Foire aux questions sur l’intégration de QuickBooks Desktop et QuickBooks Time

Vous devez être un administrateur dans QuickBooks Time et avoir des autorisations d’administrateur dans QuickBooks Desktop. Il est recommandé d’exécuter la synchronisation lorsque vous êtes connecté à QuickBooks Desktop en tant qu’administrateur principal et en mode mono-utilisateur.

• Connecteur Web : No Vous devez utiliser l’ordinateur sur lequel l’intégration du connecteur Web a été configurée.
• Windows : Oui, tant que vous êtes connecté en tant qu’administrateur et que vous êtes en mode mono-utilisateur.

• Connecteur Web : Voir Comment importer de Quickbooks Desktop et Comment exporter des heures vers QuickBooks Desktop,

• Windows : Voir Comment synchroniser entre QuickBooks Desktop pour Windows et QuickBooks Time,

Non. Les seuls renseignements qu’exporte QuickBooks Time sont des données provenant de feuilles de temps approuvées.

Oui. Chaque fois que vous effectuez une synchronisation, les processus d’importation et d’exportation s’exécutent en même temps.

QuickBooks Time importe tous les employés actifs, fournisseurs, clients et projets, articles de service, classes et postes de paie (selon vos préférences).

Ajoutez d’abord de nouveaux employés dans QuickBooks Desktop, puis importez-les dans QuickBooks Time.

Après avoir importé un employé dans QuickBooks Time, envoyez-lui une invitation par courriel ou par message texte. L’employé configurera son mot de passe à partir de cette invitation. Pour envoyer une invitation :

1. Allez à Mon équipe et sélectionnez un membre de l’équipe pour ouvrir son Détails,
2. Le Général sous l’onglet, sélectionnez Envoyer une invitation,

Comme QuickBooks Time n’effectue aucun calcul de paie, QuickBooks Time n’importe pas les taux de rémunération. Vous avez la possibilité de saisir cette information dans le profil d’un employé (Mon équipe), mais il ne s’agit que d’une référence.

Seuls les fournisseurs dont les champs prénom et nom de famille sont remplis seront importés dans QuickBooks Time. Assurez-vous également que cette option est cochée dans QuickBooks Time :

1. menu déroulant QuickBooks > Préférences > chèque Importer les fournisseurs comme employés,
2. Chèque Importez uniquement les fournisseurs 1099 si vous n’avez pas besoin de tous les fournisseurs dans Quickbooks Desktop pour importer.

1. menu déroulant QuickBooks > Préférences > chèque Importer les fournisseurs comme employés,

Oui! Vous pouvez configurer cette option dans QuickBooks Time, à la fenêtre Préférences d’intégration de QuickBooks.

Marquez le client ou le projet comme inactif dans QuickBooks, puis effectuez une synchronisation. Cela supprimera le client ou le projet de QuickBooks Time. Vous pouvez également supprimer le client de QuickBooks Time.

Pour marquer un client comme étant inactif :

1. Sélectionner Clients, puis cliquez sur l’icône du crayon.
2. À côté du nom du client à supprimer, décochez la case Assigner à Tout le monde,

 Le client ne sera plus visible par les employés.

Note :Vous pouvez aussi supprimer le client de QuickBooks Time en sélectionnant X,

 Le client ne sera pas réactivé lors des synchronisations subséquentes, à moins qu’il ne soit modifié dans QuickBooks, ce qui déclenchera sa réactivation.

Oui. Pour rajouter un client ou un projet, apportez une modification rapide à celui-ci dans QuickBooks Desktop comme suit :

1. Ajouter un 1 après le nom du client.
2. Sélectionner OK pour enregistrer.

Cela mettra à jour la date de la dernière modification.

Si vous effectuez une autre importation dans QuickBooks Time, le client ou le projet sera réactivé. Vous pouvez ensuite supprimer le 1 du nom du client, puis synchronisez de nouveau pour supprimer 1 dans QuickBooks Time).

Oui. Le taux facturable s’affichera dans une feuille de temps dans QuickBooks Desktop si la feuille de temps est à la fois associée à un taux d’article de service et si elle est marquée comme facturable.

Oui. Pour faire le suivi de vos heures travaillées et en faire des heures facturables :

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez QuickBooks, puis sélectionnez Préférences,
2. Cochez la case qui indique Facturable Oui/Non,
3. Chèque Oui/Non facturable obligatoire au besoin.

Lorsque vos employés pointeront leurs heures, on leur demandera si leurs heures étaient facturables ou non. Les heures travaillées seront exportées vers QuickBooks Desktop avec la sélection.

Lorsque les données de la feuille de temps sont exportées vers QuickBooks Desktop, elles s’affichent dans le Notes dans les feuilles de temps hebdomadaires.

Non, ils ne le seront pas. De plus, QuickBooks Time ne rajustera pas la saisie des heures travaillées dans QuickBooks Desktop. Vos changements ne seront donc pas écrasés et vos modifications seront enregistrées. Si vous devez rajuster une saisie d’heures travaillées, nous vous recommandons de le faire dans QuickBooks Time, puis de l’exporter de nouveau vers QuickBooks Desktop. Communiquez avec notre équipe de soutien pour supprimer le verrou d’exportation.

Non, ils ne le seront pas. De plus, QuickBooks Time ne rajustera pas la saisie des heures travaillées dans QuickBooks Desktop. Vos changements ne seront donc pas écrasés et vos modifications seront enregistrées. Si vous devez rajuster une saisie d’heures travaillées, nous vous recommandons de le faire dans QuickBooks Time, puis de l’exporter de nouveau vers QuickBooks Desktop. Communiquez avec notre équipe de soutien pour supprimer le verrou d’exportation.

Oui. Vous devez réviser et approuver toutes les feuilles de temps avant de pouvoir les exporter vers QuickBooks Desktop.

Ce paramètre ne peut pas être sélectionné. Dans QuickBooks Time, en haut à droite, sélectionnez QuickBooks > Préférences > Exporter les données de temps approuvées lors de la synchronisation.

Communiquer avec l’équipe de soutien! Nous vous assisterons en cas de problème et nous vous aiderons à signaler votre problème à l’équipe de soutien technique de QuickBooks, au besoin.

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