Personnaliser des rapports

Personnalisez vos rapports financiers dans QuickBooks en ligne pour afficher les comptes, les clients et les détails les plus importants pour votre entreprise. Vous pouvez filtrer les données, changer la mise en page, enregistrer vos rapports personnalisés et les partager avec d’autres personnes.

Note : Vous pouvez maintenant personnaliser les données de paie (champs Employé et Fiche de paie) à l’aide du Créateur de rapport personnalisé.

Voici les sujets abordés dans cet article :

• Exécuter un rapport
• Personnaliser un rapport
• Gérer et automatiser un rapport personnalisé
• Partager des rapports personnalisés
• En faire plus avec les rapports personnalisés

Certains de vos rapports auront une apparence différente selon qu’ils se trouvent dans la vue classique ou dans la nouvelle expérience améliorée. En savoir plus sur la nouvelle expérience améliorée.

Étape 1 : Exécuter un rapport

Il ne faut que quelques clics pour voir vos chiffres. Ouvrez votre tableau de bord Rapports pour faire le suivi.

1. Allez à Rapports et sélectionnez Rapports standard (Accéder).
2. Recherchez et sélectionnez un rapport pour l’ouvrir.

Conseil : Pour trouver un rapport en particulier, saisissez des mots-clés dans la liste déroulante Type de nom de rapport ici ▼.

Étape 2 : personnaliser et enregistrer un rapport

Concentrez-vous sur les détails qui comptent. Utilisez les filtres pour masquer les informations superflues et afficher uniquement les comptes ou les clients précis que vous recherchez. La plupart des rapports vous permettent d’appliquer plusieurs filtres à la fois. Les fonctions personnalisables varient en fonction de votre abonnement QuickBooks.

Si vous êtes dans la vue Classique :

1. Sélectionnez Personnaliser.
2. Dans le volet Personnaliser le rapport, rajustez l’une des sections suivantes :
   • Général : modifiez la méthode comptable, la période couverte par le rapport et le format de nombre.
   • Lignes/Colonnes : sélectionnez les lignes et les colonnes à afficher dans le rapport.
   • Filtre : sélectionnez les clients, les fournisseurs et les produits/services à afficher dans le rapport.
   • En-tête/Pied de page : contrôlez ce qui doit apparaître dans l’en-tête et le pied de page du rapport.
3. Sélectionnez Exécuter le rapport pour prévisualiser vos modifications.
4. Lorsque vous êtes satisfait des résultats, sélectionnez Enregistrer les personnalisations.
5. Donnez un nom à votre rapport, puis sélectionnez Enregistrer.

Si vous êtes dans la vue Moderne :

1. Sélectionnez Personnaliser.
2. Sélectionnez Filtres, Format de nombre, En-tête ou Pied de page pour mettre à jour les sections respectives.
   Note : Pour que l’en-tête et le pied de page s’affichent : sélectionnez l’onglet Visuel.
3. Sélectionnez Appliquer les changements pour prévisualiser vos modifications.
4. Une fois que vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer sous et suivez les étapes pour conserver les filtres actuels et enregistrer le rapport personnalisé.

Étape 3 : gérer et automatiser un rapport personnalisé

Gagnez du temps grâce aux mises à jour automatisées. Programmez vos rapports personnalisés pour qu’ils soient exécutés automatiquement et qu’ils soient envoyés régulièrement dans votre boîte de réception.

Si vous êtes dans la vue Classique :

1. Allez à Rapports et sélectionnez Rapports personnalisés (Accéder).
2. Repérez votre rapport personnalisé dans la liste.
3. Sélectionnez Modifier dans la colonne Action.
4. Activer Configurer l’échéancier des courriels .
5. Ajoutez les adresses courriel des personnes auxquelles vous voulez envoyer le rapport.
6. Remplissez le formulaire et configurez l’échéancier.
7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Si vous êtes dans la vue Moderne :

1. Allez à Rapports et sélectionnez Rapports personnalisés (Accéder).
2. Repérez votre rapport personnalisé dans la liste.
3. Sélectionnez la ▼ liste déroulante dans la colonne Action, puis sélectionnez Créer un échéancier.
4. Dans le champ Nom du flux de travaux, saisissez le nom du flux de travaux.
5. Dans le champ Commencer, saisissez une date de début, puis sélectionnez le moment où vous voulez la répéter.
6. Dans le champ Envoyer à, saisissez l’adresse courriel à laquelle vous voulez envoyer le rapport.
7. Saisissez l’objet et votre message.
8. Sélectionnez Enregistrer et activer.

Note : Cette fonction n’est pas disponible dans QuickBooks en ligne Démarrage.

Afficher des rapports personnalisés pour des groupes particuliers

Vous pouvez également ajouter des rapports à un groupe afin que seules certaines personnes puissent les consulter.

Si vous êtes dans la vue Classique :

1. Après avoir créé un rapport personnalisé, sélectionnez Enregistrer les personnalisations.
2. Dans la liste déroulante Ajouter ce rapport à un groupe ▼, sélectionnez un groupe.
   Note : Sélectionnez Ajouter un nouveau groupe si vous n’avez pas créé de groupe. Saisissez un nom de groupe dans le champ Nouveau nom de groupe, puis sélectionnez Ajouter.
3. Sélectionnez Enregistrer pour ajouter le rapport à un groupe.

Si vous êtes dans la vue Moderne :

1. Après avoir créé un rapport personnalisé, sélectionnez Enregistrer sous.
2. Mettez à jour le nom du rapport au besoin.
3. Sélectionnez la liste déroulante Ajouter au groupe (facultatif) ▼. Les options suivantes s’offrent à vous :
   • Sélectionnez un groupe existant.
   • Sélectionnez + Ajouter un groupe. Saisissez ensuite le nom du groupe.
4. Sélectionnez Enregistrer pour ajouter le rapport à un groupe.

Supprimer un rapport personnalisé d’un groupe

Vous pouvez également supprimer des rapports d’un groupe.

Si vous êtes dans la vue Classique :

1. Allez à Rapports et sélectionnez Rapports personnalisés (Accéder).
2. Recherchez le groupe souhaité dans la liste.
3. Sélectionnez la liste déroulante ▼ dans la colonne Action du rapport que vous voulez supprimer.
4. Sélectionnez Supprimer, puis sélectionnez Oui pour confirmer.

Si vous êtes dans la vue Moderne :

1. Allez à Rapports et sélectionnez Rapports personnalisés (Accéder).
2. Recherchez le groupe souhaité dans la liste.
3. Sélectionnez la liste déroulante ▼ dans la colonne Action du rapport que vous voulez supprimer.
4. Sélectionnez Supprimer, puis sélectionnez Supprimer de nouveau pour confirmer.

Exporter un rapport personnalisé au format Excel ou PDF 

Vous pouvez exporter un rapport personnalisé au format Excel ou PDF.

1. Allez à Rapports et sélectionnez Rapports personnalisés (Accéder).
2. Repérez le rapport personnalisé dans la liste.
3. Sélectionnez la liste déroulante ▼ dans la colonne Action du rapport que vous voulez exporter.
4. Sélectionnez Exporter au format PDF, Exporter au format Excel ou Exporter au format CSV.
   Note : Si vous utilisez la vue classique, sélectionnez Exporter au format PDF ou Exporter au format Excel.

Étape 4 : partager des rapports personnalisés

Vous pouvez partager rapidement des rapports PDF par courriel. Il s’agit du moyen le plus simple de partager des rapports avec votre équipe :

Si vous êtes dans la vue Classique :

1. Allez à Rapports et sélectionnez Rapports personnalisés (Accéder).
2. Trouvez et sélectionnez le rapport personnalisé que vous voulez envoyer par courriel.
3. Sélectionnez l’icône de courriel et sélectionnez Courriel.
4. Remplissez le formulaire.
5. Modifiez le corps du message afin que les destinataires sachent à quoi s’attendre.
6. Lorsque vous serez prêt, sélectionnez Envoyer.

Si vous êtes dans la vue Moderne :

1. Allez à Rapports et sélectionnez Rapports personnalisés (Accéder).
2. Trouvez et sélectionnez le rapport personnalisé que vous voulez envoyer par courriel.
3. Sélectionnez l’icône de courriel .
4. Remplissez le formulaire.
5. Modifiez le corps du message afin que les destinataires sachent à quoi s’attendre.
6. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Envoyer le courriel.

Note : Les rapports peuvent être exportés au format PDF. Pour envoyer le courriel à plusieurs destinataires, séparez chaque adresse courriel par une virgule (p. ex., test_email@hotmail.com, email_test@yahoo.com).

Partager l’accès aux modifications avec les membres de l’équipe

Si vous voulez accorder un accès complet à d’autres utilisateurs pour qu’ils puissent modifier des rapports personnalisés :

Si vous êtes dans la vue Classique :

1. Allez à Rapports et sélectionnez Rapports personnalisés (Accéder).
2. Trouvez et sélectionnez le rapport personnalisé que vous voulez partager.
3. Sélectionnez Enregistrer les personnalisations.
4. Dans la liste déroulante Partager avec ▼, sélectionnez Tous.
5. Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer.

Si vous êtes dans la vue Moderne :

1. Allez à Rapports et sélectionnez Rapports personnalisés (Accéder).
2. Trouvez et sélectionnez le rapport personnalisé que vous voulez partager.
3. Sélectionnez la liste déroulante ▼ à côté de Enregistrer, puis sélectionnez Enregistrer comme.
4. Dans le menu déroulant Partager ce rapport avec ▼, sélectionnez Tous.
5. Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer.

Important : Ne partagez les rapports qu’une seule fois. Si vous partagez le même rapport plusieurs fois avec des utilisateurs qui y ont déjà accès, vous risquez de créer des rapports en double.

Étapes suivantes

• Apprenez à tirer le meilleur parti de vos rapports personnalisés dans QuickBooks en ligne.
• Connectez-vous à notre communauté d’experts pour apprendre comment d’autres utilisateurs personnalisent leurs rapports.