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FAQ sur l’intégration de QuickBooks Time et de QuickBooks Desktop

RÉSOLUde QuickBooksMis à jour il y a 1 jour

Il existe deux façons d’intégrer QuickBooks Time et QuickBooks Desktop :

Les réponses peuvent changer selon l’intégration. Si les réponses diffèrent d’un type d’intégration à l’autre, des étiquettes sont affichées dans le connecteur Web pour le premier, et dans Windows pour le deuxième. Si une réponse ne comporte aucune étiquette, alors la réponse s’applique aux deux types d’intégration.

Vous devez être un administrateur de QuickBooks Time et avoir des autorisations d’administrateur dans QuickBooks Desktop. Il est recommandé d’exécuter la synchronisation en étant connecté à QuickBooks Desktop en tant qu’administrateur principal et en mode mono-utilisateur.

  • Connecteur Web : Non. Vous devez utiliser l’ordinateur sur lequel l’intégration du connecteur Web a été configurée.
  • Fenêtres : Oui, tant que vous êtes connecté en tant qu’administrateur et que vous êtes en mode mono-utilisateur.

Non. Les seuls renseignements qu’exporte QuickBooks Time sont des données provenant de feuilles de temps approuvées.

Oui. Chaque fois que vous effectuez une synchronisation, les processus d’importation et d’exportation s’exécutent en même temps.

QuickBooks Time importe tous les employés actifs, les fournisseurs, les clients/projets, les éléments de service, les classes et les éléments de paie (selon vos préférences).

Ajoutez de nouveaux employés dans QuickBooks Desktop, puis importez-les dans QuickBooks Time.

Après avoir importé un employé dans QuickBooks Time, vous devez utiliser son adresse courriel ou son numéro de cellulaire pour lui envoyer une invitation. L’employé configurera son mot de passe à partir de cette invitation. Pour envoyer une invitation :

  1. Aller à Mon équipe et sélectionnez un membre de l’équipe pour ouvrir son Détails.
  2. Sur le Général onglet, sélectionnez Envoyer une invitation.

Étant donné que QuickBooks Time n’effectue aucun calcul de paie, QuickBooks Time n’importe pas les taux de rémunération. Vous avez la possibilité de saisir cette information dans le profil d’un employé (Mon équipe), mais il ne s’agit que d’une référence.

Seuls les fournisseurs qui ont une valeur dans les champs prénom et nom de famille seront importés dans QuickBooks Time. Assurez-vous également que cette option est cochée dans QuickBooks Time :

  1. menu déroulant QuickBooks > Préférences > cocher Importer des fournisseurs en tant qu’employés.

Marquez le client ou le projet comme inactif dans QuickBooks, puis effectuez une synchronisation. Cela supprimera le client ou le projet de QuickBooks Time. Vous pouvez également supprimer le client de QuickBooks Time.

Pour marquer un client comme inactif :

  1. Sélectionner Clients, puis sélectionnez l’icône du crayon.
  2. À côté du client à supprimer, décochez la case .Attribuer à tout le monde.

 Le client ne sera plus visible par les employés.

Note :Vous pouvez également supprimer le client de QuickBooks Time en sélectionnant X.

 Le client ne sera pas réactivé lors des synchronisations subséquentes, à moins qu’il ne soit modifié dans QuickBooks, ce qui déclenchera sa réactivation.

Oui. Pour rajouter un client ou un projet, apportez-y une modification rapide dans QuickBooks bureau en procédant comme suit :

  1. Ajouter un 1 après le nom du client.
  2. Sélectionner OK pour économiser.

Cela mettra à jour la date de la dernière modification.

Si vous effectuez une autre importation dans QuickBooks Time, le même client ou projet sera réactivé. (Plus tard, vous pouvez supprimer le 1 du nom du client, puis synchronisez de nouveau pour supprimer le 1 de QuickBooks Time).

Oui. Le taux facturable s’affichera dans une feuille de temps dans QuickBooks Desktop si la feuille de temps est associée à un taux d’article de service et si elle est marquée comme facturable.

Oui. Pour faire le suivi de vos heures travaillées comme étant facturables :

  1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez QuickBooks en ligne, puis sélectionnez Préférences.
  2. Cochez la case qui indique Facturable Oui/Non.
  3. Chèque Facturable Oui/Non obligatoire au besoin.

À l’arrivée et au départ de vos employés, on leur demandera si leurs heures travaillées étaient facturables ou non. Les heures seront exportées vers QuickBooks Desktop avec leur sélection.

Lorsque les données des feuilles de temps sont exportées vers QuickBooks Desktop, elles s’affichent dans le Remarques dans Feuilles de temps hebdomadaires.

Non, ils ne le feront pas, mais QuickBooks Time n’apportera pas non plus de rajustements à la saisie des heures travaillées dans QuickBooks Desktop; vos modifications seront donc enregistrées. Si vous devez rajuster une entrée d’heures travaillées, nous vous recommandons de le faire dans QuickBooks Time, puis de l’exporter de nouveau vers QuickBooks Desktop. Communiquez avec notre équipe de soutien pour supprimer le verrou d’exportation.

Oui. Vous devez réviser et approuver toutes les feuilles de temps avant de pouvoir les exporter vers QuickBooks Desktop.

Ce paramètre n’est peut-être pas sélectionné. Dans QuickBooks Time, en haut à droite, sélectionnez QuickBooks > Préférences > Exporter les données de temps approuvées lors de la synchronisation.

Communiquez avec notre équipe de soutien! Nous vous assisterons en cas de problème et nous vous aiderons à signaler votre problème à l’équipe de soutien technique de QuickBooks, au besoin.

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