Filtrer, trier ou totaliser les rapports par classe

Les classes et les classes rattachées sont des moyens supplémentaires de catégoriser des données dans QuickBooks Desktop (en plus des comptes, des clients, des fournisseurs, etc.). Par exemple :

• Une société de gestion immobilière peut configurer chaque propriété comme une classe et chaque appartement comme une sous-classe.
• Une entreprise comptant plusieurs entreprises peut configurer chaque unité d’affaires (BU) comme une classe.
• Vous pouvez faire le suivi des sources de clients potentiels par classe (comme dans nos entreprises fictives).
• Vous pouvez faire le suivi des types de dépenses (main-d’œuvre directe, main-d’œuvre indirecte, frais généraux, taxes, etc.).
• Si vous vendez par l’intermédiaire de représentants ou d’emplacements, vous pouvez configurer les représentants ou les emplacements en tant que classes.

Les classes sont très polyvalentes, mais vous devez faire attention à la façon dont vous les filtrez, les triez et les totalisez, comme indiqué dans les scénarios suivants.

Un rapport montrant seulement les opérations non classées

Si votre rapport d’état des résultats affiche beaucoup de montants dans la colonne Non classés et que vous voulez attribuer la bonne classe à ces opérations non classées, vous pouvez :

Option 1 : Sélectionnez chaque montant pour ouvrir l’opération, puis classez-la.

Option 2 : Exécuter un rapport montrant seulement toutes les opérations non classées.

1. QuickZoom (double-cliquez) sur le montant du revenu net dans la colonne Non classé pour ouvrir un rapport Détails des opérations par compte.
2. Mémorisez le rapport si vous ne pouvez pas classer toutes les opérations en même temps.

Notez que lorsque vous rappelez une opération, que vous saisissez les classes appropriées et que vous l’enregistrez, l’opération est supprimée du rapport Détails des opérations.

Rapport d’état des résultats montrant les sous-classes seulement

Si vous avez la même sous-classe dans plusieurs classes, vous voudrez peut-être voir un rapport d’état des résultats montrant uniquement la même sous-classe (par exemple, les sous-classes 1C, 2C et 3C). Voici ce que QuickBooks peut faire de mieux :

1. Exécutez le rapport État des résultats par classe .
2. Sélectionnez Personnaliser le rapport, puis allez à l’onglet Filtres .
3. Dans la liste Filtre, sélectionnez Classe, puis Classes multiples.
4. Sélectionnez seulement les sous-classes voulues dans le rapport.
   Exemple : 1C, 2C et 3C.
5. Choisissez OK. Le rapport comprendra la colonne Total pour la classe 1, la classe 2 et la classe 3.
6. Exportez le rapport vers Microsoft Excel ou un logiciel similaire.
7. Supprimez les colonnes Total de la classe .
8. Recréez la colonne TOTAL .

Rapport Détails des factures à payer non réglées trié par classe

Si vous exécutez le rapport Détails des factures à payer non réglées, ajoutez la colonne Classe et optez pour Trier par classe, vous ne verrez pas Compte = Tous les comptes fournisseurs, ce qui limite le rapport aux renseignements sources des factures impayées. La classe est attribuée aux cibles et les renseignements sur les cibles ne sont pas inclus dans le rapport.

Vous pouvez obtenir le rapport dont vous avez besoin en changeant les filtres :

1. Supprimez le filtre Compte .
2. Supprimez le filtre Nom .
3. Conservez le filtre État payé .
4. Ajoutez le filtre Type d’opération , puis, dans le menu déroulant Type d’opération, sélectionnez Facture à payer.
5. Ajoutez le filtre Niveau de détail et réglez-le sur Tout sauf le sommaire.
6. Sélectionnez OK.

Le rapport affiche maintenant les données cibles des factures impayées et vous pouvez trier le rapport par classe.

Rapport Classement chronologique des comptes clients filtré par classe

Le rapport affiche uniquement les factures pour lesquelles une classe a été sélectionnée en haut de la facture et le rapport filtre pour le compte client. Lorsque vous sélectionnez une classe dans le haut de la facture, celle-ci est associée au compte client. Si une facture comporte plusieurs classes, celles-ci doivent être sélectionnées dans la colonne Classe de la facture et associées aux comptes cibles. Comme ce rapport ne filtre pas pour ces autres comptes, il ne placera pas la facture dans les bonnes classes dans le rapport.

De plus, les paiements partiels pour les factures figurant dans une classe particulière ne figureront pas correctement dans ce rapport. Cela est dû au fait que les paiements ne sont pas classés, alors que la facture que vous êtes en train de payer peut être classée. Pour cette raison, seuls les soldes non classés seront corrects dans ce rapport après la réception de paiements partiels. Les factures avec des classes dans ce rapport doivent être payées en entier pour être correctes.

1. Personnalisez le rapport, puis ajoutez la colonne Solde courant.
2. Supprimez la colonne Solde .

Ouvrir des comptes clients par classe

1. Dans le menu Rapports , sélectionnez Rapports personnalisés > Détails des opérations.
2. Sélectionnez le menu déroulant Total par , puis sélectionnez Classe.
3. Allez à l’onglet Filtres , puis sélectionnez ces filtres :
   • Compte = Tous les comptes clients
   • Nom = Tous les clients/projets
   • État Payé = En cours
4. Sélectionnez l’onglet En-tête/Pied de page , puis modifiez le titre du rapport au besoin.
5. Sélectionnez OK pour exécuter le rapport, qui affiche maintenant les opérations impayées des comptes clients totalisées par classe.
6. Choisissez Mémoriser pour enregistrer ce rapport en vue d’une utilisation future.

Carte de crédit par classe

1. Exécutez un rapport Bilan par classe .
2. Sous Classe, vous exécutez le rapport pour QuickZoom sur votre compte Carte de crédit en double-cliquant sur Montant.
3. Si vous voulez renommer le rapport avant l’impression,
   1. Sélectionnez Personnaliser le rapport, puis allez à l’onglet En-tête/Pied de page .
   2. Dans le champ Titre du rapport , saisissez le nom que vous voulez utiliser pour le rapport.
   3. Sélectionnez OK.

Ce rapport ne peut pas être mémorisé, mais il peut être créé très rapidement chaque fois que vous voulez l’utiliser.