Ecwid est une plateforme en ligne qui permet aux propriétaires de petites entreprises de gérer leurs magasins et de vendre leurs produits.
Voici un guide étape par étape sur la façon dont vous pouvez configurer l’intégration entre Ecwid et QuickBooks en ligne.
Dans cet article, vous apprendrez comment :
Connexion
Commencez par connecter vos applications à QuickBooks Connector (OneSaas). Si vous n’avez pas encore connecté vos applications, vous pouvez suivre nos guides pour connecter Ecwid et QuickBooks Online.
Configuration
Le processus de configuration ci-dessous vous présentera diverses options détaillant exactement comment vous voulez que votre intégration d’Ecwid et de QuickBooks en ligne fonctionne. Vous devez avoir des connaissances de base en comptabilité pour nous assurer que les paramètres d’intégration sont adaptés à votre entreprise et à vos pratiques comptables.
- Vous devrez configurer vos options de synchronisation avant de pouvoir commencer à configurer vos flux de travaux. Vous devez configurer les éléments suivants :
- Fuseau horaire du compte
- Date de début des intégrations
- Options du rapport de synchronisation des courriels
- Vous verrez des flux de travaux qui sont tous facultatifs. Dans ce guide, ces flux de travaux seront sélectionnés pour démontrer toutes les capacités du processus de configuration.
- Les ventes d’Ecwid seront envoyées à QuickBooks en ligne sous forme de facture.
- Les produits d’Ecwid seront créés dans QuickBooks en ligne.
- Les mises à jour du niveau de stock de QuickBooks en ligne seront envoyées à Ecwid.
Flux de travaux de création de facture
Lorsque vous cochez la case Lorsqu’une commande est créée dans Ecwid, créez une vente dans QuickBooks en ligne, vous serez invité à :
- Configurer les filtres pour déterminer quelles commandes seront récupérées d’Ecwid. Vous devrez configurer les filtres en fonction de l’état de la commande.
- Vous avez également la possibilité de choisir si vous voulez que la vente soit créée en tant que facture de vente ou reçu de vente dans QuickBooks en ligne.
Sélectionnez Options avancées et configurez les éléments suivants :
- Préfixe du numéro de commande - Le préfixe que vous saisissez ici est ajouté à toutes les commandes récupérées à partir de votre compte Ecwid. Par exemple : Si vous avez la commande « 1234 » dans Ecwid et que vous ajoutez le préfixe « EW » dans la configuration, votre commande sera récupérée dans QuickBooks Connector avec le numéro de commande « EW1234 » et envoyée à QuickBooks en ligne en conséquence.
- Attribuer les ventes à la classe/Attribuer les ventes au lieu - Ces deux options vous permettent de choisir une classe ou un lieu par défaut dans votre système QuickBooks en ligne. Il s’agit d’une option unique à QuickBooks en ligne, et seulement si vous avez configuré des classes ou des lieux dans votre fichier d’entreprise QuickBooks.
- Attribuer la vente au - La plupart des systèmes comptables exigent qu’un dossier de client soit spécifié lorsqu’une facture de vente est créée. Cette option particulière vous permet de choisir la nature du dossier de client qui est créé. L’option par défaut est Client initial; toutefois, si votre Ecwid clients précisent un nom d’entreprise que vous préférez voir dans votre système comptable. Vous pouvez alors opter pour Organisation du client Option. Par ailleurs, si vous ne voulez pas créer de dossiers de clients dans votre système comptable, vous pouvez sélectionner l’option Client de vente en ligne générique. Cela signifie que toutes les ventes seront synchronisées avec votre système comptable par rapport à un dossier de client « Ecwid » générique.
- Numéros de facture automatiques - Cette option vous permet d’ignorer complètement le numéro de commande Ecwid et d’utiliser la convention de numérotation séquentielle dans votre système comptable.
- Réduire le prix d’un produit - Vous pouvez spécifier un « article » de rabais pour faire le suivi de vos rabais sur les ventes.
- Arrondir un produit - Sélectionnez le produit préféré à utiliser lors de l’envoi des écarts d’arrondissement en tant que poste.
- Utiliser l’article d’expédition - Vous pouvez facturer à vos clients des frais d’expédition supplémentaires sur vos ventes. Si cela se produit, l’intégration peut vous permettre de spécifier un « article » dédié pour attribuer ces frais d’expédition. Cela vous permettra de faire facilement le suivi des revenus générés par les frais d’expédition.
- Utiliser le message client par défaut - Cette option vous permettra d’utiliser le message qui existe sur le modèle dans QuickBooks au lieu de remplir les notes d’Ecwid.
- Report de la date d’échéance - Un type de date d’échéance sera attribué si les opérations n’ont pas de date d’échéance. Cet élément est calculé en fonction de la date de l’opération, du report de la date d’échéance et du type. S’il n’est pas défini, la date de l’opération est utilisée comme date d’échéance.
- Autoriser les paiements par carte de crédit - Cochez cette option si vous voulez autoriser les paiements par carte de crédit pour les opérations.
- Ensuite, vous serez redirigé vers la page de configuration de la taxe. Ici, pour chaque taxe créée/définie dans Ecwid, vous devez sélectionner le code de taxe correspondant dans QuickBooks en ligne. Vous pouvez en savoir plus sur la configuration de la taxe ici,
- Vous pouvez également sélectionner la façon dont vous voulez apparier vos produits Ecwid avec vos produits QuickBooks en ligne. Vous pouvez apparier par nom ou UGS. Pour que les ventes s’intègrent correctement à votre système comptable, nous nous attendons à ce que tous vos articles Ecwid soient configurés avec des UGS uniques.
Note : Avec les intégrations de QuickBooks en ligne, nous avons deux options de correspondance de produits :- Nom : Nous faisons correspondre le champ UGS du produit Ecwid au champ du nom du produit dans QuickBooks en ligne.
- UGS : Nous faisons correspondre le champ UGS du produit Ecwid au champ UGS du produit dans QuickBooks en ligne.
- De plus, si vous voulez que les nouveaux articles dans vos factures d’Ecwid soient créés dans QuickBooks en ligne, il suffit de cocher la case avant le paramètre Créer de nouveaux articles dans QuickBooks en ligne. Dans cette section, vous devrez sélectionner les comptes de revenus et de dépenses à utiliser pour vos articles en stock et non en stock. Vous pouvez trouver plus d’information sur l’intégration des articles ici.
- Vous pouvez également sélectionner de Créer des notes de crédit dans QuickBooks en ligne. Dans ce flux de travaux, on vous demandera de mapper un compte de remplacement à partir duquel l’argent du paiement est remboursé. On vous demandera également de saisir le préfixe de votre numéro de remboursement préféré qui sera ajouté avant le numéro du reçu de remboursement.
- Ensuite, les paramètres Envoyer des paiements d’Ecwid à QuickBooks en ligne vous permettront de choisir si vous voulez que les données de paiement d’Ecwid soient enregistrées et liées à vos ventes dans QuickBooks en ligne.
- N’oubliez pas de sélectionner Enregistrer pour continuer à progresser.
Flux de travaux de création de produit
Si vous voulez que tous vos nouveaux produits Ecwid soient créés dans QuickBooks en ligne, il vous suffit de cocher la case Lorsqu’un produit est créé sur Ecwid, créez de nouveaux articles dans QuickBooks en ligne. Vous devrez sélectionner les comptes de revenus et de dépenses à utiliser pour vos articles en stock et non en stock. Vous pouvez trouver plus d’information sur l’intégration des articles ici.
- N’oubliez pas de sélectionner Enregistrer pour continuer à progresser.
Flux de travaux de mise à jour des stocks
Lorsque vous cochez la case Lorsque les niveaux de stock sont mis à jour dans QuickBooks en ligne, mettez à jour les niveaux de stock dans Ecwid, on vous demandera comment vous voulez apparier les articles aux articles QuickBooks en ligne, soit par nom ou UGS, puis sélectionnez Enregistrer.
Note : Cette option ne doit être activée que si vous avez des niveaux de stock configurés dans QuickBooks en ligne avant l’intégration. Sinon, vous risquez d’épuiser vos stocks Ecwid. En savoir plus sur notre processus de contrôle du stock.
Synchronisation
Votre compte est maintenant prêt à synchroniser vos données entre vos applications. Lorsque la synchronisation automatique est activée, votre compte devrait se synchroniser toutes les heures, mais vous pouvez déclencher la synchronisation manuelle en tout temps. Il suffit de sélectionner Synchroniser maintenant dans les options de synchronisation en haut de l’onglet Gestion.
Si vous avez des questions, communiquez avec notre Équipe de soutien pour obtenir de l’aide en tout temps.