapes pour activer les paramètres GPS, puis consultez Renseignements GPS supplémentaires pour les administrateurs,
Configurer le suivi par lieu pour tous les membres de l’équipe
- Dans QuickBooks Time, allez à Paramètres de l'entreprise, sélectionnez Emplacement, puis Suivi,
- Sélectionnez une option
- Obligatoire : les membres de l’équipe doivent activer les services de localisation sur leur appareil mobile pour pouvoir suivre leurs heures travaillées.
- Facultatif : Le membre de l’équipe peut préférer activer ou désactiver les services de localisation, sans effet sur la façon dont il fait le suivi des heures travaillées.
- Désactivé : le suivi par lieu n’est jamais effectué.
- Pour configurer le géorepérage, allez à Géorepérage section.
Configurer le suivi par lieu pour un membre de l’équipe
- Allez à Mon équipe et sélectionnez un membre de l’équipe.
- Le Emplacement sous l’onglet, sélectionnez Règles personnalisées pour ce membre de l’équipe,
- Sélectionnez votre règle, puis Enregistrer,
Autorisations pour afficher le GPS
Les administrateurs, les gestionnaires et les membres de l’équipe ont Gérer les feuilles de temps des membres de l’équipe autorisation peut accéder aux positions GPS d’un autre membre de l’équipe. Sinon, les membres de l’équipe pourront uniquement consulter leurs propres positions GPS. Les données de la carte GPS s’affichent également les mêmes pour tous les visualiseurs.
Activer l’autorisation :
- Dans QuickBooks Time, allez à Mon équipe, puis sélectionnez le membre de l’équipe auquel vous voulez accorder des autorisations.
- Sélectionner Autorisations, puis sélectionnez l’une d’entre elles comme Rôle :
- Administrateur
- Gestionnaire de la paie
- Personnalisé
- Travailleur
- Sélectionner Gérer les feuilles de temps des membres de l’équipe, puis Enregistrer,
Soumission de feuilles de temps
Pour permettre aux membres de l’équipe de soumettre leurs feuilles de temps à partir d’un appareil mobile :
- Dans QuickBooks Time, allez à Modules complémentaires, puis Gérer les modules complémentaires,
- Allez à Approbations et sélectionnez Installer,
- Dans la fenêtre Préférences d’approbations, sélectionnez Les membres de l’équipe peuvent réviser et soumettre leurs heures,
Suivi du kilométrage
Cette fonction est offerte uniquement dans les comptes Elite. Une fois que vous avez suivi ces étapes, vous pouvez commencer à effectuer le suivi du kilométrage.
Activer le suivi du kilométrage
- Allez à Modules complémentaires, puis Gérer les modules complémentaires,
- Rechercher Suivi du kilométrage et sélectionnez Installer,
Activer les paramètres de lieu
- Pour que les membres de l’équipe puissent suivre automatiquement le kilométrage lorsqu’ils pointent leur arrivée, vous devez d’abord activer la fonction suivi par lieux dans le tableau de bord Web.
- Ensuite, il doit activer le suivi par lieu pour l’application.
iPhone :
- Sur votre appareil iOS, allez à Paramètres, puis sélectionnez Main-d’œuvre,
- Sélectionner Emplacement, puis Toujours,
- Vérifiez également que les paramètres de lieu global sont également activés.
- Sur votre appareil iOS, allez à Paramètres, sélectionnez Confidentialité et sécurité, puis Services de localisation,
- Activez Service de localisation.
Android :
- Sur votre appareil Android, sélectionnez Paramètres, Emplacement, puis sélectionnez Autorisations de l’application,
- Trouver QuickBooks Time et sélectionnez Veuillez tout de suite,
- Activez l’option Position exacte.
Géorepérage
Cette fonction est disponible uniquement dans les comptes Elite. Le géorepérage sera automatiquement activé sur les comptes Elite, mais a quelques paramètres de configuration supplémentaire. Une fois la configuration terminée, vous pouvez commencer à l’utiliser pour faire le suivi de votre équipe.
Configurer le géorepérage
- Allez à Paramètres de l'entreprise, sélectionnez Emplacement, puis Suivi,
- Définir Suivi par lieu sur requis (recommandé) ou facultatif pour que le géorepérage fonctionne.
- Les paramètres de suivi par lieu peuvent être modifiés pour les membres individuels de l’équipe si vous allez à Mon équipe, sélectionnez le membre de l’équipe, puis Emplacement, puis Règles personnalisées pour ce membre de l’équipe et faites votre sélection, puis Enregistrer,
- Les membres de l’équipe doivent activer les services de localisation sur leur appareil pour utiliser le géorepérage.
- Il doit également définir le lieu sur Toujours et Haute précision (Android) ou Position exacte (iOS).
- Ajouter un géorepérage à vos projets ou clients afin que vous puissiez l’utiliser pour faire le suivi de votre équipe.
Notifications
Il y a plusieurs notifications que vous pouvez activer pour que les membres de votre équipe reçoivent de la paie .Appli Main-d’œuvre,
- Dans QuickBooks Time, sélectionnez Paramètres de l'entreprise, puis Avis,
- Sélectionnez les notifications que vous souhaitez que les membres de votre équipe reçoivent, puis sélectionnez Enregistrer,
Qui travaille autorisation
Accordez cette autorisation si votre équipe doit voir qui est en cours de pointage. C’est utile s’ils doivent savoir qui se trouve à proximité et ce que tout le monde fait.
- Dans QuickBooks Time, sélectionnez Mon équipe,
- Sélectionnez un employé, puis Autorisations,
- Activer Voir « En service » pour tous les membres de l’équipe, puis Enregistrer,
Fuseau horaire de l’appareil mobile
Lorsque vous allez à Mon équipe et sélectionnez un membre de l’équipe, puis sélectionnez Général, le Permettre à l’appli mobile de définir le fuseau horaire est coché afin que les feuilles de temps du membre de l’équipe s’affichent dans le fuseau horaire dans lequel il travaille. Cela peut être utile si les membres de votre équipe doivent se déplacer pour le travail ou s’ils travaillent dans un fuseau horaire différent de celui de l’entreprise.